BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vervanging; het origineel vernietigen màg?
Ik was altijd in de veronderstelling dat bij substitutie/vervanging het origineel vernietigd moet worden. Nadat ik hierover wat kritische vragen kreeg vanuit de business, ben ik op zoek gegaan naar de wettelijke onderbouwing.
In de Archiefwet 1995 staat: "De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen."
Betekent dit dat je de originelen moet vernietigen of dat je ze mag vernietigen? Ik kan deze zin zo interpreteren dat je archiefbescheiden mag vervangen, omdat je de originelen vervolgens wil vernietigen (handeling -> motief). Dit sluit andere motieven echter niet uit.
Verder kan in in de Archiefwet en het Archiefbesluit - ook niet in de toelichtingen - een kei-harde verplichting van de vernietiging bij vervanging vinden. Slechts in bijlage 3 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant vind ik hierover een duidelijke verplichtende uitspraak: "Daarom dient in het Handboek beschreven te worden op welke wijze ervoor wordt gezorgd dat de papieren documenten nadat deze zijn gescand en gecontroleerd uit het werkproces worden verwijderd, en hoe de daadwerkelijke vernietiging van de vervangen documenten is ingericht." De beleidsregel heeft echter alleen scope over de te bewaren bescheiden.
Wat is het praktisch nut van deze discussie?
In de organisatie waar ik werk willen we bij de invoering van het Zaakgericht Werken hard volhouden dat na het scannen, het papier gelijk wordt opgeborgen en niet de organisatie in gaat. Na 6 weken willen we namelijk het papier vernietigen en dan is het niet erg efficiënt om één voor één te controleren of het origineel wel in de doos zit. Dat doen we nu in de oude situatie wel, omdat het origineel niet altijd tijdig (als al überhaupt) weer retour naar DIV wordt gestuurd.
Diverse gebruikers geven echter sterk de voorkeur aan een papieren exemplaar van het document, met name in het geval van veel bladzijden. Zij gaan de gescande documenten dan uitprinten, wat natuurlijk een bizarre situatie oplevert. Een document wordt gescand en vernietigd, waarna de scan wordt uitgeprint.
Is het niet voldoende om een kwalitatieve digitale reproductie te garanderen om vervolgens het papier, waar wenselijk, de organisatie in te sturen? Evenueel kunnen we met de gebruikers afspreken dat zij het papier door de shredder gooien, wanneer zij er klaar mee zijn.
Met deze oplossing leggen we formeel een verschil in het moment van vervanging (scannen) en het moment van het vernietigen van het origineel.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Voor het gemak verwijs ik even naar een discussie die een maand of zes geleden uitgebreid elders gevoerd is:
-
Permalink Antwoord van Glenn Maes op
-
De Nederlandse situatie ken ik niet, maar in België als volgt. Het inscannen van documenten, betekent niet dat de papieren documenten mogen vernietigd worden. Men vertrekt nog altijd vanuit het "origineel". Meer info hier.
Ook ik zie in mijn organisatie dat - vooral de wat oudere - collega's nog sterk de voorkeur hebben voor papier. Dan lijkt het me inderdaad niet economisch én ecologisch om het "originele" papieren document te vernietigen en daarna een gescande versie af te drukken. Ik ben benieuwd om meer te lezen over de Nederlandse situatie.
-
Permalink Antwoord van Kees Groeneveld op
-
Wanneer je niet tot vernietiging overgaat van het papieren document, blijft de juridische bewijskracht volledig bij het papieren origineel liggen en is de gescande versie slechts een kopie van een origineel. Zodra het originele papieren document daadwerkelijk vernietigd is of voorzien is van een aantekening waaruit blijkt dat het niet meer het origineel is, gaat de juridische bewijskracht over van papier naar digitaal.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
@Kees Dus het is dus ook voldoende om bijvoorbeeld een stempel "vervangen" op het papieren origineel te zetten?
-
-
@Marko, Door het plaatsen van de stempel "vervangen", heb je een werkkopie gecreëerd en is het digitale archiefobject het formele origineel geworden. De werkkopieën kunnen dan verder in de organisatie worden gebruikt (spaart ook nog printkosten).
Marco Klerks zei:@Kees Dus het is dus ook voldoende om bijvoorbeeld een stempel "vervangen" op het papieren origineel te zetten?
-
-
@Kees Ik weet het, ik ben een legalist, maar...
Kun je me het artikel in Archiefwet, Archiefbesluit of Archiefregeling aanwijzen waar staat dat je een archiefstuk kunt veranderen in een niet-archiefstuk door er een stempel (of ander merkteken) op te zetten?
