BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vervanging; het origineel vernietigen màg?
Ik was altijd in de veronderstelling dat bij substitutie/vervanging het origineel vernietigd moet worden. Nadat ik hierover wat kritische vragen kreeg vanuit de business, ben ik op zoek gegaan naar de wettelijke onderbouwing.
In de Archiefwet 1995 staat: "De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen."
Betekent dit dat je de originelen moet vernietigen of dat je ze mag vernietigen? Ik kan deze zin zo interpreteren dat je archiefbescheiden mag vervangen, omdat je de originelen vervolgens wil vernietigen (handeling -> motief). Dit sluit andere motieven echter niet uit.
Verder kan in in de Archiefwet en het Archiefbesluit - ook niet in de toelichtingen - een kei-harde verplichting van de vernietiging bij vervanging vinden. Slechts in bijlage 3 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant vind ik hierover een duidelijke verplichtende uitspraak: "Daarom dient in het Handboek beschreven te worden op welke wijze ervoor wordt gezorgd dat de papieren documenten nadat deze zijn gescand en gecontroleerd uit het werkproces worden verwijderd, en hoe de daadwerkelijke vernietiging van de vervangen documenten is ingericht." De beleidsregel heeft echter alleen scope over de te bewaren bescheiden.
Wat is het praktisch nut van deze discussie?
In de organisatie waar ik werk willen we bij de invoering van het Zaakgericht Werken hard volhouden dat na het scannen, het papier gelijk wordt opgeborgen en niet de organisatie in gaat. Na 6 weken willen we namelijk het papier vernietigen en dan is het niet erg efficiënt om één voor één te controleren of het origineel wel in de doos zit. Dat doen we nu in de oude situatie wel, omdat het origineel niet altijd tijdig (als al überhaupt) weer retour naar DIV wordt gestuurd.
Diverse gebruikers geven echter sterk de voorkeur aan een papieren exemplaar van het document, met name in het geval van veel bladzijden. Zij gaan de gescande documenten dan uitprinten, wat natuurlijk een bizarre situatie oplevert. Een document wordt gescand en vernietigd, waarna de scan wordt uitgeprint.
Is het niet voldoende om een kwalitatieve digitale reproductie te garanderen om vervolgens het papier, waar wenselijk, de organisatie in te sturen? Evenueel kunnen we met de gebruikers afspreken dat zij het papier door de shredder gooien, wanneer zij er klaar mee zijn.
Met deze oplossing leggen we formeel een verschil in het moment van vervanging (scannen) en het moment van het vernietigen van het origineel.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Chido Houbraken op
-
Tja, áls je dan zaakgericht en helemaal digitaal wil werken, doe het dan ook echt. Als men niet houdt van vele pagina's van een computerscherm lezen (en dat kan ik me voorstellen), deel dan ereaders of tablets uit. Wie A zegt, moet ook B zeggen.
Maar wat ik me nu afvraag: willen jullie nou wel of niet vervangen? En waarom? Als jullie accepteren dat 'dikke' documenten (en vanaf hoeveel pagina's geldt dat dan?) de organisatie in gaan, hoe gaan jullie dan om met die documenten als ze in het werkproces gebruikt worden. Dus met aantekeningen en zo.
Volgens mij willen jullie het digitaal hebben om er het 'compleet' te kunnen aanbieden en niet per sé om een compleet archivisitsch dossier te beheren. Dus waarom al die moeite doen voor vervanging? Ga lekker digitaliseren voor raadpleging en doe de rest verder op papier.
En als je toch wil vervangen, vervang dan ook. Dat is niet alleen een procedurele, maar ook een fysieke handeling. En ga dan geen lapwerk-oplossingen bedenken (over 'zo doen wij dat nou eenmaal' gesproken), maar richt je werk er dan ook volledig op in.
(Oh, en artikel 7 van de Archiefwet begint toch echt met: "De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen." Het is dus pas 'vervanging' als er vernietigd is. Het enige verschil tussen vervanging van vernietigbare en vervanging van te bewaren stukken is de machtiging. Maar je vervangt 'teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. De memorie van toelichting geeft ook nog een beschrijving van het doel van de reproductie.)
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
@Frans Ik heb de Archiefregeling er niet op nageslagen (geen zin in), maar nu je het zegt, er staat inderdaad iets over dat een conversie als vervanging gezien moet worden wanneer er gegevens (of gedrag) verloren dreigt te gaan o.i.d., meen ik mij te herinneren.
@Eric De Archiefwet 1995, art. 7, staat toe om bescheiden te vernietigen wanneer deze vervangen zijn door reprodukties. Het schrijft niet voor dat vernietiging het enige motief mag zijn voor vervanging. Ook in de toelichting staat "dat de in vernietigingslijsten omschreven archiefbescheiden binnen de daarvoor geldende termijn mogen worden vernietigd, mits daarvan reprodukties zijn vervaardigd." De vervanging door reproducties is dus een voorwaarde voor de vroegtijdige vernietiging en niet andersom.
Hoewel... de zinsnede uit de toelichting stelt wel duidelijk dat het origineel een archiefbescheiden is (dat vroegtijdig vernietigd moet worden), ook wanneer er al reproducties zijn gemaakt. De vernietiging moet dus wel op formele wijze gebeuren. Verdorie. Zouden we dit op kunnen lossen door de behandelaar de mogelijkheid te bieden zelfstandig het originele bescheid te vernietigen (door de shredder gooien en vastleggen)?
