BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Verschillen tussen bewaartermijnen
Voor een project bij mijn gemeente ben ik bezig om te inventariseren hoeveel bewaartermijnen er zijn. Vreemd genoeg is zo'n overzicht niet te googelen. Tenminste ik heb het niet kunnen vinden. Om dit overzicht te krijgen heb ik een excel bestand uit de I-navigator gebruikt. De bewaartermijnen die hier in staan heb ik naast de bewaartermijnen uit de lijst van de Selectielijst 2020 gelegd. Vreemd genoeg blijken deze twee lijsten uiteen te lopen; de Selectielijst 2020 heeft twee bewaartermijnen meer. Nu realiseer ik me dat de I-navigator organisatie-specifiek kan zijn en daarmee afwijkende termijnen kent van Selectielijst 2020.
Via de I-navigator valt er nog een andere lijst te genereren; 'resultaattypen met vernietigingsgrondslag'. Met deze lijst komen er nog weer 7 bewaartermijnen bij de andere lijst uit de I-navigator. Zie ook de bijlage die ik heb bijgevoegd. Mijn vraag is hoe al deze verschillen vallen te verklaren. En wat is het uitgangspunt bij de bewaartermijnen, de I-navigator of de Selectielijst 2020?
- Bijlagen:
-
-
Bewaartermijnen.xlsx, 13 kB
-
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op
-
Hallo Johan,
een paar dingen:
Ten eerste is de selectielijst altijd leidend. Als je denkt dat er in de i-Navigator verkeerde bewaartermijnen zitten, dan kan je dat melden aan de helpdesk van de i-Navigator (helpdesk.dsp@sdu.nl).
Daarnaast: de selectielijst is ook voor niet-gemeentelijke organisaties zoals GGD's, Veiligheidsregio's en omgevingsdiensten. Niet alle bewaartermijnen in de selectielijst zijn dus voor gemeenten en dus ook niet te vinden in het Model-DSP voor gemeenten.
Tevens heeft de redactie heeeeel soms een logische interpretatie van een bewaartermijn genomen zodat het beter te automatiseren is en dat er 'Na afhandeling' kan worden gebruikt.
We vertalen b.v. 1,5 jaar ook naar 18 maanden.
Ook neemt de redactie al bewaartermijnen mee die in wetgeving al zijn aangepast maar nog niet in de selectielijst staan. Dat vermelden we dan in de toelichting van dat proces/bewaartermijn.
Soms ontbreekt ook een bewaartermijn in het Model-DSP omdat het geen zaaktype is. Zo staat in de i-Navigator geen zaaktype voor scans van kentekens en daarom ontbreekt de termijn van 91 dagen.
Mocht je vragen hebben over specifieke bewaartermijnen in de selectielijst, dan je die vragen het beste stellen aan de helpdesk van de SDU/VHIC via de de knop in de i-Navigator onder 'Help'.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
"En wat is het uitgangspunt bij de bewaartermijnen, de I-navigator of de Selectielijst 2020? "
De Selectielijst 2020 is leidend. Die is vastgesteld door de minister van OCW en is gebruikt als bron voor het vullen van het model-DSP in de i-Navigator.
Overigens geldt de Selectielijst 2020 voor stukken die vanaf 1 januari 2020 zijn opgemaakt en ontvangen. Als je in het project te maken hebt met oudere stukken, dan moet je de oudere selectielijsten gebruiken. Zie:
-
Permalink Antwoord van Johan Boomsma op
-
Hoi Kees-Jan,
Bedankt voor je reactie. Helder! De selectielijst is leidend maar de I-navigator actueler. Maar zoals gezegd er vallen twee lijsten met bewaartermijnen te genereren uit de I-navigator:
- Werkprocessen
- Resultaattypen met vernietigingsgrondslag
De bewaartermijnen van deze twee lijsten lopen uiteen. Welke van deze twee is leidend? Ik hoor het graag!
Kees-Jan Vermeulen zei:Hallo Johan,
een paar dingen:
Ten eerste is de selectielijst altijd leidend. Als je denkt dat er in de i-Navigator verkeerde bewaartermijnen zitten, dan kan je dat melden aan de helpdesk van de i-Navigator (helpdesk.dsp@sdu.nl).
Daarnaast: de selectielijst is ook voor niet-gemeentelijke organisaties zoals GGD's, Veiligheidsregio's en omgevingsdiensten. Niet alle bewaartermijnen in de selectielijst zijn dus voor gemeenten en dus ook niet te vinden in het Model-DSP voor gemeenten.
