BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vervanging voor cliëntendossiers WWB/WMO en koppeling GWS met een DMS/RMS
Last but not least: welke gemeente werkt er ihkv WWB/WMO/ IOAW/IOAZ al met een digitale/elektronische handtekening? Welke vorm past deze gemeente toe (gewoon/geavanceerd/gekwalificeerd)?
Reacties wie wat waaraan heeft gekoppeld, zijn zeer welkom!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
De gemeente Westland, zie handboek
http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/images/Westland/i915...
Misschien nog een tip in deze om de bewaartermijn terug te brengen naar 7 jaar ?
Voorbeeld Leeuwarden
http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie...
Zie ook eerdere bijdrage op Breed http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijn-clientendossiers
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Voor ons (= gemeente 's-Hertogenbosch) handboek vervanging, klik hier. Dit is ook door ons college vastgesteld.
Ook hebben wij Civision Samenleving gekoppeld aan Verseon, al worstelen we nog steeds met kinderziektes. Er moet nog flink de schouders onder gezet worden om techniek, processen, organisatie en medewerkers goed op elkaar af te laten stemmen. Hoe dan ook, zoals Jean-Luc al aangeeft staat het koppelen los van de vervanging. We vervangen de clientendossiers al jááááren. Overigens is het goed om te weten dat we tegenwoordig alles zaakgericht opslaan en in de metadata de cliënt opnemen. Er is dus geen echt cliëntendossier, maar een zoekresultaat aan zaken.
De elektronische handtekening wordt bij ons in het sociale domein (nog) niet ingezet. Er wordt niet ondertekend of er wordt met pen ondertekend en opnieuw ingescand.
-
Permalink Antwoord van Roos van den Broek op
-
Dag Jean-Luc,
Klopt, het gaat dan ook om twee verschillende uitgangspunten. Enerzijds het digitaliseren van de bestaande papierberg en het verkrijgen van toestemming tot vervanging waarna de dossiers gescand en gearchiveerd worden in het DMS/RMS. Anderzijds de bestaande deels gedigitaliseerde processen van Werk en Inkomen (WIN) waarbij op dit moment de documenten vanuit GWS op een L-schijf terechtkomen en er pogingen worden ondernomen om via een ESB (elektronische servicebus) en/of via XML berichten het document met metadata in het digitale cliëntendossier in ons DMS te krijgen. Niet noodzakelijk maar wel beheerbaarder. Hoe je e.e.a. hebt ingericht en gekoppeld, zal vervolgens in het Handboek voor vervanging moeten worden beschreven.
Graag lees ik van jou hoe jullie e.e.a. hebben gerealiseerd. Ben ook benieuwd hoe de EH in GWS werkt en hoe deze (of het resultaat ervan) in de historie van het document is opgenomen.
-
-
Voor digital-born documenten hoef je geen vervanging te regelen, tenzij je ze gaat uitprinten en analoog gaat archiveren (of weer gaat inscannen).
Overigens kan hierbij een leuke theoretische discussie ontstaan, omdat digital-born documenten uitgeprint worden om in een envelop te kunnen steken. Wat is dan "authentiek"? Hou het praktisch en zorg dat je kunt vertrouwen op je archief. Of beter gezegd, dat de burger en de rechtbank kan vertrouwen op het archief.
-
-
Ja @Marco dat roep ik ook steeds, maar zo lang er geen EH is en de controller geen genoegen neemt met het GWS plaatje, maar wel met een ingescand document met daarop de natte handtekening,zijn niet alle documenten in het proces digital born. Ook de ingevoerde documenten van de cliënten zijn bij lange na niet allemaal digital born maar gedigitaliseerd (gescand).
Wat de authenticiteit betreft, is geen enkel tweede/archiefexemplaar dezelfde als die welke verzonden is. Noch in de papieren noch in de digitale versie. In dit geval gaat het om een eensluidend afschrift. In de procedure garandeer je dat die overeenkomt met het verzonden of gearchiveerde origineel, zou ik denken.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
