Folder Archiefweb
Verschillende griffiers van gemeenten hebben van de firma Archiefweb deze week een folder ontvangen over de mogelijkheid tot archiveren van videotulen. Veel gemeenten maken al gebruik van de diensten van deze firma voor het archiveren van de website.
Landelijk onderzoek videotulen
Op dit moment loopt een landelijk onderzoek naar de archivering van dit soort bestanden. Naar verwachting had het rapport in mei 2016 moeten verschijnen, maar dat is uitgesteld tot september van dit jaar. In de gemeentewet (art. 23 lid 5) is bepaald hoe de verslaggeving van de gemeenteraad plaats moet vinden. En dan hebben we ook nog artikel 3 van de Archiefwet, dat bepaalt dat de bestanden in goede en geordende staat worden bewaard. Handelingen van de gemeenteraad moeten worden bewaard, ongeacht de vorm en ook nog permanent. In 2013 heeft de VNG een rapport gepubliceerd Videotulen voor de eeuwigheid over het spanningsveld tussen de gemeente- en Archiefwet.
Wat de video- en of audiotulen betreft. is er geen verplichting om deze te maken, maar als ze zijn gemaakt, moeten deze op grond van de Archiefwet 1995 eeuwigdurend worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben. Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijsten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard.
Ervaringen gevraagd
Verschillende gemeenten hebben al ervaring opgedaan met Archiefweb op het gebied van videotulen. Kunnen ervaringen gedeeld worden ?
Tekst Archiefweb
Nieuw: Kopie videotulen op harde schijf
Een flink aantal gemeenten maakt inmiddels gebruik van Videotulen, waarmee de video- en audioverslagen van de gemeenteraad worden gearchiveerd.
Meerdere gemeenten hebben aangegeven dat ze de videotulen ook graag in huis willen hebben op harde schijf. Dat hebben we geregeld!
Het is vanaf nu ook mogelijk om een jaarkopie te krijgen van uw video- of audiotulen. Deze wordt geleverd op harde schijf waarmee we een lange bewaartijd kunnen garanderen, inclusief viewer om het archief mee te bekijken. Als u hier meer over wilt weten kunt u natuurlijk contact met ons opnemen.
|
|
|
Videotulen (en Audiotulen)
Veel gemeenten hebben de video- en/of audioverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad uitbesteed aan externe leveranciers. Vanuit de gemeentelijke website wordt naar deze gegevens verwezen.
In de praktijk blijkt dat het niet altijd duidelijk is hoe de archivering van deze data is geregeld. De overdracht van de gegevens is vaak lastig. En als u al kunt beschikken over de data, dan is de samenhang van de data verdwenen. Terwijl juist dat belangrijk is bij het archiveren. Welk verslag stond bijvoorbeeld bij welke vergadering en wat waren de ingekomen stukken? En uiteindelijk wilt u uw videoverslagen ook 'in huis' hebben.
Met het Videotulen-platform van archiefweb.eu, bieden we uw organisatie een volledig, gebruiksvriendelijk archief in de oorspronkelijke weergave (de context) en in eigendom van de gemeente zelf.
Voor Videotulen wordt dezelfde bewezen technologie ingezet die we inmiddels voor honderden overheidsorganisaties gebruiken. Hosting en onderhoud wordt verzorgd door archiefweb.eu. Wanneer u (nog) geen Videotulen hebt, maar wel Audiotulen, archiveren we deze op dezelfde manier.
Het archief kan, desgewenst, geheel worden geïntegreerd met uw e-depot of op een willekeurig opslagmedium ter beschikking worden gesteld.
Archiefweb.eu archiveert de websites van honderden overheden. Steeds meer organisaties laten ook de video- en audiotulen archiveren. Tijdens een presentatie kunnen wij u meerdere voorbeelden laten zien. Wij komen graag langs om u verder te informeren! Bel 055 577 2900 of e-mail.
|
|
|
