BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
VNG komt met standpunt tot wijziging onderdelen van de Archiefwet
Al enige tijd is de discussie gaande over de gevolgen van de Commissie Oosting. Moet interbestuurlijk toezicht zoals de provinciale archiefinspecties nu wel of niet worden afgeschaft, generiek worden ? De VNG komt vandaag met haar standpunt over bepaalde onderdelen van de Archiefwet.
Hoe wordt binnen dit Forum hierover gedacht ?
Archiefwet Artikel 7
Artikel 7 stelt dat: ‘de zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties,
teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in’.
Dit artikel is een vorm van specifiek interbestuurlijk toezicht en dient per direct afgeschaft te worden.
De VNG acht het daarnaast niet wenselijk dat voor het omzetten van archiefbescheiden naar digitaal er verschillende kaders gehanteerd worden. Temeer dit een uitvoeringskwestie is waar gemeenten zelf verantwoordelijk voor zijn. In de toekomst zullen archiefbescheiden steeds vaker digitaal, maar nog steeds ook op papier worden aangeleverd. Ook zullen de overheden steeds vaker in informatie- en archiefketens samenwerken. Om voor gemeenten dossiers eenvoudig bij te houden is het niet
noodzakelijk dat er vanuit een toezichthouder expliciet gecontroleerd wordt op het al dan niet digitaal dan wel op papier houden van een archief. Het huidige toezichtsregime biedt nu geen enkele ruimte voor slagvaardig handelen door gemeenten. Dit is strijdig met de uitgangspunten van Oosting waar expliciet aandacht gevraagd wordt voor het verminderen van de toezichtslast op gemeenten.
Artikel 8 lid 1
Artikel 8 lid 1 Archiefwet bepaalt dat bij vervreemding van archiefbescheiden uit de gemeentelijke
archiefbewaarplaats door het college van burgemeester en wethouders een machtiging moet worden
aangevraagd bij de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
betreft Reactie beleidskader schorsing en vernietiging datum 23 maart 2010 03
Dit is een vorm van specifiek interbestuurlijk toezicht. Evenals het geval is bij andere culturele
objecten, die van belang zijn om openbaar tentoongesteld te worden in het kader van de collectie
Nederland, kan het generieke toezichtsinstrumentarium afdoende zijn.
Artikel 13 lid 3 en Artikel 15 lid 4
De Archiefwet bepaalt dat bescheiden die na 20 jaar worden overgebracht naar de
archiefbewaarplaats openbaar zijn tenzij, zoals artikel 15 aangeeft, de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, het belang van de Staat of zijn bondgenoten en het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen
danwel van derden aan de orde is.
Een gemeente kan ook om andere redenen een uitzondering op het overbrengen en openbaar zijn in
de archiefbewaarplaats willen maken.
- Indien het archiefbescheiden zijn die na 20 jaar door haar nog veelvuldig worden gebruikt
dan kan het college van burgemeester en wethouders als gemeentelijke archiefzorgdrager op
basis van artikel 13 lid 3 een machtiging tot opschorting van overbrenging
aanvragen, die door gedeputeerde staten verstrekt kan worden.
- En als het archiefbescheiden ouder dan 75 jaar zijn en de gemeentelijke zorgdrager wil deze
om de bovengenoemde redenen van levenssfeer, belang van Staat of bondgenoten of
bevoordeling/benadeling van mensen of organisaties toch niet openbaar maken, dan is
hiervoor op basis van artikel 15 lid 4 een beslissing van gedeputeerde staten vereist.
De VNG beschouwt artikel 13 lid 3 en artikel 15 lid 4 als specifiek interbestuurlijk toezicht, die uit de
Archiefwet geschrapt moeten worden. Het nieuwe generieke toezicht biedt voldoende alternatieve
instrumenten.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Voor de volledigheid, is hier de VNG-brief te vinden.
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
In het geval van artikel 7 ben ik het persoonlijk eens met de VNG dat het jammer is dat de provinciale beleidsregels vervanging van elkaar afwijken. Ik ben het echter niet eens met de stelling dat slagvaardig handelen van de gemeentes wordt tegengewerkt door toezicht op het uitvoeren van digitale vervanging: als een gemeente zijn digitale zaken goed op orde heeft, hoeft dit toezicht geenszins remmend te werken. Als een gemeente zijn zaken digitaal niet op orde heeft, zoals vaak nog het geval is, kan overgaan tot vervanging zonder toezicht leiden tot grote informatieproblemen in de toekomst. En hiervoor is, gezien de gemeentelijke autonomie, generiek toezicht niet voldoende.
reactie van de VNG op Artikel 8 kan ik me in vinden, zolang ook daar maar de gemeente duidelijk aangeeft hoe zij met de vervreemdingsovereenkomst omgaan: ik ken veel gevallen van gemeentelijke kunstobjecten waarvan de uitleenovereenkomsten na jaren zoek waren, en men geenszins meer wist welke objecten nu van wie waren en waar ze zich bevonden. Als men die situatie voorkomt, hoeft toezicht niet nodig te zijn.