Tevens heeft de redactie heeeeel soms een logische interpretatie van een bewaartermijn genomen zodat het beter te automatiseren is en dat er 'Na afhandeling' kan worden gebruikt.
We vertalen b.v. 1,5 jaar ook naar 18 maanden.
Ook neemt de redactie al bewaartermijnen mee die in wetgeving al zijn aangepast maar nog niet in de selectielijst staan. Dat vermelden we dan in de toelichting van dat proces/bewaartermijn.
Soms ontbreekt ook een bewaartermijn in het Model-DSP omdat het geen zaaktype is. Zo staat in de i-Navigator geen zaaktype voor scans van kentekens en daarom ontbreekt de termijn van 91 dagen.
Mocht je vragen hebben over specifieke bewaartermijnen in de selectielijst, dan je die vragen het beste stellen aan de helpdesk van de SDU/VHIC via de de knop in de i-Navigator onder 'Help'.
-
-
Thanks!
Marco Klerks zei:"En wat is het uitgangspunt bij de bewaartermijnen, de I-navigator of de Selectielijst 2020? "
De Selectielijst 2020 is leidend. Die is vastgesteld door de minister van OCW en is gebruikt als bron voor het vullen van het model-DSP in de i-Navigator.
Overigens geldt de Selectielijst 2020 voor stukken die vanaf 1 januari 2020 zijn opgemaakt en ontvangen. Als je in het project te maken hebt met oudere stukken, dan moet je de oudere selectielijsten gebruiken. Zie:
-
-
Als je bedoelt dat er een veld is op het tabblad 'Archivering' met een bewaartermijn en er zijn resultaattypen met vernietigingsgrondslagen, dan zijn de resultaattypen leidend. Het eerste veld is oud en werd in het verleden door een paar zaaksystemen gebruikt. Die termijn gaat altijd uit van een positief van een proces. Met de resultaattypen kan je aangeven wat de daadwerkelijk uitkomst is en wat dus de juiste bewaartermijn is conform de huidige selectielijst (het resultaat is leidend voor de bewaartermijn)
Johan Boomsma zei:Hoi Kees-Jan,
Bedankt voor je reactie. Helder! De selectielijst is leidend maar de I-navigator actueler. Maar zoals gezegd er vallen twee lijsten met bewaartermijnen te genereren uit de I-navigator:
- Werkprocessen
- Resultaattypen met vernietigingsgrondslag
De bewaartermijnen van deze twee lijsten lopen uiteen. Welke van deze twee is leidend? Ik hoor het graag!
Kees-Jan Vermeulen zei:Hallo Johan,
een paar dingen:
Ten eerste is de selectielijst altijd leidend. Als je denkt dat er in de i-Navigator verkeerde bewaartermijnen zitten, dan kan je dat melden aan de helpdesk van de i-Navigator (helpdesk.dsp@sdu.nl).
Daarnaast: de selectielijst is ook voor niet-gemeentelijke organisaties zoals GGD's, Veiligheidsregio's en omgevingsdiensten. Niet alle bewaartermijnen in de selectielijst zijn dus voor gemeenten en dus ook niet te vinden in het Model-DSP voor gemeenten.
Tevens heeft de redactie heeeeel soms een logische interpretatie van een bewaartermijn genomen zodat het beter te automatiseren is en dat er 'Na afhandeling' kan worden gebruikt.
We vertalen b.v. 1,5 jaar ook naar 18 maanden.
Ook neemt de redactie al bewaartermijnen mee die in wetgeving al zijn aangepast maar nog niet in de selectielijst staan. Dat vermelden we dan in de toelichting van dat proces/bewaartermijn.
Soms ontbreekt ook een bewaartermijn in het Model-DSP omdat het geen zaaktype is. Zo staat in de i-Navigator geen zaaktype voor scans van kentekens en daarom ontbreekt de termijn van 91 dagen.
Mocht je vragen hebben over specifieke bewaartermijnen in de selectielijst, dan je die vragen het beste stellen aan de helpdesk van de SDU/VHIC via de de knop in de i-Navigator onder 'Help'.
-
-
Hoi Kees-Jan,
Ja dat bedoel ik. De resultaattypen zijn dan dus leidend.
Bedankt!
