Informatie legt onder andere het verloop van processen vast, zodat verantwoording daarover mogelijk is. Om optimale procesondersteuning te kunnen bieden, beheert de recordmanager de relatie tussen informatie en proces.

Om informatie bruikbaar te maken voor derden (collega-ambtenaren en/of burgers) is het nodig informatie zorgvuldig te beschrijven in de vorm van metagegevens. Metagegevens beschrijven andere gegevens en maken van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie). Metagegevens dienen herleidbaar zijn tot gestandaardiseerde begrippen (thesaurus) en specifieke rollen. De gegevens geput uit de authentieke basisregistraties zijn hierin leidend. Daarnaast schrijdt ook ‘de techniek voort’ op dit onderwerp. Automatische toekenning en herkenning is reeds toepasbaar en meer en meer een gestandaardiseerd ‘iets’.

De recordmanager, in ‘goed Nederlands’ de gegevensbeheerder, kent de inhoud en heeft inzicht in de kwaliteit van gegevens. De recordmanager richt de beschikbaarheid van de gegevens in aan de hand van de modellen van de basisregistraties (wat gaat erin) en de eisen van de organisatie (wat moet eruit). Nauwkeurigheid, initiatief nemen en kwaliteitsbewaking zijn vanzelfsprekendheden voor de recordmanager.