BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Verplichte metadata voor vervangingsbesluit
Ik ben bij de gemeente Uden bezig met het vervangingsbesluit. Ik heb een handboek opgesteld met onze werkwijzen, werkafspraken, alle technische specificaties, etc. Nou is mij op zich wel duidelijk hoe alles geregeld moet worden rond het scanproces, maar dan. Opname in het DMS: in de beleidsregel digitale vervanging van de provincie Noord-Brabant is daar amper iets over te vinden. Ik neem aan dat bij de audit van de PAI zeker gelet wordt op de opname in het beheerssysteem. En hier zit mijn voornaamste pijnpunt.
In de Metadatastandaard 2012 van het stadsarchief Amsterdam lees ik dat Event Geschiedenis een verplicht element is. Ook heb ik in het handboek van de gemeente Westland gelezen dat zij verplicht waren Corsa Audit aan te schaffen om de machtiging te krijgen. Maar Event Geschiedenis, wat is dat precies? Voor zover ik dat van andere DMSen ken, waren daarin verschillende niveau's aan te brengen, tot aan wie het document het laatst geraadpleegd heeft. Groot nadeel is de performance van je DMS. In Uden hebben we de logging in het zaaksysteem (triple c) helemaal uitgezet, anders was het niet werkbaar. Een duidelijke keuze, want het moet immers werkbaar zijn voor onze medewerkers. Als voorbeeld: een wachttijd van anderhalve minuut voor een document zichtbaar wordt, beschouw ik als onacceptabel. Nu de logging uit staat is die wachttijd terug gebracht naar enkele seconden.
Mijn vraag is concreet: hoe verplicht is het de geschiedenis van een document vast te leggen? En als subvraag: welke geschiedenis is dan verplicht?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Goed en relevant issue. Waarom neem je geen contact op met Ton de Looijer of Paul Huismans en vraag om een RODIN toets, om de risicofactoren in deze te kunnen wegen.
-
Permalink Antwoord van Bernard Mantel op
-
Om maar even met het 'slechte' nieuws te beginnen: event history is een verplicht metadata-element. De gegevens die daarin terecht komen hebben betrekking op de gebeurtenissen met het record, zoals: creatie, mutatie, migratie, conversie en verwijdering. De verplichting is opgenomen in de (niet-vastgestelde) Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie en het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (in beiden element nr. 12 met subelementen). Voor de overige overheden wordt gewerkt aan een toepassingsprofiel, waarmee organisaties kunnen voldoen aan art. 19 van de Archiefregeling. Dit toepassingsprofiel zal overigens alleen op details afwijken van het toepassingsprofiel voor het rijk en is onderdeel van de voorbereiding van de implementatie van het e-depot bij het Nationaal Archief en de RHC's. Een dergelijk antwoord zul je ook van de PAI krijgen.
Als het erom gaat te voldoen aan art. 19 AR kun je je beter baseren op het toepassingsprofiel rijksoverheid dan op de metadatastandaard Amsterdam, aangezien daarin nog wel wat onvolkomenheden zitten en deze niet zo nadrukkelijk is gebaseerd op NEN-ISO 23081, wat art. 19 wel voorschrijft.
Succes met de implementatie en ik hoop dat ik hiermee wat verder op weg heb geholpen.
-
Permalink Antwoord van Dick Bunskoeke op
-
Vergelijk ook de NEN-ISO 23081-2:2009, hoofdstuk 9.5:
De metagegevensgroep met betrekking tot geschiedenis van activiteiten documenteert het spoor van eerdere archiefbescheiden, activiteiten of andere acties ten aanzien van zowel de entiteit als de bijbehorende metagegevens. Deze metagegevensgroep specificeert voor elke activiteit het activiteittype, wat is gebeurd, wanneer het heeft plaatsgevonden, waarom het heeft plaatsgevonden, en wie het heeft uitgevoerd.(...)
De basisfunctie van de elementen in deze groep is aan te tonen dat de entiteit en de metagegevens door de tijd hun authenticiteit behouden. Dit wordt gedaan door het documenteren van het aanmaken van de entiteit en de metagegevens, evenals alle belangrijke activiteiten die daarna hebben plaatsgevonden ten aanzien van de entiteit of de metagegevens.(...)
De basisfunctie van de elementen in deze groep is aan te tonen dat de entiteit en de metagegevens door de tijd hun authenticiteit behouden. Dit wordt gedaan door het documenteren van het aanmaken van de entiteit en de metagegevens, evenals alle belangrijke activiteiten die daarna hebben plaatsgevonden ten aanzien van de entiteit of de metagegevens.
Je mag zelf bepalen of een activiteit belangrijk is om de authenticiteit te kunnen garanderen!
Event History is hier dus een reeks gekoppelde metagegevens, waarvan elke component aanwezig moet zijn om de activiteit correct te documenteren. Er worden daarvoor de volgende elementen gehanteerd:
Activiteit identificatiekenmerk
Datum/tijd activiteit
Activiteittype
Beschrijving activiteit
Activiteitrelatie (mandaat, actor)
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