Groet,
Johan
Kees-Jan Vermeulen zei:Als je bedoelt dat er een veld is op het tabblad 'Archivering' met een bewaartermijn en er zijn resultaattypen met vernietigingsgrondslagen, dan zijn de resultaattypen leidend. Het eerste veld is oud en werd in het verleden door een paar zaaksystemen gebruikt. Die termijn gaat altijd uit van een positief van een proces. Met de resultaattypen kan je aangeven wat de daadwerkelijk uitkomst is en wat dus de juiste bewaartermijn is conform de huidige selectielijst (het resultaat is leidend voor de bewaartermijn)
Johan Boomsma zei:Hoi Kees-Jan,
Bedankt voor je reactie. Helder! De selectielijst is leidend maar de I-navigator actueler. Maar zoals gezegd er vallen twee lijsten met bewaartermijnen te genereren uit de I-navigator:
- Werkprocessen
- Resultaattypen met vernietigingsgrondslag
De bewaartermijnen van deze twee lijsten lopen uiteen. Welke van deze twee is leidend? Ik hoor het graag!
Kees-Jan Vermeulen zei:Hallo Johan,
een paar dingen:
Ten eerste is de selectielijst altijd leidend. Als je denkt dat er in de i-Navigator verkeerde bewaartermijnen zitten, dan kan je dat melden aan de helpdesk van de i-Navigator (helpdesk.dsp@sdu.nl).
Daarnaast: de selectielijst is ook voor niet-gemeentelijke organisaties zoals GGD's, Veiligheidsregio's en omgevingsdiensten. Niet alle bewaartermijnen in de selectielijst zijn dus voor gemeenten en dus ook niet te vinden in het Model-DSP voor gemeenten.
Tevens heeft de redactie heeeeel soms een logische interpretatie van een bewaartermijn genomen zodat het beter te automatiseren is en dat er 'Na afhandeling' kan worden gebruikt.
We vertalen b.v. 1,5 jaar ook naar 18 maanden.
Ook neemt de redactie al bewaartermijnen mee die in wetgeving al zijn aangepast maar nog niet in de selectielijst staan. Dat vermelden we dan in de toelichting van dat proces/bewaartermijn.
Soms ontbreekt ook een bewaartermijn in het Model-DSP omdat het geen zaaktype is. Zo staat in de i-Navigator geen zaaktype voor scans van kentekens en daarom ontbreekt de termijn van 91 dagen.
Mocht je vragen hebben over specifieke bewaartermijnen in de selectielijst, dan je die vragen het beste stellen aan de helpdesk van de SDU/VHIC via de de knop in de i-Navigator onder 'Help'.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Als ik de discussie goed begrijp is de eindconclusie dat in alle gevallen de selectielijst leidend is bij afwijkende bewaartermijnen bij dezelfde zaak-resultaattypen, tenzij de afwijking in de I-navigator termijnen heeft doorgevoerd op basis van nieuwe wetgeving, of bestaande wetgeving die destijds door de selectielijst over het hoofd is gezien. Logisch want wetgeving is dan altijd leidend. Dat is nu dergelijke gevallen al bestaande selectiepraktijk, of dit nu wel of niet in een commercieel DSP product is meengenomen.
De vraag die blijft is welke status hebben afwijkende bewaartermijnen in de I-navigator wanneer deze niet op wetgeving zijn gebaseerd, maar door de leverancier op basis van eigen/nieuwe/andere? trendanalyses, risicoanalyses, systeemanalyses, of ander voortschrijdende inzichten zijn bepaald? Wat is dan leidend? En als leveranciers deze termijnen dan in afwijking van de selectielijst in eigen producten doorvoeren? Hebben die dan wel status? Of moet je die dan juist niet toepassen omdat termijnen die afwijken van de selectielijst kan betekenen dat in dat geval te lang bewaren of te vroeg vernietigen als onrechtmatig kan worden beschouwd?
Of is er (ook) sprake van zaak- en resultaattypen die in de selectielijst ontbreken, maar in de I-navigator wel zijn opgenomen? En hebben die daaraan toegekende termijnen dan wel een wettelijke status wanneer de niet op wet- en regelgeving is gebaseerd?
Maar hoe kan het dan dat deze termijnen en zaaktype in de selectielijst ontbreken?
-
-
Hallo Marius,
bij onduidelijkheid: neem contact op met de helpdesk van de i-Navigator, al zullen afwijkende bewaartermijnen altijd een toelichting hebben in de i-Navigator. Mijn advies is om onze termijnen te volgen: We kiezen uiteraard nooit zomaar voor een afwijkende termijn en onze aanpassingen zullen ooit ook in een nieuwe versie van de selectielijst worden opgenomen.
Bewaartermijnen ontbreken omdat de wetgeving er nog niet was toen de selectielijst werd vastgesteld of er zijn nieuwe processen (zie b.v. inburgering).
