BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
vervangingsbesluit College (op basis archiefwet) vs. AMVB Burgerlijke stand
beste vakgenoten,
Ons college heeft een besluit genomen tot vervanging van alle archiefbescheiden die vallen onder zaakgericht werken. In een AMVB Burgerlijke stand artikel 23 staat:
1.De ambtenaar van de burgerlijke stand geeft in het buitenland opgemaakte stukken, die ten behoeve van het opmaken van een akte van de burgerlijke stand of van een latere vermelding dienen te worden overgelegd, terug nadat hij zich daarvan een afschrift heeft doen overleggen.
2.De in het eerste lid bedoelde afschriften en de overige stukken die ten behoeve van het opmaken van een akte van de burgerlijke stand of van een latere vermelding in een lopend register zijn overgelegd, worden vernietigd nadat achttien maanden zijn verstreken sedert de datum waarop het register waarvan deze stukken de bijlagen zijn, is afgesloten.
3.De in het eerste lid bedoelde afschriften en de overige stukken die ten behoeve van het opmaken van een latere vermelding in een afgesloten register dienen te worden overgelegd, worden vernietigd nadat achttien maanden zijn verstreken sedert de datum waarop deze latere vermelding is opgemaakt.
.....
6.Bij ministeriële regeling kan Onze Minister van Justitie regels stellen met betrekking tot de wijze waarop de in het tweede en derde lid bedoelde vernietiging plaatsvindt.
De collega's van de afdeling Burgerzaken stelden de volgende vraag:
In deze specifieke zaak; een besluit van het college dat gebaseerd is op artikel 7 van de Archiefwet versus specifieke regelgeving die in een AMVB (artikel 23 besluit burgerlijke stand) is vastgelegd?
Hoe denken jullie hierover? Wat is hoger in rangorde en waar moeten we ons aan houden?
Mijn vraag is mogen wij de stukken vervangen (na acht weken) en is er iemand bekend met een ministriele regeling die de genoemde vernietiging regelt?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Niels heb je naar de handreiking vervanging gekeken, zie deze passage:
welke archiefbescheiden moeten eventueel op voorhand al uitgezonderd worden van
vervanging en waarom? (zie 2.2.9) Originele akten van de burgerlijke stand bijvoorbeeld
mogen niet digitaal worden vervangen.
[14
-
Permalink Antwoord van Antoon van der Aa op
-
Dit staat los van elkaar. Het besluit van het college gaat over vervanging en de AMVB gaat over vernietiging.
Nadat het "originele afschrift" is vervangen door een digitaal exemplaar (er van uitgaande dat het afschrift al niet digitaal is) treedt het digitale exemplaar in de plaats van het "origineel" en geldt daar een vernietigingstermijn van 18 maanden voor.
-
Permalink Antwoord van Gert Valk op
-
er staat toch duidelijk dat originele akten van de burgerlijke stand niet digitaal mogen worden vervangen, dus de digitale exemplaren treden niet in de plaats van de papieren exemplaren en deze laatste dienen dus te worden bewaard.
Maar hoe zit het met de stukken van Burgerzaken mbt buitenlandse geboorte-akten, zoals deze worden toegestuurd bij vestigingen vanuit buitenland, buitenlandse huwelijken etc.? deze stukken moeten volgens mij in originele (papieren) staat worden bewaard gedurende een termijn van 110 jaar en mogen niet worden vervangen door digitale exemplaren.
Graag jullie mening hierover.
-
-
@Gert, tot op heden nemen we aan dat brondocumenten niet vervangen mogen worden. Bij de nieuwe versie handreiking vervanging zou dit wat mij betreft wat meer mogen worden toegelicht, bij veel gemeenten is hier geen duidelijkheid over.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vervanging-van-o-a-brondocu...
-
Permalink Antwoord van Dick Bunskoeke op
-
Volgens mij zijn veel buitenlandse akten authentieke afschriften van originele akten. Deze kunnen in ieder goedgekeurd proces van vervanging worden vervangen door een scan. In een aantal gevallen is het zelfs aan te raden om te vervangen, omdat de originele drager niet echt stabiel is voor de vereiste bewaartermijn (b.v. slecht papier of slechte inkt).
Overigens zou juridisch moeten worden uitgezocht of het uitdrukkelijke Nederlandse voorschrift dat vervanging tegenhoudt ook wel geldt voor vergelijkbare akten uit een ander land. In elk geval zal in rechte dezelfde bewijskracht moeten kunnen worden geleverd ; als de vervanging in een gedocumenteerd, getoetst en toegestaan proces heeft plaatsgevonden, moet dat geen problemen opleveren bij een Nederlandse rechter. Ik kan mij overigens maar moeilijk voorstellen dat een akte die vanuit het buitenland in Nederland moet worden ingeleverd het origineel is...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
