BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Vertrouwenscrisis in Noord-Brabant door Corsa ?

Het Brabants Dagblad (link) opent vandaag woensdag 23 mei met de kop “vertrouwenscrisis bij de provincie’(Noord-Brabant) . Wat blijkt provinciebestuurders zijn ontevreden over ambtelijk handelen in een aantal belangrijke kwesties. Een van de kwesties is het mislukken, dat staat er letterlijk, van het kostbare digitale registratie- en archiefsysteem Corsa. Hierdoor zouden brieven zoek raken en de provincie problemen hebben gekregen met de relatie met burgers. Opvallend is dat het als probleem wordt benoemd dat ambtenaren zelf inkomende en uitgaande brieven moeten registeren en archiveren.

Het bevreemdt me wel een dergelijk bericht. Een systeem zelf maakt vaak geen fouten. Corsa is bij veel gemeenten in gebruik. Wat het zoekraken veroorzaakt is waarschijnlijk het slecht tot niet inrichten van werkprocessen. Het registreren van in bedrijfsapplicaties en niet in het DMS is ook een bekende factor in deze.

Wie heeft ook ervaring opgedaan in deze problematiek en kan daar iets over melden ?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van jack karelse op 25 Mei 2012 op 8.13

prettig dat we allemaal weten hoe het beter kan.
De factor mens speelt een grote rol. Enerzijds kan automatisering van administratieve processen een goede oplossing zijn; neem mensen onnodig werk uit handen.
En anderzijds zouden systemen moeten passen bij de manieren waarop gewerkt wordt (of zou moeten worden?).

Boeiend is om te zien dat snel gedacht wordt in systemen die oplossing gaan brengen. Vraag het een DIV-er en het DMS is het antwoord op alle problemen rondom het zoeken, vinden en (niet) kwijtraken van informatie.
Anderen gaan voor het zaaksysteem.
Wel wordt daarbij aangegeven dat mensen, systemen, e.d. bij elkaar ingevuld moeten worden, maar meestal wordt doorgeschoten in het systeem als oplossing en worden de andere factoren snel weer vergeten.

Andere aanrader om te lezen -naast bovengenoemde- vind ik 'Verlangen naar zee'. En ik ben enthousiast over 'Het 3e alternatief' van Covey (http://www.managementboek.nl/boek/9789047004158/het-3de-derde-alter...).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 25 Mei 2012 op 9.11

@Marco, fijn om te horen dat bij de afvalstoffendienst er een verbetertrajectje komt.

Inderdaad is het moeilijk exact vast te stellen wat de pijnpunten bij de provincie zijn. Wat ik wel deze week vernam, dat vertelt Jean-Luc ook, dat verschillende gemeentebesturen direct vragen stellen wat voor gevolgen het voor Corsagemeenten hebben. Dat is niet altijd positief als je in een veranderingstraject zit en draagvlak probeert te creëren.

Voorts las ik ook dat we weer een NEN norm krijgen voor de implementatie voor risicomanagement, alternatief / aanvullend voor RODIN en de KPI's ? (link)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op 6 Juni 2012 op 9.27

Beste mensen,

Boeiend om jullie gedachtegoed te lezen. Zegt heel veel over jullie persoonlijke manier van denken en voorkeuren :)

Misschien kan iemand van de provincie die dicht betrokken is (geweest) reageren. Rutger? Peter? Anderen?

Mvrgr Klaas van der Heijden

Split~Vision

P.s. Met ons voorstel aan de provincie in hun keuze van een DSP/ZTC dat gekoppeld moest worden aan Corsa hadden we als randvoorwaarde dat wij (gezien onze ervaring met Corsa, meestal achteraf!) mee mochten denken over de inrichting ervan, maar helaas als ik dit lees, we zijn het niet geworden ........

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Eric van Opstal op 6 Juni 2012 op 10.00

Het is natuurlijk inderdaad zo dat het systeem zelf vaak geen fouten maakt. Het niet of slecht inrichten van werkprocessen en de registratie in bedrijfsapplicaties zijn bekende en herhaaldelijk benoemde valkuilen.

Echter, dat als probleem wordt benoemd dat ambtenaren zelf inkomende en uitgaande brieven moeten registreren en archiveren vind ik allerminst vreemd, zelfs zeer voor de hand liggend. In het tijdperk van 'analoog' zaakgericht werken was het ook niet gebruikelijk dat men dat deed. En niet zonder goede reden natuurlijk want waar het wel gebeurde leidde het ook tot veel 'onvindbare' documenten. De meeste ambtenaren zijn op een vakinhoudelijke manier bezig en zijn minder of helemaal niet geinteresseerd en gemotiveerd om zich met het op organisatiebrede, uniforme wijze van registreren en archiveren te verdiepen. Je kunt ze dat wel 'opleggen' en ze het trucje leren maar hun 'hart' en de volle aandacht daarvoor zul je daarvoor nooit winnen. Ook in zo'n enorme organisatie als de provincie moet dan ook nog gewaarborgd worden dat al die honderden collega's, tijdelijke krachten, nieuwe krachten etc. altijd helemaal ingewerkt worden en up-to-date bijgespijkerd blijven. En dat op een terrein waarvoor ze helemaal niet zijn opgeleid en wat in de basis - helaas - door veel collega's slechts als 'bijzaak' wordt gezien. Iets dergelijks is welhaast onbeheerbaar. Het was in mijn beleving dan ook een kwestie van 'aftellen' tot ergens een dergelijke krantenkop zou verschijnen.

Heb het altijd al uiterst merkwaardig gevonden dat het principe van registratie en archivering door ambtenaren op de werkplek vrijwel nooit ter discussie wordt gesteld bij het digitaal zaakgericht werken. Nee, als 'nieuwe DIV' worden we straks liever geacht / gedwongen te investeren in 'kwaliteitscontroleurs' (lees: foutenherstellers) die de zaken achteraf weer recht moeten breien.

Zorg voor een 'knop' in het DMS waarop een ambtenaar kan aangeven dat een document daarin moet worden opgenomen waarna dit vervolgens bij een deskundig 'nieuw DIV-team' terecht komt (ons DMS is daar gelukkig op voorbereid). Daar heeft men de aandacht, kennis en vaardigheid die nodig is. Door een dergelijk klein, overzichtelijk en beheersbaar team conform de regels van uniformiteit en een goede ontsluiting te laten registreren en archiveren is een hoop ellende te voorkomen. Registratie, archivering en ontsluiting blijft nu eenmaal een vak apart. Ook in het tijdperk van het nieuwe, digitaal zaakgericht werken.