Marius Jansen zei:Als ik de discussie goed begrijp is de eindconclusie dat in alle gevallen de selectielijst leidend is bij afwijkende bewaartermijnen bij dezelfde zaak-resultaattypen, tenzij de afwijking in de I-navigator termijnen heeft doorgevoerd op basis van nieuwe wetgeving, of bestaande wetgeving die destijds door de selectielijst over het hoofd is gezien. Logisch want wetgeving is dan altijd leidend. Dat is nu dergelijke gevallen al bestaande selectiepraktijk, of dit nu wel of niet in een commercieel DSP product is meengenomen.
De vraag die blijft is welke status hebben afwijkende bewaartermijnen in de I-navigator wanneer deze niet op wetgeving zijn gebaseerd, maar door de leverancier op basis van eigen/nieuwe/andere? trendanalyses, risicoanalyses, systeemanalyses, of ander voortschrijdende inzichten zijn bepaald? Wat is dan leidend? En als leveranciers deze termijnen dan in afwijking van de selectielijst in eigen producten doorvoeren? Hebben die dan wel status? Of moet je die dan juist niet toepassen omdat termijnen die afwijken van de selectielijst kan betekenen dat in dat geval te lang bewaren of te vroeg vernietigen als onrechtmatig kan worden beschouwd?
Of is er (ook) sprake van zaak- en resultaattypen die in de selectielijst ontbreken, maar in de I-navigator wel zijn opgenomen? En hebben die daaraan toegekende termijnen dan wel een wettelijke status wanneer de niet op wet- en regelgeving is gebaseerd?
Maar hoe kan het dan dat deze termijnen en zaaktype in de selectielijst ontbreken?
-
-
Hallo Kees-Jan,
Dank voor je antwoord.
Wat betreft gewijzigde of over het hoofd geziene wetgeving is het helder. Die hebben op zichzelf al status en voorrang of deze nu wel of niet op de selectielijst zijn opgenomen. Daarvoor hoef je niet te wachten op een nieuwe selectielijst.
Mijn vraag richt zich met name op afwijkende termijnen voor zaaktypen die niet op wetgeving zijn gebaseerd, en niet binnen de spelregels van de selectielijst zijn te vangen. En op zaaktypen waar de selectielijst al in voorziet. En op nieuwe zaaktype waarin de selectielijst nog niet voorziet. Dat lijkt niet alleen van belang voor gebruikers/afnemers van de I-navigator, maar voor iedereen die met de selectielijst werkt. Welke status hebben die ten opzichte van de vastgestelde selectielijst wanneer een leverancier die in haar producten doorvoert. Voor selectielijsten was tot nog toe altijd de regel dat wat daar niet in wordt benoemd je niet mag vernietigen.
Wat betreft het proces inburgering In welke zin wijken die nieuwe processen dan af van de categorieën 8.1, 8.1.10, 2.1.1 en 4.1.1 in selectielijst 2020? Deze krijg je als resultaat wanneer je in de selecttool op inburgering zoekt, en in de procesomschrijving wordt genoemd of, (alleen) in de concordans naar lijst 20212 wordt verwezen.
Kees-Jan Vermeulen zei:Hallo Marius,
bij onduidelijkheid: neem contact op met de helpdesk van de i-Navigator, al zullen afwijkende bewaartermijnen altijd een toelichting hebben in de i-Navigator. Mijn advies is om onze termijnen te volgen: We kiezen uiteraard nooit zomaar voor een afwijkende termijn en onze aanpassingen zullen ooit ook in een nieuwe versie van de selectielijst worden opgenomen.
Bewaartermijnen ontbreken omdat de wetgeving er nog niet was toen de selectielijst werd vastgesteld of er zijn nieuwe processen (zie b.v. inburgering).
Marius Jansen zei:Als ik de discussie goed begrijp is de eindconclusie dat in alle gevallen de selectielijst leidend is bij afwijkende bewaartermijnen bij dezelfde zaak-resultaattypen, tenzij de afwijking in de I-navigator termijnen heeft doorgevoerd op basis van nieuwe wetgeving, of bestaande wetgeving die destijds door de selectielijst over het hoofd is gezien. Logisch want wetgeving is dan altijd leidend. Dat is nu dergelijke gevallen al bestaande selectiepraktijk, of dit nu wel of niet in een commercieel DSP product is meengenomen.
