BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Videotulen /archivering raadsinformatie

Ik zie in het verleden verschillende discussies over videotulen. Daarbij krijg ik de indruk dat er nog veel vragen leven op dit punt.

NotuBiz heeft de afgelopen maanden geinvesteerd in tooling om raadsinformatie te kunnen archiveren en overdraagbaar te maken naar een bewaarplaats. We hebben hier veel contact over met griffiers en verschillende pilots worden momenteel opgestart. Daarbij hebben we het idee dat we binnenkort een sluitende oplossing kunnen leveren t.a.v. het recordmanagement van raadsinformatie en zouden we ook graag pilotten mbt de duurzame toegankelijk van raadsinformatie na overdracht met archiefinstellingen.

In de praktijk lopen we tegen de uitdaging aan dat veel disciplines meedenken met het archiveren van raadsinformatie: griffie, DIV, gemeente archivaris, provinciale toezichthouder i.h.k.v. IBT en het e-depot. Snel verzand hierdoor de focus, terwijl vrijwel iedereen het een belangrijk onderwerpt vindt.

Daarom mijn vraag binnen het BREED netwerk, of er belangstelling is om op een interdisciplinaire manier pilots op te starten t.a.v. het archiveren van raadsinformatie. NotuBiz is actief bij ongeveer de helft van alle Nederlandse gemeenten als leverancier van het Raadsinformatiesysteem, dus de kans is redelijk aanwezig dat bij uw gemeente NotuBiz software gebruikt wordt.

Of is er iemand die tegen vergelijkbare uitdagingen aanloopt en hierover van gedachten wilt wisselen?

Ik hoor het graag!

Piet van Meijeren

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 Juni 2019 op 12.53

De pilots e-depot die ik ken zijn die van Schiedam en Oldambt.

https://archief.schiedam.nl/nieuws/schiedamse-digitale-documenten-v...

Breda start.

We kennen sinds 2012 horizontaal toezicht, gemeentearchivaris is toezichthouder, de provincie staat op afstand.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 Juni 2019 op 13.41

Misschien ook een punt van aandacht is de volgende. De videotulen zelf worden niet altijd beheerd in Notubiz, maar bij degenen die ze opstellen zoals Arbor Media of de lokale omroep. Misschien goed om dat in de vraagstelling te verduidelijken.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Piet van Meijeren op 4 Juni 2019 op 8.24

Dankje Yvonne. Met de gemeente Schiedam hebben we inmiddels goed contact. Goed punt t.a.v. de bewaring van het oorspronkelijke videobestand (evt in HD). Wat we echter nog noodzakelijker vinden, wat ook een uitdaging is, is het duurzaam toegankelijk houden van de complete metadatering: dus hoe zorgen we ervoor dat een agendapunt afspeelbaar is over 20 jaar, inclusief alle politieke metadatering: stemmingen, moties, ondertitelspoor, agendastukken, etc, etc. Is het een idee om ook te kijken hoe eea momenteel geregeld is in Tilburg en wat er evt aangepast zou moeten worden, om tot een gewenste situatie te komen?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 4 Juni 2019 op 8.33

Ik had je oproep al doorgegeven. Mocht je weinig respons krijgen

op je post, laat het me weten. Het is een belangrijk onderwerp dat aandacht behoeft, wellicht kan ik met een extra oproep meer respobs genereren.

wat voor mij niet duidelijk is, is of Videotulen ook gaan vallen onder de Wet open overheid, waarvoor wellicht de EDepotvoorziening van PLOOI gebruikt kan worden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Gerrit Bril op 4 Juni 2019 op 9.44

Dag Piet, heb je al contact gezocht met Beeld en Geluid in Hilversum en EYE museum in Amsterdam? Zij zijn ook met verschillende trajecten bezig op het gebied van duurzaam toegankelijk maken van film/beeldmateriaal al dan niet richting een e-depot. Vindbaarheid van fragmenten en metadatering is daar ook een item. Wellicht sluit het aan op jullie vraagstelling en hoef je minder pilottrajecten uit te werken.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 4 Juni 2019 op 15.16

Piet, ik heb nog enkele vragen aan jou:

in alle contracten tussen Notubiz en gemeenten was altijd de volgende passage opgenomen:

ARCHIVERING EN EIGENDOMSVOORBEHOUD: Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de opbouw van een eigen archief van audio-A/videobestanden. Doordat opdrachtnemer tevens een archief van audio-A/videobestanden opbouwt op een externe locatie kan opdrachtgever te allen tijde een beroep op opdrachtnemer doen deze bestanden als backupbestanden ter beschikking te stellen.

