BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Vluchtelingen opvang en andere vraagstukken waarbij directe actie geboden is.

Velen van jullie herkennen vast de volgende situatie: de gemeente komt plotseling voor een probleem te staan waarop acuut actie moet worden ondernomen. Verschillende afdelingen zijn betrokkenen en er wordt gecommuniceerd met diverse externe partijen. En owja.. of DIV even een zaak kan aanmaken voor een acute uitgaande brief.

Intussen lopen er al diverse acties en voor je het weet loop je als DIV achter de feiten aan. Informatie staat OF niet geregistreerd OF onder verschillende processen en benamingen. Vluchteling, asielzoeker, statushouder, zonder uniforme afspraken is de versnippering van informatie een feit.

Mijn 2 vragen aan jullie:

A) Hoe gaan jullie om met plotselinge gebeurtenissen die buiten de "normale" processen vallen? Hoe zorg je ervoor de DIV tijdig op de hoogte is, waardoor er nog gestuurd kan worden.

B) Hoe gaan jullie om met het informatiemanagement rondom de vluchtelingenopvang? Pakken jullie het projectmatig en gefaseerd aan? Of registreer je het gewoon onder de gebruikelijke processen?

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 19 Oktober 2015 op 9.59

Wat levert het proces aan informatie op, e-mailverkeer met COA, bewonersbrieven, besluitvorming college ? Registratie is een van de laatste zaken waaraan gedacht wordt, dat terwijl de afspraken mogelijk veel gevolgen kunnen hebben. Gelijk de vluchtenstroom ook een tijdelijke oplossing kiezen, de netwerkschijf ? Een schoonheidsprijs zal deze oplossing niet krijgen, maar je zult iets moeten doen om de informatie in beeld te houden.

In hoeverre is DIV verder betrokken bij de registratie van de vluchtelingen in een gemeente ? Waarschijnlijk wordt er onderscheid gemaakt tussen tijdelijke (72 uur) en de langere opvang ?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 19 Oktober 2015 op 20.52

Ik weet niet zo goed hoe het bij ons is geregeld, maar ik weet wel dat een collega vanuit DIV betrokken is. Er is in het systeem een tijdelijke afdeling ingericht. Er zijn een aantal zaaktypen ingericht die specifiek voor deze "afdeling" gelden, maar er kan ook gebruik gemaakt worden van de generieke zaaktypen (bijv. 'Bestuurlijk Behandelvoorstel'). Diverse gebruikers uit de hele organisatie zijn geautoriseerd voor deze "afdeling". De hele boel staat standaard op "vertrouwelijk", want uiteraard gaat het hier om nogal gevoelige materie. Voor alle duidelijkheid, de afdeling bestaat niet echt, maar alleen in het systeem. Dat was handig m.b.t. vindbaarheid, werkvoorraden, autorisaties, etc. De afdeling kan dadelijk ook aanleiding zijn om wat zaken van vernietiging uit te zonderen. Ik vermoed dat er namelijk wel as-we-speak geschiedenis wordt geschreven.

Het voordeel dat wij hadden, is dat de betrokken afdelingen al een tijdje met het zaaksysteem werken én dat wij als DIV zichtbaar zijn. Iemand heeft onze documentmanager aan haar jasje getrokken en om hulp gevraagd. Binnen een paar dagen hadden we de oplossing verzonnen en ingericht.

Overigens heb ik er wel al een tijdje niks meer over gehoord. Ik zal deze week even aan de documentmanager vragen hoe het gaat. Ook is het goed om af te spreken op welk moment we de virtuele afdeling afsluiten.