De vraag die blijft is welke status hebben afwijkende bewaartermijnen in de I-navigator wanneer deze niet op wetgeving zijn gebaseerd, maar door de leverancier op basis van eigen/nieuwe/andere? trendanalyses, risicoanalyses, systeemanalyses, of ander voortschrijdende inzichten zijn bepaald? Wat is dan leidend? En als leveranciers deze termijnen dan in afwijking van de selectielijst in eigen producten doorvoeren? Hebben die dan wel status? Of moet je die dan juist niet toepassen omdat termijnen die afwijken van de selectielijst kan betekenen dat in dat geval te lang bewaren of te vroeg vernietigen als onrechtmatig kan worden beschouwd?
Of is er (ook) sprake van zaak- en resultaattypen die in de selectielijst ontbreken, maar in de I-navigator wel zijn opgenomen? En hebben die daaraan toegekende termijnen dan wel een wettelijke status wanneer de niet op wet- en regelgeving is gebaseerd?
Maar hoe kan het dan dat deze termijnen en zaaktype in de selectielijst ontbreken?
-
-
Voordeel van deze selectielijst zijn de generieke resultaten. In theorie kunnen we altijd een proces/zaaktype van een bewaartermijn voorzien op basis van die resultaten. Dat is ook wat we doen. Daar wijken we alleen vanaf als we daar goede redenen voor hebben. Zo hebben we dan ook de bewaartermijnen bepaald voor de nieuwe inburgeringsprocessen.
Eigenlijk betekent dit dat er nooit een proces is dat niet gewaardeerd kan worden met de huidige selectielijst en dat er dus eigenlijk geen ontbrekende bewaartermijnen zijn (die niet wettelijk geregeld zijn). Je hoeft dus nooit meer iets permanent te bewaren omdat het niet in de selectielijst zou staan.
Marius Jansen zei:Hallo Kees-Jan,
Dank voor je antwoord.
Wat betreft gewijzigde of over het hoofd geziene wetgeving is het helder. Die hebben op zichzelf al status en voorrang of deze nu wel of niet op de selectielijst zijn opgenomen. Daarvoor hoef je niet te wachten op een nieuwe selectielijst.
Mijn vraag richt zich met name op afwijkende termijnen voor zaaktypen die niet op wetgeving zijn gebaseerd, en niet binnen de spelregels van de selectielijst zijn te vangen. En op zaaktypen waar de selectielijst al in voorziet. En op nieuwe zaaktype waarin de selectielijst nog niet voorziet. Dat lijkt niet alleen van belang voor gebruikers/afnemers van de I-navigator, maar voor iedereen die met de selectielijst werkt. Welke status hebben die ten opzichte van de vastgestelde selectielijst wanneer een leverancier die in haar producten doorvoert. Voor selectielijsten was tot nog toe altijd de regel dat wat daar niet in wordt benoemd je niet mag vernietigen.
Wat betreft het proces inburgering In welke zin wijken die nieuwe processen dan af van de categorieën 8.1, 8.1.10, 2.1.1 en 4.1.1 in selectielijst 2020? Deze krijg je als resultaat wanneer je in de selecttool op inburgering zoekt, en in de procesomschrijving wordt genoemd of, (alleen) in de concordans naar lijst 20212 wordt verwezen.
Kees-Jan Vermeulen zei:Hallo Marius,
bij onduidelijkheid: neem contact op met de helpdesk van de i-Navigator, al zullen afwijkende bewaartermijnen altijd een toelichting hebben in de i-Navigator. Mijn advies is om onze termijnen te volgen: We kiezen uiteraard nooit zomaar voor een afwijkende termijn en onze aanpassingen zullen ooit ook in een nieuwe versie van de selectielijst worden opgenomen.
Bewaartermijnen ontbreken omdat de wetgeving er nog niet was toen de selectielijst werd vastgesteld of er zijn nieuwe processen (zie b.v. inburgering).
Marius Jansen zei:Als ik de discussie goed begrijp is de eindconclusie dat in alle gevallen de selectielijst leidend is bij afwijkende bewaartermijnen bij dezelfde zaak-resultaattypen, tenzij de afwijking in de I-navigator termijnen heeft doorgevoerd op basis van nieuwe wetgeving, of bestaande wetgeving die destijds door de selectielijst over het hoofd is gezien. Logisch want wetgeving is dan altijd leidend. Dat is nu dergelijke gevallen al bestaande selectiepraktijk, of dit nu wel of niet in een commercieel DSP product is meengenomen.
