BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

verschillende applicaties

Binnen een organisatie kom je verschillende systemen tegen die medewerkers in primaire processen gebruiken. In de databases van deze applicaties wordt informatie opgeslagen welke dient voor bewijs en verantwoording. Hierdoor hebben deze systemen eigenlijk een archieffunctie. De norm, NEN 2082 is ontwikkeld waarin de eisen voor de functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, dus in alle pakketten die je gebruikt voor de opslag van gegevens, worden beschreven. Door te omschrijven welke informatie in welk systeem zit etc. krijg je een overzicht van de informatiehuishouding (DSP). Per werkproces omschrijf je in welk systeem de informatie uit dat werkproces is opgeslagen.

Veel documenten, metagegevens etc. kunnen zich hierdoor buiten het DMS bevinden. Dus wanneer je DMS helemaal is ingericht volgens de NEN 2082 kunnen nog steeds documenten in andere applicaties te vinden zijn.

Hoe kun je dit het beste oplossen? Wanneer je alle systemen koppelt aan je DMS/RMA kunnen zich nog steeds metagegevens en procesgegevens in de primaire procesgebonden systemen bevinden (welke belangrijk kunnen zijn als bewijs). En wanneer je systemen wilt koppelen aan een DMS kan dit waarschijnlijk ook nog veel geld kosten en moeilijk waar te maken zijn.

Moet DIV bij het vernietigen alle systemen langs? Hoe kun je deze informatie centraal beheren zodat de DIV medewerkers een goed overzicht hebben?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Henk van der Meer op 27 November 2009 op 10.30

Deze discussie sluit aan bij de discussie ‘dagdromen over DIV?’. Hierin merken Jack Karelse en Ton de Looijer terecht op dat een deel van de informatiehuishouding zich aan het zicht van DIV onttrekt. Ton stelt dat DIV de focus moet verleggen van documenten naar informatie (gegevens). Je kunt ook stellen dat je het begrip document ruimer op moet vatten.
In de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen staat document omschreven als een geheel van samenhangende gegevens vastgelegd op een of meer gegevensdragers. Hieronder vallen dus ook procesapplicaties en (basis-)registraties.

Of je documenten opneemt in de procesapplicaties of in een DMS/RMA is een keuze die gebaseerd is op visie op je informatiehuishouding (informatiearchitectuur).
Neem je documenten op in procesapplicaties dan zullen deze aan NEN 2082 moeten voldoen.
Een andere mogelijkheid is het realiseren van een koppeling tussen de verschillende systemen. Dit zal ook moeten gebeuren met het oog op het gebruik van basisadministraties.

Het overzicht bewaar je volgens mij door het opstellen van een goed DSP. Hierin kunnen alle gegevens en systemen worden omschreven en gewaardeerd d.m.v. koppeling aan de selectielijst. Helaas is nog niet iedereen overtuigd van het nut van een DSP en hoor je soms zeggen dat een DSP overbodig is als je je DMS/RMA hebt ingericht.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arjan de Vries op 27 November 2009 op 12.56

Niet zozeer overbodig lijkt me (jouw laatste zin), maar een DMS/RMA kan wel de functie van een DSP (erbij) vervullen.

Henk van der Meer zei:

Deze discussie sluit aan bij de discussie ‘dagdromen over DIV?’. Hierin merken Jack Karelse en Ton de Looijer terecht op dat een deel van de informatiehuishouding zich aan het zicht van DIV onttrekt. Ton stelt dat DIV de focus moet verleggen van documenten naar informatie (gegevens). Je kunt ook stellen dat je het begrip document ruimer op moet vatten.
In de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen staat document omschreven als een geheel van samenhangende gegevens vastgelegd op een of meer gegevensdragers. Hieronder vallen dus ook procesapplicaties en (basis-)registraties.

Of je documenten opneemt in de procesapplicaties of in een DMS/RMA is een keuze die gebaseerd is op visie op je informatiehuishouding (informatiearchitectuur).
Neem je documenten op in procesapplicaties dan zullen deze aan NEN 2082 moeten voldoen.
Een andere mogelijkheid is het realiseren van een koppeling tussen de verschillende systemen. Dit zal ook moeten gebeuren met het oog op het gebruik van basisadministraties.

Het overzicht bewaar je volgens mij door het opstellen van een goed DSP. Hierin kunnen alle gegevens en systemen worden omschreven en gewaardeerd d.m.v. koppeling aan de selectielijst. Helaas is nog niet iedereen overtuigd van het nut van een DSP en hoor je soms zeggen dat een DSP overbodig is als je je DMS/RMA hebt ingericht.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Pauline op 30 November 2009 op 12.31

Wanneer je alle systemen koppelt aan een DMS/RMA kunnen er nog steeds metagegevens en procesgegevens in de primaire procesgebonden systemen bevinden. Door het opstellen van een goed DSP kun je overzicht houden op alle systemen, de documenten zich hierin bevinden, de selectie van alle gegevens en andere wensen kun je hierin weergegeven.

Maar toch moet iemand nog alle systemen langs om gegevens die vernietigd mogen worden te vernietigen. De gegevens die voor blijvend bewaren in aanmerking komen moeten ergens centraal opgeslagen worden in een RMA. Maar deze zitten in allerlei procesapplicaties. Je kunt het dan nog wel d.m.v. het DSP zien in welke applicaties, maar maak je met meerdere applicaties het risico niet groter dat gegevens verloren gaan door bijv. conversie of migratie?