reactie op artikel 13 (machtiging tot opschorting overbrenging) kan ik me niet in vinden: je bent simpelweg verplicht om na 20 jaar over te brengen. Doe je dat niet, dan zul je dat bij een toezichthouder moeten verantwoorden. Wat is daar zo gek aan? Langere beperking van de openbaarheid zou wel in overleg met de gemeentelijke archivaris geregeld kunnen worden, de stukken zijn namelijk gewoon in te zien als men daar een goede reden voor heeft, daar hoeft de provinciale archiefinspectie mijns inziens niet op toe te zien, te veel micro-niveau.
Zo maar wat persoonlijke gedachtes...
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dag Bas,
Fijn dat je reageert.
Het huidige archieftoezicht op toezicht en beheer zal worden vervangen door generiek provinciaal toezicht en door horizontale verantwoording en kwaliteitsborging. Essentieel in deze is de wijze waarop de kwaliteitsborging kan worden gegarandeerd, of die nu verticaal of horizontaal wordt getoetst. Wat de provinciale beleidsregels vervanging betreft pleit ik voor een uniforme regeling voor geheel Nederland, zowel voor het rijk als provinciaal niveau.
In mijn optiek is een aandachtspunt voor de wijze waarop gemeentearchivarissen vorm geven aan het huidige toezicht op beheer. Dat verschilt sterk per gemeente, zowel kwantitatief als kwalitatief. Bij veel gemeenten, waar het toezicht op beheer niet wordt uitgeoefend, neemt vaak de provinciale archiefinspecteur de rol op zich. Vaak wordt er geen toezicht uitgeoefend op het archiefbeheer bij gemeenschappelijke regelingen. Als gemeenten het archieftoezicht inderdaad willen versterken, moet daar een vertaalslag komen naar mensen en middelen. Deze vertaalslag is mede van belang vanwege de transitie van de analoge naar digitale informatiehuishouding. In tijden van bezuinigingen is dit waarschijnlijk niet vanzelfsprekend dat deze extra taak zal worden ingevuld.
Vervreemding zou inderdaad via de horizontale lijn geregeld kunnen worden, al lijkt me goed dat daar afstemming plaats vindt. Niet dat wordt toegestaan dat bij een reorganisatie personeelsdossiers worden vervreemd aan de nieuwe organisatie en de ander keer niet.
Ik ben het zeer eens met je dat de overbrengingstermijn moet worden gehandhaafd. Sterker nog ik zie een tendens dat het openbaarheidsregime van (digitale) informatieobjecten, die bewaard moeten worden, eerder in het werkproces zal worden geregeld.
Bas de Groot zei:In het geval van artikel 7 ben ik het persoonlijk eens met de VNG dat het jammer is dat de provinciale beleidsregels vervanging van elkaar afwijken. Ik ben het echter niet eens met de stelling dat slagvaardig handelen van de gemeentes wordt tegengewerkt door toezicht op het uitvoeren van digitale vervanging: als een gemeente zijn digitale zaken goed op orde heeft, hoeft dit toezicht geenszins remmend te werken. Als een gemeente zijn zaken digitaal niet op orde heeft, zoals vaak nog het geval is, kan overgaan tot vervanging zonder toezicht leiden tot grote informatieproblemen in de toekomst. En hiervoor is, gezien de gemeentelijke autonomie, generiek toezicht niet voldoende.
reactie van de VNG op Artikel 8 kan ik me in vinden, zolang ook daar maar de gemeente duidelijk aangeeft hoe zij met de vervreemdingsovereenkomst omgaan: ik ken veel gevallen van gemeentelijke kunstobjecten waarvan de uitleenovereenkomsten na jaren zoek waren, en men geenszins meer wist welke objecten nu van wie waren en waar ze zich bevonden. Als men die situatie voorkomt, hoeft toezicht niet nodig te zijn.
reactie op artikel 13 (machtiging tot opschorting overbrenging) kan ik me niet in vinden: je bent simpelweg verplicht om na 20 jaar over te brengen. Doe je dat niet, dan zul je dat bij een toezichthouder moeten verantwoorden. Wat is daar zo gek aan? Langere beperking van de openbaarheid zou wel in overleg met de gemeentelijke archivaris geregeld kunnen worden, de stukken zijn namelijk gewoon in te zien als men daar een goede reden voor heeft, daar hoeft de provinciale archiefinspectie mijns inziens niet op toe te zien, te veel micro-niveau.
Zo maar wat persoonlijke gedachtes...