De vraag die blijft is welke status hebben afwijkende bewaartermijnen in de I-navigator wanneer deze niet op wetgeving zijn gebaseerd, maar door de leverancier op basis van eigen/nieuwe/andere? trendanalyses, risicoanalyses, systeemanalyses, of ander voortschrijdende inzichten zijn bepaald? Wat is dan leidend? En als leveranciers deze termijnen dan in afwijking van de selectielijst in eigen producten doorvoeren? Hebben die dan wel status? Of moet je die dan juist niet toepassen omdat termijnen die afwijken van de selectielijst kan betekenen dat in dat geval te lang bewaren of te vroeg vernietigen als onrechtmatig kan worden beschouwd?
Of is er (ook) sprake van zaak- en resultaattypen die in de selectielijst ontbreken, maar in de I-navigator wel zijn opgenomen? En hebben die daaraan toegekende termijnen dan wel een wettelijke status wanneer de niet op wet- en regelgeving is gebaseerd?
Maar hoe kan het dan dat deze termijnen en zaaktype in de selectielijst ontbreken?
-
-
Hallo Kees-Jan,
Mis toch een beetje het antwoord op mijn vragen. Daarnaast roept jouw antwoord bij nieuwe vragen op.
Je geeft aan dat de huidige selectielijst door vooral de generieke in combinatie met de specifieke resultaten eigenlijk altijd voorziet in een waardering. Er kan dus nooit een proces buiten vallen dat om die reden niet mag worden vernietigd. Dat staat een beetje op gespannen voet met alsnog nog de behoefte voor afwijkende termijnen en/of nog ontbrekende processen. Maar elk denkbaar proces kan toch al met een resultaat van de huidige selectielijst worden gewaardeerd? Het kan niet beiden tegelijk waar zijn.
Maar als er dan toch nieuwe processen worden toegevoegd, of voor bestaande processen met en termijnen die afwijken van de selectielijst. Dan creëer je toch processen en termijnen die niet op de selectielijst voorkomen. Dan passen gebruikers van de I-navigator toch processen en termijn toe die daar van afwijken? Dat brengt mij weer bij de statusvraag t.a.v. bevoegdheid en rechtmatigheid van deze van deze afwijkende processen en termijnen t.o.v. de selectielijst. Ze zijn immers niet op basis van wet- en regelgeving gebaseerd, daar waren we al uit.
Waar houdt dan de theorie op en begint de afwijkende praktijk? Maar tegelijkertijd de selectielijst toch alles kan dekken?
Kees-Jan Vermeulen zei:Voordeel van deze selectielijst zijn de generieke resultaten. In theorie kunnen we altijd een proces/zaaktype van een bewaartermijn voorzien op basis van die resultaten. Dat is ook wat we doen. Daar wijken we alleen vanaf als we daar goede redenen voor hebben. Zo hebben we dan ook de bewaartermijnen bepaald voor de nieuwe inburgeringsprocessen.
Eigenlijk betekent dit dat er nooit een proces is dat niet gewaardeerd kan worden met de huidige selectielijst en dat er dus eigenlijk geen ontbrekende bewaartermijnen zijn (die niet wettelijk geregeld zijn). Je hoeft dus nooit meer iets permanent te bewaren omdat het niet in de selectielijst zou staan.
Marius Jansen zei:Hallo Kees-Jan,
Dank voor je antwoord.
Wat betreft gewijzigde of over het hoofd geziene wetgeving is het helder. Die hebben op zichzelf al status en voorrang of deze nu wel of niet op de selectielijst zijn opgenomen. Daarvoor hoef je niet te wachten op een nieuwe selectielijst.
Mijn vraag richt zich met name op afwijkende termijnen voor zaaktypen die niet op wetgeving zijn gebaseerd, en niet binnen de spelregels van de selectielijst zijn te vangen. En op zaaktypen waar de selectielijst al in voorziet. En op nieuwe zaaktype waarin de selectielijst nog niet voorziet. Dat lijkt niet alleen van belang voor gebruikers/afnemers van de I-navigator, maar voor iedereen die met de selectielijst werkt. Welke status hebben die ten opzichte van de vastgestelde selectielijst wanneer een leverancier die in haar producten doorvoert. Voor selectielijsten was tot nog toe altijd de regel dat wat daar niet in wordt benoemd je niet mag vernietigen.
Wat betreft het proces inburgering In welke zin wijken die nieuwe processen dan af van de categorieën 8.1, 8.1.10, 2.1.1 en 4.1.1 in selectielijst 2020? Deze krijg je als resultaat wanneer je in de selecttool op inburgering zoekt, en in de procesomschrijving wordt genoemd of, (alleen) in de concordans naar lijst 20212 wordt verwezen.
