BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Verzendadministratie, hoe ziet die er uit?
Onder het mom, hebben we niet beters te doen de volgende vraag:
Waar moet een goede verzendadministratie aan voldoen?
Deze vraag komt voort uit het volgende. Wanneer weet je dat iets daadwerkelijk is verzonden?
Bij verzending van e-mail weet je dat de mail verzonden is omdat het in send-items staat, bij een fax krijg je een verzendbevestiging, bij aangetekende post ligt de bewijslast van verzending bij PostNL. Voor een papieren brief die niet aangetekend wordt verzonden kan de bewijslast voor daadwerkelijke verzending bij het bestuursorgaan liggen. Sec een (digitale) kopie van het verzendexemplaar, aangevuld met stempel van datum verzending is niet voldoende (http://dirkzwageroverheidenvastgoed.nl/2013/02/28/wanneer-is-een-be...)
Hoe bewijs je dan als bestuursorgaan dat je een niet-aangetekende-brief daadwerkelijk hebt verzonden? En ja, er zijn voldoende casussen bekend dat iemand bezwaar wil maken, maar dit niet heeft gedaan omdat hij/zij zegt het besluit (op papier) nooit heeft ontvangen. Hierbij een recentelijke uitspraak betreffende de gemeente Nijmegen:
http://deeplink.rechtspraak.nl/uitspraak?id=ECLI:NL:CRVB:2016:2590
De gemeente Nijmegen had geen goede verzendadministratie (zie punten 4.3-4.5 van de uitspraak). Ik loop al even in ons vakgebied rond, maar ik had niet eerder gehoord van een verzendadministratie. Bij mijn weten was het registreren van een (digitale) kopie uitgaande brief voldoende. Niet dus.
Met het inrichten van zaaksystemen heb ik mij ook nooit druk gemaakt over een 'verzendadministratie'. Geen idee of zaaksystemen hier in voldoen.
Kortom, kan iemand mij vertellen wat een goede verzendadministratie is?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Anthony van der Wulp op
-
Rens, in voornoemde gevallen nam de rechter geen genoegen met een procesbeschrijving. Citaat uit de RvS-uitspraak van 15-12-2010:
Van de zijde van het college is ter zitting bij de Afdeling verklaard dat volgens de vaste werkwijze bij het college besluiten als het onderhavige door een medewerker van de afdeling Publiekszaken worden voorzien van een dagtekening en op diezelfde datum aan de postkamer worden aangeboden. De besluiten worden in de postkamer niet voorzien van een verzenddatum. Evenmin wordt van de terpostbezorging door de postkamer een registratie bijgehouden. Uit het voorgaande blijkt dat met het plaatsen van de dagtekening slechts aannemelijk is dat het besluit de behandelende afdeling Publiekszaken op die datum heeft verlaten. Daarmee is echter niet aannemelijk gemaakt dat de brief via de postkamer op die datum ook het gemeentehuis heeft verlaten. Onder deze omstandigheden heeft het college niet aannemelijk gemaakt dat het besluit ook op 31 maart 2009 is verzonden.
En voor de volledigheid een deel van de uitspraak van de Rechtbank Gelderland van 22 mei jl.:
Vaststaat dat het primaire besluit niet aangetekend is verzonden. Uit (de schermprint van) het registratiesysteem van verweerder en op de verzendadministratie gegeven toelichting kan naar het oordeel van de rechtbank niet worden afgeleid dat het primaire besluit op de geregistreerde verzenddatum (20 april 2016) ter verzending per post is aangeboden aan de postbezorger. Verweerder heeft toegelicht dat de dagtekening op een te verzenden document wordt geplaatst wanneer een medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) het document uitprint. Deze datum wordt dan ook in het registratiesysteem DocBase opgenomen. De medewerker DIV doet het document vervolgens in een envelop en daarna in een op de afdeling DIV liggende postzak. De postzakken worden voorts door de afdeling postverwerking opgehaald en aan de postbezorger ter verzending per post aangeboden. De te verzenden documenten worden op de afdeling postverwerking niet van een verzenddatum voorzien. Evenmin wordt van de terpostbezorging door de afdeling postverwerking een registratie bijgehouden. Daardoor is met het plaatsen van een datum als dagtekening en registratie daarvan in het systeem slechts aannemelijk dat een document op die datum in een envelop in de postzak op de afdeling DIV is terechtgekomen. Daarmee is niet aannemelijk gemaakt dat de envelop via de afdeling postverwerking op die datum ook aan de postbezorger voor verzending is aangeboden. Onder deze omstandigheden heeft verweerder niet aannemelijk gemaakt dat het primaire besluit ook op 20 april 2016 is verzonden. De rechtbank verwijst in dit verband naar de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 15 december 2010 (ECLI:NL:RVS:2010:B07367).
Een goede verzendadministratie is dus m.i. het registreren van het aanbieden van een poststuk aan de postbezorger. Dan is er wel een hard bewijs dat het poststuk het pand heeft verlaten..
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Rens, we bedoelen precies hetzelfde.
-
Permalink Antwoord van Saskia van Bragt op
-
Er is weer een nieuwe uitspraak:
https://www.omgevingsweb.nl/samenvatting/136942?utm_source=Mailing+...
Hieronder zoals wij binnenkort starten met digitaal ondertekenen.
Via een subzaak 'ondertekenen en verzenden' wordt er een gecertificeerde digitale handtekening geplaatst. Na plaatsing komt de subzaak in de werkvoorraad van de procesmedewerker (postmedewerker). Daar wordt de brief geprint, een datumstempel 'verzonden op datum' geplaatst en in de envelop gedaan. De procesmedewerker plaatst de datum van verzending in de subzaak in het veld verzenddatum. (=verzendadministratie) Vervolgens wordt de subzaak afgehandeld. In de werkinstructie van de procesmedewerker staat dat de documenten die voor 15.30 uur aangeboden worden op dezelfde dag geprint en verzonden worden.
Wat denken jullie, voldoet deze werkwijze aan wat de Afdeling van de Raad van State bedoeld in bovenstaand besluit?
Ik ben benieuwd hoe andere gemeenten hier mee omgaan!
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
