BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Vervangingsbesluit E-mail

Pas geleden heb ik de AI op bezoek gehad. Daar is het onderwerp uitprinten van e-mail aan de orde gekomen. De AI stelt dat voor het uitprinten van een formele E- mail een besluit van de B&W ten grondslag moet liggen. Immers is het uitprinten van een e-mail een vorm van vervanging. Daarnaast gaat door het uitprinten van de e-mail meta- informatie verloren.

Is er iemand met dit onderwerp bezig.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 30 Oktober 2012 op 16.33

Welke archiefinspecteur was dat, provincie of gemeente ?

E-mail is al digitaal, vervang je digitaal door analoog ? Vernietig je de digitale e-mails ?

Archiefwet Artikel 7

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bruno Celak op 30 Oktober 2012 op 16.50

Yvonne,

Het is me duidelijk dat het om vervanging gaat. Maar mijn vraag is of iemand hier ook al mee te maken heeft gehad om een vervanginsbesluit op te maken voor een E-mail.

Het gaat om de prov. AI

Yvonne Welings zei:

Welke archiefinspecteur was dat, provincie of gemeente ?

E-mail is al digitaal, vervang je digitaal door analoog ? Vernietig je de digitale e-mails ?

Archiefwet Artikel 7

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 30 Oktober 2012 op 18.56

@Bruno, ik zou deze zaak melden bij de VNG archiefcommissie.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bruno Celak op 31 Oktober 2012 op 12.03

Dank je voor de reactie

Jean-Luc Rouvroye zei:

Ik denk dat je kan stellen dat de regels om vervanging te krijgen er voor zorgen dat we nu in de situatie zijn beland dat we digitale documenten gaan uitprinten en in fysieke dossiers stoppen. Hoeveel procent is digital born en hoveel procent wordt nog fysiek aangemaakt? Ik denk in de praktijk alleen nog af en toe een aanvraag die op papier binnenkomt. Alleen daarvoor richten we onze informatiehuishouding extreem ingewikkeld in.

Stel nou dat een vervangingsbesluit niet nodig is. We doen niet gewichtig over authenticiteit van een enkel document waarbij dat misschien in de toekomst een keertje nodig is. We richten ons alleen op de compleetheid van dossiers. 90% is al digital born, dus we archiveren alleen nog digitaal. En de efficiëntie van de bedrijfsvoering staat voorop. Dan hoeven we ons ineens niet meer druk te maken over omgekeerde substitutie. Het is denk ik wachten op de eerste organisatie die het belang van hun bedrijfsvoering boven dat van het mogelijkerwijs verloren gaan van authenticiteit stelt van de enkele kerfstok die we jaarlijks nog binnenkrijgen ;)