Kees-Jan Vermeulen zei:Hallo Marius,
bij onduidelijkheid: neem contact op met de helpdesk van de i-Navigator, al zullen afwijkende bewaartermijnen altijd een toelichting hebben in de i-Navigator. Mijn advies is om onze termijnen te volgen: We kiezen uiteraard nooit zomaar voor een afwijkende termijn en onze aanpassingen zullen ooit ook in een nieuwe versie van de selectielijst worden opgenomen.
Bewaartermijnen ontbreken omdat de wetgeving er nog niet was toen de selectielijst werd vastgesteld of er zijn nieuwe processen (zie b.v. inburgering).
Marius Jansen zei:Als ik de discussie goed begrijp is de eindconclusie dat in alle gevallen de selectielijst leidend is bij afwijkende bewaartermijnen bij dezelfde zaak-resultaattypen, tenzij de afwijking in de I-navigator termijnen heeft doorgevoerd op basis van nieuwe wetgeving, of bestaande wetgeving die destijds door de selectielijst over het hoofd is gezien. Logisch want wetgeving is dan altijd leidend. Dat is nu dergelijke gevallen al bestaande selectiepraktijk, of dit nu wel of niet in een commercieel DSP product is meengenomen.
De vraag die blijft is welke status hebben afwijkende bewaartermijnen in de I-navigator wanneer deze niet op wetgeving zijn gebaseerd, maar door de leverancier op basis van eigen/nieuwe/andere? trendanalyses, risicoanalyses, systeemanalyses, of ander voortschrijdende inzichten zijn bepaald? Wat is dan leidend? En als leveranciers deze termijnen dan in afwijking van de selectielijst in eigen producten doorvoeren? Hebben die dan wel status? Of moet je die dan juist niet toepassen omdat termijnen die afwijken van de selectielijst kan betekenen dat in dat geval te lang bewaren of te vroeg vernietigen als onrechtmatig kan worden beschouwd?
Of is er (ook) sprake van zaak- en resultaattypen die in de selectielijst ontbreken, maar in de I-navigator wel zijn opgenomen? En hebben die daaraan toegekende termijnen dan wel een wettelijke status wanneer de niet op wet- en regelgeving is gebaseerd?
Maar hoe kan het dan dat deze termijnen en zaaktype in de selectielijst ontbreken?
-
-
een paar dingen:
1. je kan altijd een nieuw proces waarderen met de huidige selectielijst door gebruik te maken van de generieke resultaten
2. of die bewaartermijn dan wenselijk is, is een tweede. Stel dat het generieke termijn 10 jaar is, maar je wilt het 20 jaar bewaren, dan is dat niet mogelijk. Dat kan pas worden aangepast met een nieuwe selectielijst
3. indien een bewaartermijn wettelijk geregeld is, moet dat ooit in de selectielijst worden opgenomen, maar in ieder geval is er dan een bewaartermijn waar je aan gebonden bent.
met andere woorden: je kan alleen afwijkende bewaartermijnen hebben, als dat een wettelijk geregelde bewaartermijn is.
Daar proberen we als VHIC ook aan te houden. Echter, in uitzonderlijke gevallen adviseren we wel eens anders, maar dat geven we dan duidelijk aan in de toelichting. Da is theoretisch dan niet correct, maar wel praktisch
Marius Jansen zei:Hallo Kees-Jan,
Mis toch een beetje het antwoord op mijn vragen. Daarnaast roept jouw antwoord bij nieuwe vragen op.
Je geeft aan dat de huidige selectielijst door vooral de generieke in combinatie met de specifieke resultaten eigenlijk altijd voorziet in een waardering. Er kan dus nooit een proces buiten vallen dat om die reden niet mag worden vernietigd. Dat staat een beetje op gespannen voet met alsnog nog de behoefte voor afwijkende termijnen en/of nog ontbrekende processen. Maar elk denkbaar proces kan toch al met een resultaat van de huidige selectielijst worden gewaardeerd? Het kan niet beiden tegelijk waar zijn.
Maar als er dan toch nieuwe processen worden toegevoegd, of voor bestaande processen met en termijnen die afwijken van de selectielijst. Dan creëer je toch processen en termijnen die niet op de selectielijst voorkomen. Dan passen gebruikers van de I-navigator toch processen en termijn toe die daar van afwijken? Dat brengt mij weer bij de statusvraag t.a.v. bevoegdheid en rechtmatigheid van deze van deze afwijkende processen en termijnen t.o.v. de selectielijst. Ze zijn immers niet op basis van wet- en regelgeving gebaseerd, daar waren we al uit.
Waar houdt dan de theorie op en begint de afwijkende praktijk? Maar tegelijkertijd de selectielijst toch alles kan dekken?
