BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vervangingsbesluit Burgerlijke Stand
Wij willen het burgerlijke stand archief digitaliseren.
Het digitaliseren op zich is geen probleem, maar waar bewaren we de fysieke akten.
Als we die bij het regionaal archief stallen dan hebben we een probleem met de latere vermeldingen toe te voegen.
Het liefst zouden we de akten digitaliseren en het fysieke exemplaar niet bewaren.
Is de wetgeving al zover?
Zijn er gemeente die op deze manier werken?
Ik hoor of lees het graag.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Burgerlijke Stand is uitgezonderd van vervanging. Zie handreiking vervanging op de website Archief2020. Kantmeldingen kunnen toch geen aanleiding zijn voor vervangingsbesluit ?
Zijn jullie al aangesloten op een E-depot ? Dat heeft wel sense of urgency als je bestanden die permanent bewaard moeten worden wil vervangen door digitale versies.
-
Permalink Antwoord van Anje van der Lek op
-
Wij zijn inmiddels in gesprek. Met de gemeente Alkmaar hebben we inmiddels al een overeenkomst waar zij de akten bij ons hebben uitgeplaatst. Zij werken grotendeels digitaal, en er komt met enige regelmaat iemand van de gemeente die bij ons de kantmeldingen verwerkt. Voor gemeenten die wat verder weg liggen, onderzoeken we of we de dienstverlening kunnen uitbreiden door iemand in onze organisatie de bevoegdheid te geven om kantmeldingen te doen.
Ik heb begrepen dat er wetgeving in voorbereiding is die volledig digitaal werken (en dus ook vervangen?) wel mogelijk maakt. ALs je gaat digitaliseren lijkt het me wel verstandig om dat dan al op basis van een handboek vervanging te doen.
Ik ben wel benieuwd of er al andere gemeenten zijn die deze werkzaamheden, al of niet aan een archiefdienst, heeft uitbesteedt.
-
-
Het aantal gemeenten dat kiest om de registers veilig te bewaren in een archiefruimte of archiefbewaarplaats neemt gelukkig steeds meer toe. Het bewaren bij een balie of een kluis brengt te veel risico's met zich mee.
Digitalisering maakt deze keuzes mogelijk.
Wat echter niet is toegestaan, is de registers na digitalisering vernietigen. Deze uitzondering is expliciet opgenomen in de landelijke handreiking vervanging. Het zou ook vreemd zijn wanneer je een duurzame drager gaat vervangen voor een drager, waarvan je niet weet of die bestanden over 100 jaar nog leesbaar c.q. benaderbaar zijn. De bestanden worden vaak geplaatst in niet archiefwaardige bedrijfsapplicaties. Een gemeente in mijn werkgebied onderzoekt hoe het TMLO kan worden toegepast voor dit soort bestanden.
Vervanging wordt steeds minder relevant. Dit jaar zijn de eerste pilots gestart om digitaal aangiften te doen van overlijden bij de gemeenten 's-Hertogenbosch en Tilburg. Hierover is reeds bericht op BREED, ook over nieuwe wetgeving.
Een besluit omtrent de digitale opslag van de akten van geboorten, huwelijk, geregistreerd partnerschap en overlijden, alsmede de digitale afgifte van afschriften van die akten is pas voorzien na de wetsevaluatie. Deze evaluatie vindt drie jaar na de inwerkingtreding (medio 2018) plaats. De akten die niet in registers worden opgenomen, zoals de akten van erkenning en naamskeuze, worden niet digitaal opgemaakt
-
Permalink Antwoord van Stinie Francke op
-
De handreiking vervanging verwijst in een voetnoot naar de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand, geldend op 01-5-2003. Hier is een link naar een versie geldend december 2015: regeling papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand, geldend op 04-12-2015.
http://wetten.overheid.nl/BWBR0006909/geldigheidsdatum_04-12-2015
-
Permalink Antwoord van Gert Zwagerman op
-
Ik lees nergen in de genoemde Regeling een absoluut verbod van vervanging. De regeling eist dat het opmaken van de akten gebeurt op houdbaar papier, dat 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang mag ondergaan. Feitelijk is die eis te stellen aan elk vel papier dat voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Los van het gegeven dat nagenoeg alle documenten digitaal vervaardigd worden.
Met andere woorden: een digitaal depot dat voldoet aan de ED3-eisen, biedt voldoende waarborgen om tot vervanging van die akten over te gaan, mits je ook de kantmeldingen kunt maken. En dat is met de juiste software ook heel goed mogelijk.
Ik zie geen wezenlijk verschil met vervanging van alle andere blijvend te bewaren papieren bestanden.