Of het originele bescheid nu wel of niet vernietigd is, doet overigens geen afbreuk aan de archiefwaarde van de reproductie of de toelaatbaarheid en bewijskracht ervan als bewijsmiddel.
-
-
@Marco Sorry, maar er staat toch echt 'teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen'.
-
-
Chido Houbraken zei:Tja, áls je dan zaakgericht en helemaal digitaal wil werken, doe het dan ook echt. Als men niet houdt van vele pagina's van een computerscherm lezen (en dat kan ik me voorstellen), deel dan ereaders of tablets uit. Wie A zegt, moet ook B zeggen.
Er is geen budget begroot voor 1.200 tablets of e-readers, dus ik zal iets anders moeten verzinnen. In theorie is het makkelijk roepen over A en B, maar als je in de praktijk blind vaart op een leus als "Wij gaan digitaal werken!", dan loop je al gauw tegen de klippen.
Maar wat ik me nu afvraag: willen jullie nou wel of niet vervangen? En waarom? Als jullie accepteren dat 'dikke' documenten (en vanaf hoeveel pagina's geldt dat dan?) de organisatie in gaan, hoe gaan jullie dan om met die documenten als ze in het werkproces gebruikt worden. Dus met aantekeningen en zo.
Hetzelfde als met lege velletjes papier, post-its of printjes waarop gekriebeld wordt. Als het nodig is, scannen we het.
Volgens mij willen jullie het digitaal hebben om er het 'compleet' te kunnen aanbieden en niet per sé om een compleet archivisitsch dossier te beheren. Dus waarom al die moeite doen voor vervanging? Ga lekker digitaliseren voor raadpleging en doe de rest verder op papier.
Jawel, wij willen een volledig digitaal "archivistisch" dossier, waarmee (de uitvoering van) het primaire proces kan worden ondersteund, verantwoording afgelegd kan worden en cultuur-historisch onderzoek op termijn mogelijk is. En wij willen de boel zo vroeg mogelijk digitaliseren om plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk te maken. Wij willen ons geen zorgen meer hoeven te maken over het papier. Helaas zit dat er door de Archiefwet niet in, tenzij wij kei-hard blijven volhouden dat het papier niet de organisatie in gaat, maar vernietigd wordt. Ik gaf het net zo lief aan de medewerker.
En als je toch wil vervangen, vervang dan ook. Dat is niet alleen een procedurele, maar ook een fysieke handeling. En ga dan geen lapwerk-oplossingen bedenken (over 'zo doen wij dat nou eenmaal' gesproken), maar richt je werk er dan ook volledig op in.
Wij doen al aan vervanging, waarbij wij op dit moment hard proberen te maken dat het papier bij DIV moet blijven (anders weet je nooit wanneer je het terug krijgt voor vernietiging). Ik probeer een oplossing te vinden waar iedereen blij van wordt. Een nieuwe oplossing, dus zeker geen 'zo doen wij dat nou eenmaal'. Dat is geen lapwerk, dat is denken in oplossingen i.p.v. beperkingen.
(Oh, en artikel 7 van de Archiefwet begint toch echt met: "De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen." Het is dus pas 'vervanging' als er vernietigd is. Het enige verschil tussen vervanging van vernietigbare en vervanging van te bewaren stukken is de machtiging. Maar je vervangt 'teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. De memorie van toelichting geeft ook nog een beschrijving van het doel van de reproductie.)
In de toelichting staat "dat de in vernietigingslijsten omschreven archiefbescheiden binnen de daarvoor geldende termijn mogen worden vernietigd, mits daarvan reprodukties zijn vervaardigd." Er staat niet dat reproducties slechts ter vervanging mogen dienen, wanneer de originele bescheiden vernietigd zijn.
-
Permalink Antwoord van Kees Groeneveld op
-
@ingmar, Terecht opgemerkt dat dit (nog) niet juridisch omschreven is. In jurisprudentie heb ik hier ook (nog) niets over kunnen terugvinden. Maar dat wil niet zeggen dat dit niet zou kunnen. Wanneer we dit 100% zeker willen stellen vanuit juridisch oogpunt zou een proefproces de aangewezen optie zijn: Wellicht interessant om dit te doen vanuit de Lopai, want ik veronderstel dat je deze constructie vaker tegen zult (gaan) komen.
Ingmar Koch zei:@Kees Ik weet het, ik ben een legalist, maar...
Kun je me het artikel in Archiefwet, Archiefbesluit of Archiefregeling aanwijzen waar staat dat je een archiefstuk kunt veranderen in een niet-archiefstuk door er een stempel (of ander merkteken) op te zetten?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Tijd voor change, het liefst voor 1 januari 2013. Uit het gisteren gepubliceerde beleidskader vernemen we (link);
Daarbij is nog wel een uitzondering gemaakt voor het specifieke toezicht uit artikel 7 van de wet: de machtiging tot vervanging door minister of gedeputeerde staten. Artikel 7 wordt aangepast wanneer er nieuwe regels zijn opgesteld over de kwaliteit van de vervanging, vooral met het oog op duurzaamheid en toegankelijkheid in een digitale omgeving. Tot die tijd fungeren voor gemeenten, waterschappen, politie en Wgr-regelingen de provinciale beleidsregels voor vervanging.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