Kees-Jan Vermeulen zei:Voordeel van deze selectielijst zijn de generieke resultaten. In theorie kunnen we altijd een proces/zaaktype van een bewaartermijn voorzien op basis van die resultaten. Dat is ook wat we doen. Daar wijken we alleen vanaf als we daar goede redenen voor hebben. Zo hebben we dan ook de bewaartermijnen bepaald voor de nieuwe inburgeringsprocessen.
Eigenlijk betekent dit dat er nooit een proces is dat niet gewaardeerd kan worden met de huidige selectielijst en dat er dus eigenlijk geen ontbrekende bewaartermijnen zijn (die niet wettelijk geregeld zijn). Je hoeft dus nooit meer iets permanent te bewaren omdat het niet in de selectielijst zou staan.
Marius Jansen zei:Hallo Kees-Jan,
Dank voor je antwoord.
Wat betreft gewijzigde of over het hoofd geziene wetgeving is het helder. Die hebben op zichzelf al status en voorrang of deze nu wel of niet op de selectielijst zijn opgenomen. Daarvoor hoef je niet te wachten op een nieuwe selectielijst.
Mijn vraag richt zich met name op afwijkende termijnen voor zaaktypen die niet op wetgeving zijn gebaseerd, en niet binnen de spelregels van de selectielijst zijn te vangen. En op zaaktypen waar de selectielijst al in voorziet. En op nieuwe zaaktype waarin de selectielijst nog niet voorziet. Dat lijkt niet alleen van belang voor gebruikers/afnemers van de I-navigator, maar voor iedereen die met de selectielijst werkt. Welke status hebben die ten opzichte van de vastgestelde selectielijst wanneer een leverancier die in haar producten doorvoert. Voor selectielijsten was tot nog toe altijd de regel dat wat daar niet in wordt benoemd je niet mag vernietigen.
Wat betreft het proces inburgering In welke zin wijken die nieuwe processen dan af van de categorieën 8.1, 8.1.10, 2.1.1 en 4.1.1 in selectielijst 2020? Deze krijg je als resultaat wanneer je in de selecttool op inburgering zoekt, en in de procesomschrijving wordt genoemd of, (alleen) in de concordans naar lijst 20212 wordt verwezen.
Kees-Jan Vermeulen zei:Hallo Marius,
bij onduidelijkheid: neem contact op met de helpdesk van de i-Navigator, al zullen afwijkende bewaartermijnen altijd een toelichting hebben in de i-Navigator. Mijn advies is om onze termijnen te volgen: We kiezen uiteraard nooit zomaar voor een afwijkende termijn en onze aanpassingen zullen ooit ook in een nieuwe versie van de selectielijst worden opgenomen.
Bewaartermijnen ontbreken omdat de wetgeving er nog niet was toen de selectielijst werd vastgesteld of er zijn nieuwe processen (zie b.v. inburgering).
Marius Jansen zei:Als ik de discussie goed begrijp is de eindconclusie dat in alle gevallen de selectielijst leidend is bij afwijkende bewaartermijnen bij dezelfde zaak-resultaattypen, tenzij de afwijking in de I-navigator termijnen heeft doorgevoerd op basis van nieuwe wetgeving, of bestaande wetgeving die destijds door de selectielijst over het hoofd is gezien. Logisch want wetgeving is dan altijd leidend. Dat is nu dergelijke gevallen al bestaande selectiepraktijk, of dit nu wel of niet in een commercieel DSP product is meengenomen.
De vraag die blijft is welke status hebben afwijkende bewaartermijnen in de I-navigator wanneer deze niet op wetgeving zijn gebaseerd, maar door de leverancier op basis van eigen/nieuwe/andere? trendanalyses, risicoanalyses, systeemanalyses, of ander voortschrijdende inzichten zijn bepaald? Wat is dan leidend? En als leveranciers deze termijnen dan in afwijking van de selectielijst in eigen producten doorvoeren? Hebben die dan wel status? Of moet je die dan juist niet toepassen omdat termijnen die afwijken van de selectielijst kan betekenen dat in dat geval te lang bewaren of te vroeg vernietigen als onrechtmatig kan worden beschouwd?
Of is er (ook) sprake van zaak- en resultaattypen die in de selectielijst ontbreken, maar in de I-navigator wel zijn opgenomen? En hebben die daaraan toegekende termijnen dan wel een wettelijke status wanneer de niet op wet- en regelgeving is gebaseerd?
Maar hoe kan het dan dat deze termijnen en zaaktype in de selectielijst ontbreken?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