Is daarom de module Politiek Portaal ontwikkeld ? in hoeverre voldoet de applicatie Politiek Portaal wel aan de NEN normen van archivering?

Is er een koppeling mogelijk met Exxelence? Waar ligt het bewaarniveau?

Welke metadata worden gebruikt?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Piet van Meijeren op 5 Juni 2019 op 12.05

Beste Yvonne,

Het snelle antwoord is ja: daarvoor is de RM module in Politiek Portaal gebouwd. Zullen we even bellen? Dat praat misschien iets makkelijker!

06-50478509

p.vanmeijeren@notubiz.nl

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 5 Juni 2019 op 13.18

Dankjewel, dat dacht ik al maar wist het niet zeker.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Hans Mannaert op 6 Juni 2019 op 10.24

Beste Piet,

Wij hebben inmiddels voor een gemeente (geen Notubiz klant) de raadsinformatie en videotulen duurzaam (obv TMLO) opgenomen in ons E-depot. Deze informatie is ook toegankelijk, in eerste instantie voor de ambtenaren maar binnenkort ook voor het publiek. Uitgangspunt voor dit laatste was dat minimaal dezelfde functionaliteit moet worden geboden als via de huidige bronleverancier en dat is ook gerealiseerd.

Wij staan open voor verdere samenwerking met videotulen leveranciers zoals Notubiz om duurzame archivering in te richten. Hoe staan jullie daarin?

Groet Hans Mannaert

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op 11 Juni 2019 op 12.23

Bij Tilburg is er een proces gestart om het huidige systeem te vervangen. Wij lopen als DIV tegen het vraagstuk aan hoe we de neerslag van de vergaderingen willen archiveren. Hoe hebben jullie dat ingeregeld?

Wordt er 1 dossier per vergadering aangemaakt waarin de videotulen en documenten aan toegevoegd worden? Hoe zorg je er dan voor dat je de zaak (lees een onderwerp) kunt reconstrueren? Een onderwerp kan immers over verschillende vergaderingen verspreid behandeld worden. Of maak je per onderwerp 1 dossier aan waar na iedere vergadering de betreffende info aan wordt toegevoegd?

Een collega gaf aan dat er 2 sporen zijn: Serie agenda's, notulen en besluiten per jaar. En de collegebesluiten die per onderwerp in het zaakdossier moeten. Hoe gaan jullie daar mee om?

Bij voorbaat dank.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Hans Mannaert op 14 Juni 2019 op 9.26

Beste Wouter, als je de vraag aan mij stelt maak ik graag een afspraak om samen met mijn collega een keer bij jullie langs te komen om inhoudelijk aan te geven hoe wij dat (technisch) hebben georganiseerd. Daar is dit medium minder geschikt voor. Groet Hans

Wouter Verdaas zei:

Bij Tilburg is er een proces gestart om het huidige systeem te vervangen. Wij lopen als DIV tegen het vraagstuk aan hoe we de neerslag van de vergaderingen willen archiveren. Hoe hebben jullie dat ingeregeld?

Wordt er 1 dossier per vergadering aangemaakt waarin de videotulen en documenten aan toegevoegd worden? Hoe zorg je er dan voor dat je de zaak (lees een onderwerp) kunt reconstrueren? Een onderwerp kan immers over verschillende vergaderingen verspreid behandeld worden. Of maak je per onderwerp 1 dossier aan waar na iedere vergadering de betreffende info aan wordt toegevoegd?

Een collega gaf aan dat er 2 sporen zijn: Serie agenda's, notulen en besluiten per jaar. En de collegebesluiten die per onderwerp in het zaakdossier moeten. Hoe gaan jullie daar mee om?

Bij voorbaat dank.