BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Verzendadministratie, hoe ziet die er uit?
Onder het mom, hebben we niet beters te doen de volgende vraag:
Waar moet een goede verzendadministratie aan voldoen?
Deze vraag komt voort uit het volgende. Wanneer weet je dat iets daadwerkelijk is verzonden?
Bij verzending van e-mail weet je dat de mail verzonden is omdat het in send-items staat, bij een fax krijg je een verzendbevestiging, bij aangetekende post ligt de bewijslast van verzending bij PostNL. Voor een papieren brief die niet aangetekend wordt verzonden kan de bewijslast voor daadwerkelijke verzending bij het bestuursorgaan liggen. Sec een (digitale) kopie van het verzendexemplaar, aangevuld met stempel van datum verzending is niet voldoende (http://dirkzwageroverheidenvastgoed.nl/2013/02/28/wanneer-is-een-be...)
Hoe bewijs je dan als bestuursorgaan dat je een niet-aangetekende-brief daadwerkelijk hebt verzonden? En ja, er zijn voldoende casussen bekend dat iemand bezwaar wil maken, maar dit niet heeft gedaan omdat hij/zij zegt het besluit (op papier) nooit heeft ontvangen. Hierbij een recentelijke uitspraak betreffende de gemeente Nijmegen:
http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:CRVB:2016:2590
De gemeente Nijmegen had geen goede verzendadministratie (zie punten 4.3-4.5 van de uitspraak). Ik loop al even in ons vakgebied rond, maar ik had niet eerder gehoord van een verzendadministratie. Bij mijn weten was het registreren van een (digitale) kopie uitgaande brief voldoende. Niet dus.
Met het inrichten van zaaksystemen heb ik mij ook nooit druk gemaakt over een 'verzendadministratie'. Geen idee of zaaksystemen hier in voldoen.
Kortom, kan iemand mij vertellen wat een goede verzendadministratie is?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Goede vraag. Dat geldt ook voor de ontvangstbevestiging en de risico's van de automatische reply bij e- mails. Hoe zie je de integratie van de berichtenbox in deze ?
-
Permalink Antwoord van Mark Hoogland op
-
Ik denk dat de berichtenbox een deel van de oplossing is. Het leveren van berichten in de berichtenbox staat gelijk aan 'ontvangen door geadresseerde'. Dat de geadresseerde niet in zijn berichtenbox kijkt doet niet ter zake. Dat staat gelijk aan het niet openen van een envelop.
Maar ja, dan moet je berichten gaan leveren aan de berichtenbox. Blijft nog steeds de vraag open voor die papieren stukken die niet aangetekend verzonden worden...
-
-
Mark, ik zal de vraag eens voorleggen aan Paul Hogenhuis van de provincie Noord-Brabant.
Zie ook deze link https://www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/34196_wet_elektronisch
-
-
Dit antwoord heb ik van Paul Hogenhuis ontvangen over berichtenbox.
Timestamping is het toverwoord. In de MVT bij de Dienstenwet wordt dit toegelicht. De rechter kan de logging bij AntwoordVoorBedrijven in serieuze discussies opvragen.
Paul Hogenhuis zoekt nog uit hoe het staat met de verzending op papier. Wordt vervolgd.
-
-
Dank zo ver!
-
Permalink Antwoord van Anthony van der Wulp op
-
Yvonne, heeft je collega Hogenhuis nog een vervolg gegeven aan zijn onderzoek naar fysieke verzending van stukken?
Dit naar aanleiding van een soortgelijke uitspraak d.d. 22-05-2017 van de rechtbank Gelderland te Arnhem in een zaak tegen de gemeente Tiel (uitspraak staat helaas niet online). De rechtbank oordeelde dat de gemeente geen deugdelijke verzendadministratie voert en derhalve niet kon aantonen dat het bestreden besluit op de bepaalde datum was verzonden.
-
-
Beste Anthony, ik vraag het bij hem na. Hij is meer jouw collega, want hij werkt bij de provincie Noord-Brabant.
-
-
Ter aanvulling nog een uitspraak van de Raad van State uit 2010. De rechtbank Gelderland baseerde de bovengenoemde uitspraak onder meer op deze uitspraak: http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:RVS:2010:BO7367
-
Permalink Antwoord van Rens op
-
Bij mijn weten zijn er geen harde criteria waar een verzendadministratie aan moet doen. Het gaat er in elk geval om dat de juiste gegevens worden vastgelegd in combinatie met een procesbeschrijving waarmee je voldoende aannemelijk kunt maken dat deze vastlegging betrouwbaar is, zeker als het om handmatige invoer gaat. Dat laatste wordt in organisaties nogal eens vergeten.
Ik ken een anekdote van een organisatie waarin een medewerker de verzenddatum invulde op het moment dat hij een brief in de envelop deed en in een interne postbak gooide. Die postbak werd eens per dag naar de postkamer gebracht. Er was niet te achterhalen of die dag de postbak al was opgehaald of niet, waardoor de rechter bepaalde dat niet voldoende was aangetoond dat de brief ook daadwerkelijk op de vermelde datum verzonden was. Dat had afgevangen kunnen worden door een goede interne procedure of werkinstructie, maar die bleek niet aanwezig.
"Deugdelijk" wil overigens niet per se zeggen dat je keihard bewijs moet leveren, want dat is vaak onmogelijk, maar dat je iets voldoende aannemelijk kunt maken. Ik ken wel een aantal voorbeelden uit mijn eigen praktijk waarin de rechter ons in het gelijk stelde op basis van een screenshot van een registratiescherm uit een zaaksysteem en een uitdraai van de interne postprocedure.
Door goede logging in geautomatiseerde processen wordt e.e.a. natuurlijk een stuk eenvoudiger. De meeste outputmanagementsystemen bieden daar standaard prima functionaliteit voor.
-
-
Rens, wanneer er geen harde criteria zijn, is er vaak de weg van de rechter om die helderheid te verkrijgen. Dat lijkt nu te gebeuren.
-
-
Dit ook gelezen?
-
-
Yvonne, ik bedoel juist dat de rechter geen harde criteria ter beschikking heeft om op te toetsen. Waren die criteria er wel geweest, dan zou het voor organisaties eenvoudiger zijn om te bepalen waar je precies rekening mee moet houden bij de inrichting van het proces.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