-
-
Gert, ik ben het wel met jouw gedachtegang eens. Het is geen consistente wetgeving dat voor de burgerlijke stand eisen aan de bewaring in de wetgeving zelf zijn opgenomen. Zoals je al zegt: die eisen gelden voor álle te bewaren papieren archiefbescheiden, en de archiefregelgeving is hier dus afdoende (zelfs beter). En ik hoop niet dat er nog dubbelen op CDROM gearchiveerd worden ;-)
Wat afwijkt bij burgerlijke stand, is dat het verplicht is om latere vermeldingen op de orginele akte aan te tekenen. Dat lijkt me wat lastig in een vervangingsproces te gieten. En omdat de burgerlijke stand in 2018 sowieso geheel op de schop gaat, is het een pragmatische oplossing om de akten te digitaliseren, fysiek naar de archiefbewaarplaats over te brengen en de latere vermeldingen aan het archief uit te besteden.
-
-
De dubbelen zijn al vernietigd door Justitie en als het goed is opgenomen in het e-depot van Justid.
-
-
Het is goed om je te realiseren dat de regelgeving over het opmaken van die akten gaat over het opmaken van die akten (en de dubbelen). Tot het moment dat de akten geheel digitaal gemaakt kunnen worden (ik ben even niet op de hoogte op dit punt en te lui om het nu op te zoeken, maar er lopen volgens mij al een tijd een aantal pilots), moet je ze op papier opmaken zoals Jean-Luc terecht stelt. En (indien gewenst) een digitale dubbele produceren en die op CD-ROM geplaatst mag worden. Beetje raar eigenlijk, want digitale duurzaamheid heeft maar ten dele te maken met het medium waarop bestanden geplaatst worden, zoals we allemaal weten.
Volgens mij is hier aan de orde dat we bestaande documenten mogen vervangen, in dit geval geproduceerd op door de wet vereist wit normaal-1 schrijfpapier. En aangezien we generieke archiefwet- en regelgeving hebben die vervanging toestaat kan dit in mijn ogen 'gewoon'. Tenzij er ergens een specifiek verbod zou bestaan om dit niet te mogen doen met de akten, maar zo'n verbod heb ik nog nooit ergens gelezen.
Een vervangen akte is de (nieuwe) originele, dus je moet wel een voorziening treffen om de latere aantekeningen op de akte te kunnen plaatsen, of verbonden met-. Ooit zag ik akten met zoveel aantekeningen, dat die niet meer op de papieren akten pasten, waardoor er stukken papier aan vast werden geplakt:-). Dat zal de wetgever waarschijnlijk ook niet voor ogen hebben gehad:-). Maar het is goed mogelijk om softwarematige aantekeningen te plaatsen op een bestaande PDF. Aan welke oplossing dan ook kleven aspecten van een goed ingerichte beheeromgeving, en voor blijvend te bewaren documenten is dat vereiste helemaal van groot belang. Vandaar onze E-depots en (o.m.) preserveringsmaatregelen.
Maar ik ken ook inspecteurs die een akte een zodanig wezenlijke uiting is (op papier) van het bestaan van een mens, dat dat op zich voor heb een reden is om ze niet te willen vervangen omdat ze zo geredeneerd uniciteitswaarde hebben.
En dan heb je nog rekkelijken en preciezen die er allemaal net even anders over denken. Ook dat nog.
-
-
Ha Jean-Luc,
Je hebt gelijk. Maar dat gaat over het vervaardigen. Er staat niet dat ze in papieren vorm bewaard moeten worden, er staat dat ze in een dusdanige kwaliteit moeten worden geproduceerd dat ze (in papieren vorm) de tand des tijds kunnen doorstaan.
Eenmaal (goed) gemaakt is het een papieren document dat zich niet onderscheidt van elk ander papieren document dat voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Ook die moet je tot in de eeuwige eeuwigheid blijven bewaren en ook dat lukt alleen maar als (o.m.) de papierkwaliteit voldoende goed is.
Vervangen is dus vers 2. De akte is volgens de regels goed vervaardigd en bij vervanging zul je dus een even goede scan moeten vervaardigen die je in een duurzame digitale beheeromgeving moet beheren.
-
-
Een besluit om te vervangen voor permanent te bewaren archiefbescheiden zou sowieso altijd in relatie tot de bewaring in een duurzame digitale omgeving genomen worden. De broodjeszaak zal in eerste instantie door de gemeente Ansterdam niet als positief zijn ervaren, maar is wel de weg die andere overheden ook moeten volgen. Wat dat betreft is de handreiking vervanging niet echt een handreiking. Vervangen begint steeds meer een archaisch begrip te worden in relatie tot de digital borns, maar in feite mag de bewaring in bewaarregime niet verschillen. Opmerkelijk voorts is dat er voortdurend naar de archiefsector wordt gekeken als het gaat om duurzaamheid/ e-depot. Volgens mij gaat het om een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Voorts leg bestuurders uit waar het om gaat als een vervangingsbesluit wordt genomen. Weten zij wel waar een beslissing over wordt genomen ?
Archiefregeling 26b is mijns inziens op zeer korte termijn aan herziening toe.
Gert, we kunnen dit samen inbrengen bij de VNG archiefcommissie, maar misschien kort dag voor 7 januari ?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