-
-
@Kees Dat is de boodschap die ik graag hoor! ;-) Uit de discussie op Ingmar's blog leid ik echter af dat in de Archief/DIV-wereld hier (vaak) anders over wordt gedacht. Ik vind de argumenten daar echter wel van een heel hoog bureaucratisch gehalte, met een snufje "zo doen we dat nou eenmaal".
Omdat de informatie zowel in analoge als in digitale vorm voor de ogen van de behandelaar is gekomen moeten beide exemplaren, hoewel qua inhoud en gedrag identiek, beide bewaard worden?! Het gaat er toch om dat het handelen van de overheid op betrouwbare wijze is vastgelegd, zodat het proces ter verantwoording gereconstrueerd kan worden? Wat doet die vorm er dan toe? "Ongeacht de vorm..."
Ik kan mij dan ook prima vinden in de benadering van Ton B waarbij een reproductie als vervangend archiefexemplaar geldt wanneer A) hier een vervangingsbesluit aan ten grondslag ligt B) de reproductie gevormd is volgens het afgesproken proces (waaronder een audit op correcte en volledige weergave van de informatie) en C) een verklaring is opgetekend van de vervanging.
Laten we het alsjeblieft een beetje praktisch houden en laten we er vooral voor zorgen dat de informatie zo bewaard wordt dat deze betrouwbaar en beschikbaar is. Als de behandelaar graag het papieren origineel wil hebben vanwege het leesgemak, laten we daar dan niet moeilijk over doen. Anders gaat hij toch maar printen.
Laten we het doen voor de rechtzoekende burger en niet voor de regeltjes.
-
-
@Ingmar Beste legalist, kun jij dan het artikel aanwijzen waarin staat dat het papieren origineel vernietigd moet worden als onderdeel van de vervanging?
Nogmaals, de Archiefwet 1995, art. 7, biedt wel de mogelijkheid door de vernietiging expliciet als mogelijk motief te benoemen, maar sluit andere motieven niet uit.
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
For the sake of the argument schoot me het volgende te binnen. We hebben het hier nu "alleen" over het vervangen in de zin van het vervaardigen van een digitale reproductie van een papieren archiefstuk.
Maar vervanging van archiefstukken van digitaal naar digitaal kan ook, bijvoorbeeld bij conversies van digitale archiefstukken naar een ander (beter) bestandsformaat. Dat is archiefwettelijk gezien dezelfde procedure (ongeacht de vorm etc.)
Moet in dat geval dan ook de oude versie vernietigd worden als sprake is van vervanging in de zin van de Archiefwet? Of is een goede metadatering waarin duidelijk wordt welke versie "nu" als het archiefstuk moet worden gezien, en welke versie "voorheen" als archiefstuk werd beschouwd, genoeg?
Ik ben benieuwd naar jullie mening/analyse.
-
-
Conversie is volgens de Archiefregeling iets anders en daar gelden andere regels voor. Persoonlijk vind ik het onderscheid tussen vervanging en conversie ook vaag en onzinnig.
En waag jij nu te beweren dat oude versies geen archiefbescheiden *laat een stilte vallen* zijn? ;-D
-
Permalink Antwoord van Eric Burger op
-
Hoi Marco, in de wet staat toch vervangen TENEINDE te vernietigen, dus 'met als doel' of 'om'. Waar is dan wettelijk de ruimte om anders te doen, dat wil ik ook wel weten dan!
Groet,
Eric
Marco Klerks zei:@Ingmar Beste legalist, kun jij dan het artikel aanwijzen waarin staat dat het papieren origineel vernietigd moet worden als onderdeel van de vervanging?
Nogmaals, de Archiefwet 1995, art. 7, biedt wel de mogelijkheid door de vernietiging expliciet als mogelijk motief te benoemen, maar sluit andere motieven niet uit.
-
-
Hoi Marco,
1. Niet helemaal, er zijn conversies die volgens de Archiefregeling als vervanging gezien moet worden, zie art. 25 lid 2 van de regeling. Of ik dat zinnig of onzinnig vindt, dat wil ik hierbuiten laten.
2. Nee, dat beweer ik niet (de stilte doorbrekend...)
Wat ik wel denk is dat mocht er sprake zijn van vervanging van digitaal naar digitaal, dan moet je met het oude archiefstuk hetzelfde omgaan als in vervanging van papier naar digitaal. Vernietigen dus die oude digitale versie, of niet?
Marco Klerks zei:Conversie is volgens de Archiefregeling iets anders en daar gelden andere regels voor. Persoonlijk vind ik het onderscheid tussen vervanging en conversie ook vaag en onzinnig.
En waag jij nu te beweren dat oude versies geen archiefbescheiden *laat een stilte vallen* zijn? ;-D
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
