Met enige regelmaat is de vraag gesteld of videoverslagen van de Raad bewaard moeten worden. Dat geldt natuurlijk ook voor audioverslagen.  De volledige tekst van het advies zoals dat in de archiefcommissie VNG is besproken staat hieronder. In het najaar 2013 organiseert de griffiersvereniging een bijeenkomst over dit onderwerp.

 Vraag van vereniging van griffiers aan de VNG

In opdracht van de griffiersvereniging buigt zich een werkgroep over het vraagstuk van archivering van videoverslagen en vinden er gesprekken met leveranciers plaats.  De werkgroep buigt zich over de vraag welke maatregelen een gemeente zou moeten treffen c.q. welke afspraken zij zou moeten maken met de leveranciers die de videobeelden op het internet plaatsen. Bijvoorbeeld het eigendom van die beelden, de opslag en de duurzame toegankelijkheid van de beelden. Zij moet met aanbevelingen komen. De voorzitter de heer Verheugt (griffier Eindhoven) heeft in dit verband de volgende adviesaanvraag aan de VNG voorgelegd.

“Er is onder de griffiers onbekendheid en onduidelijkheid over de wettelijke voorwaarden die van toepassing zijn.

Een gemeente is volgens de Gemeentewet, artikel 23, gehouden om een openbare besluitenlijst te maken. Er is op grond van de Gemeentewet geen verplichting om woordelijke raadsnotulen of een zakelijk verslag te maken. Heel veel gemeenten deden dat van oudsher toch en vele doen dat overigens nog steeds.

Als een gemeente de raadsvergaderingen echter via internet gaat uitzenden, naast de raadsnotulering, dan worden de videobeelden als handelingen van een gemeente gezien en worden ze daarmee als bewaarplichtig beschouwd. Dus wat je als service voor de burger organiseert, krijgt opeens een extra status en legt een extra verplichting op.

Er zijn gemeenten die de raadsnotulen inmiddels hebben afgeschaft en  alleen nog maar een openbare besluitenlijst maken en laten vaststellen, al dan niet aangevuld met een videoverslag.

Het is mij bekend dat een aantal griffiers overwegen hun raad ook voor te stellen uit kostenoverwegingen de raadsnotulen af te schaffen.

Moet een videoverslag gearchiveerd worden als

1. er ook al een openbare besluitenlijst bestaat?

2. er een openbare besluitenlijst én schriftelijke notulen bestaan?

Ik stel het op prijs om een advies van de VNG-archiefcommissie hierover te ontvangen waarin ingegaan wordt op de onderlinge verhouding van de Gemeentewet en de Archiefwet alsmede de relatie tot de Webrichtlijnen. Die wetten en richtlijnen interfereren. Hoe zit de hiërarchie van die wetten in elkaar? En wat kan het antwoord op de concrete vragen zijn?’

Reactie VNG

Uit de Archiefwet 1995 vloeit ondubbelzinnig voort dat handelingen van de raad moeten worden bewaard, en dat geldt ongeacht de vorm. Er is op dit punt geen interferentie met andere wetten en ook niet met afspraken als webrichtlijnen.

Dat betekent dat zodra een videoverslag is gemaakt, deze in principe bewaard moet worden. Alleen als er ook handelingen zijn van de raad, die verbatim zijn opgemaakt, is er sprake van een kopie van een videoverslag. Raadsnotulen zijn van een andere aard en kwaliteit dan een videoverslag. Het gaat immers vaak om notulen die een samenvatting geven van een discussie en achteraf worden vastgesteld. De publicatie of openbaarmaking van een videoverslag kan, voorts, niet uitsluitend als service aan de burger worden opgevat, aangezien daaraan rechtsgevolgen verbonden kunnen zijn. De eerste publicatie of openbaarmaking is derhalve leidend, een tweede wordt beschouwd als een kopie.

In de nieuwe selectielijst 2012 is in hoofdstuk 2.2 opgenomen dat alle verslagen permanent dienen te worden bewaard. In hoofdstuk 2.6 is bovendien ten aanzien van publicaties op de gemeentelijke website opgenomen, dat deze wat beleid / verantwoording betreft eeuwig bewaard moeten worden.