Op 17 mei vond in de Tweede kamer een rondetafelgesprek plaats over de recente adviezen die zijn uitgebracht over het bewaren en beheren van chatberichten bij de overheid.

Rondetafelgesprek over recente adviezen die zijn uitgebracht over h...

Vooraf worden position papers ingebracht. In deze blog gana we in op die van de regeringscommissaris. Position%20paper%20Regeringscommissaris%20Informatiehuishouding%20t...Zijn statement over de staat van de informatiehuishouding formuleert hij als volgt:

Men werkt met sterk achterhaalde Document Management Systemen, waarvan verschillende ministeries ook verschillende, niet compatibele systemen hebben. Documenten worden gemaakt in Word, met niet ‘up-to-date’ sjablonen waardoor metadatering vanaf eerste moment tekortschiet. Daarbij worden deze documenten vaak op eigen harde schijven bewaard.Er zijn ‘samenwerkingsruimten’ maar elke zichzelf respecterende professional mijdt het gebruik daarvan. Dus mailt men elkaar de documenten inclusief de commentaren op de versies. Vergaderingen waar deze documenten en commentaren worden besproken, worden in Outlook aangekondigd, terwijl de documenten los van het vergaderverzoek worden gemaild.
Omdat managers, directeuren maar ook bewindspersonen geen vaste werkplek hebben, c.q. veel onderweg zijn, werken deze met aparte technologische oplossingen, zoals iBabs en de ‘digitale tassen.’ Daarmee kunnen ze de stukken lezen en van commentaar voorzien. Hun secretariaten zetten daarin de stukken klaar (lees: kopiëren het van outlook naar een andere applicatie). Aantekeningen die ze daarin maken, gaan soms weer verloren, tegen de tijd dat de stukken in het DMS worden gezet. Vaak is het stuk ergens in de keten geprint, en daarna gescand, waardoor alle metadata verloren is gegaan. De verkokering is door de vele verschillende gebruiksonvriendelijke systemen groot. Daardoor is het proces van ‘zoeken en vinden’ complex en duurt het lang, het is vaak lastig om informatie in relatie tot elkaar terug te kunnen vinden en vervolgens te bezien. Voor informatie-professionals (en Woo-juristen) kost deze situatie onnodig veel energie.

In menig KPI- verslag zou deze tekst niet mistaan.