-
-
Helemaal eens met de stelling dat gemeentelijk archieftoezicht versterkt moet worden!! Het probleem op dit moment is denk ik dat kwaliteitsborging een in vele gevallen onbekend begrip is in gemeentelijk DIV-land, de voorlopers uitgezonderd, dat nu met de nieuwe Archiefregeling verplicht wordt gesteld. En tot het moment dat kwaliteitsborging in informatiemanagement is ingevoerd, moet je kunnen terugvallen op een toezichthouder die ook daadwerkelijk bestuursdwang kan toepassen (carrot & stick)...En gezien de komende bezuinigingsrondes bij gemeentes lijkt mij het beperken van het provinciaal toezicht op het gemeentelijk beheer op het weggooien van de welbekende oude schoenen...
Yvonne Welings zei:Dag Bas,
Fijn dat je reageert.
Het huidige archieftoezicht op toezicht en beheer zal worden vervangen door generiek provinciaal toezicht en door horizontale verantwoording en kwaliteitsborging. Essentieel in deze is de wijze waarop de kwaliteitsborging kan worden gegarandeerd, of die nu verticaal of horizontaal wordt getoetst. Wat de provinciale beleidsregels vervanging betreft pleit ik voor een uniforme regeling voor geheel Nederland, zowel voor het rijk als provinciaal niveau.
In mijn optiek is een aandachtspunt voor de wijze waarop gemeentearchivarissen vorm geven aan het huidige toezicht op beheer. Dat verschilt sterk per gemeente, zowel kwantitatief als kwalitatief. Bij veel gemeenten, waar het toezicht op beheer niet wordt uitgeoefend, neemt vaak de provinciale archiefinspecteur de rol op zich. Vaak wordt er geen toezicht uitgeoefend op het archiefbeheer bij gemeenschappelijke regelingen. Als gemeenten het archieftoezicht inderdaad willen versterken, moet daar een vertaalslag komen naar mensen en middelen. Deze vertaalslag is mede van belang vanwege de transitie van de analoge naar digitale informatiehuishouding. In tijden van bezuinigingen is dit waarschijnlijk niet vanzelfsprekend dat deze extra taak zal worden ingevuld.
Vervreemding zou inderdaad via de horizontale lijn geregeld kunnen worden, al lijkt me goed dat daar afstemming plaats vindt. Niet dat wordt toegestaan dat bij een reorganisatie personeelsdossiers worden vervreemd aan de nieuwe organisatie en de ander keer niet.
Ik ben het zeer eens met je dat de overbrengingstermijn moet worden gehandhaafd. Sterker nog ik zie een tendens dat het openbaarheidsregime van (digitale) informatieobjecten, die bewaard moeten worden, eerder in het werkproces zal worden geregeld.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Misschien leuk om in dat verband op te merken dat ik in ieder geval één leverancier van DM software (BCT) heb kunnen bewegen een speciale en generieke kwaliteitsmodule te gaan ontwikkelen in het kader van vervanging. Kwaliteitsborging is al sinds het begin van digitaal denken en werken een zorgenpuntwaar veel te weinig aandacht voor is. Deels door onvoldoende kennis, maar ook deels simpelweg door het ontbreken van goede tools. Wie weet komen we nu ergens en kunnen we andere leveranciers bereid vinden dat pad te volgen
-
-
Hardstikke goed Leon, welk kwaliteitsmodel neemt BCT als basis voor zijn kwaliteitsmodule?
Kwaliteitsborging vraagt overigens ook nog heel wat van een organisatie, niet alleen van de techniek. Het kwaliteitssysteem zoals bedoeld in art. 16 van de AR houdt in dat informatievoorziening op alle onderdelen van de 15489 (of het INK-model) op de kaart staat, dus ook beleidsmatig, procedurematig, etc. Het vraagt van een hele organisatie om op een kwalitatief verantwoorde manier met informatie om te gaan, dus om een duidelijke beleidsvisie over hoe met informatie om te gaan, en de middelen om die beleidsvisie te bereiken en de gestelde afspraken na te komen. En dat is meestal juist een heikel punt: politieke en ambtelijke beleidsmakers hebben niet altijd goed door wat ze met hun informatiebeleid willen bereiken, waardoor verwachtingen en afspraken (en daardoor eventueel geformuleerd beleid) vaak verschuiven, waardoor het kwaliteitsniveau daalt...
Leon van Oosterom zei:Misschien leuk om in dat verband op te merken dat ik in ieder geval één leverancier van DM software (BCT) heb kunnen bewegen een speciale en generieke kwaliteitsmodule te gaan ontwikkelen in het kader van vervanging. Kwaliteitsborging is al sinds het begin van digitaal denken en werken een zorgenpuntwaar veel te weinig aandacht voor is. Deels door onvoldoende kennis, maar ook deels simpelweg door het ontbreken van goede tools. Wie weet komen we nu ergens en kunnen we andere leveranciers bereid vinden dat pad te volgen
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
