BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

verplicht gebruik GBA-gegevens en DMS

Hallo allemaal,

vanochtend weer een nieuw vraagstuk op mijn bordje: per 1-1-2010 is de gemeente verplicht de juiste gegevens (conform GBA) te gebruiken bij haar activiteiten met de burger. Dat klinkt eenvoudig, maar leidt tot een volgende versimpelde situatie:

brief of mail komt binnen ondertekend door H. Smits

brief moet worden geregistreerd

registrator vult naam in

en dan komt er een keuze en interpretatiemoment: ofwel, naam (vanuit GBA) is via een picklist te koppelen, ofwel naam wordt ingevuld

registratie wordt afgemaakt

brief gaat organisatie in

behandelend ambtenaar maakt antwoord

en een tweede keuzemoment: ofwel, maakt gebruik van de NAW meegeleverd bij de registratie, ofwel, vult zelf de naam in.

H. Smits heet eigenlijk H.I.K. Smits en op het adres woont ook inwonende volwassene H.L. Smits.

Waar ik mee worstel is ten eerste de verantwoordelijkheid voor en interpretatie van het juist NAW-gegeven. Hoe kan je als registrator de juiste keuze maken? Vooral bij mail ontbreken vaak veel hulpgegevens (adres, geboortedatum, BSN e.d.) om de juiste naam aan het document te koppelen. In de praktijk wordt er daarom soms 'beredeneerd gegokt' bij het koppelen van een NAW aan de registratie.

En dan ook... waar moet die verantwoordelijkheid zoals per 1-1 verplicht is eigenlijk liggen? Kan je dat wel bij DIV leggen (zodat de ambtenaar via een antwoord-knop eenvoudig een reactie kan opstellen). Ik ken de wetgeving nog onvoldoende, maar als het gaat om contact met burgers 'naar buiten', zou ik die verantwoordelijkheid voor het gebruik van de juiste NAW bij de behandelend ambtenaar willen leggen.

Dat leidt tot een tweede invalshoek: de archieftechnische implicatie van het aanvullen - eigenlijk wijzigen - van het naamgegeven zoals dat op het binnenkomende stuk staat. Het origineel geeft namelijk H. Smits als naam, en niet HIK of HL Smits. Dan zou ik (gerelateerd aan jaren indiceren van pre-21e eeuwse naamgegevens) het uitgangspunt hanteren: 'conform het brondocument' gegevens inkloppen. Met dat uitgangspunt kan ik dan vaak niet de registratie via de GBA-gegevens maken en vormt zich een tweede Naam-lijst.

Graag hoor ik jullie uitgangspunten bij het registreren, hoe je dit in je DMS inbouwt en waar je in jullie gemeente deze verantwoordelijkheid hebt belegd (DIV of behandelend ambtenaar)

Dank en een warme zomergroet,

Frieke

Gerelateerd hieraan staat een post van een jaartje terug over NAW en DMS en mij een antwoord geeft op de dynamische GBA en statische DMS.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van jack karelse op 1 Juli 2010 op 10.48

het enige probleem dat er is is dat het inderdaad soms lastig is de juiste persoon te kiezen indien er meerdere H. Smits (met andere letters erbij) op een adres wonen. Heb wel eens gezien dat iemand van 4 jaar een bouwvergunning ontving (altahns, de gegevens van de 4 jarige J. Jansen waren aan de vergunning gehangen en niet die van de j. jansen van 38) en dat is wat voorkomen moet worden.

Zo goed mogelijk je best doen en organisatiebreed besef hebben dat er zorgvuldig met de burger omgegaan moet worden. In de praktijk zal het om enkele gevallen gaan waar moeilijkheden optreden; even bellen of via reply-mail navragen lijjkt me niet heel ingewikkeld.

Wat betreft aanvullen/wijzigen naamgegevens zoek je spijkers op laag water. Het gaat erom dat met de juiste burger gecommuniceerd kan worden en dit wordt bevorderd door de bruger niet op 6 verschillende manieren in een adresbestand te hebben, wat zou kunnen als ik de ene keer als jack onderteken, de volgende keer met j. karelse en dan weer met j.c. karelse en ook nog eens met jack c. karelse. Waar heb je het over?

Zie niet alleen leeuwen en beren!

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rob Polhuis op 27 Juli 2010 op 10.28

@ Jack: ben het met je eens, qua oplossingsrichtingen en het lijkt me ietwat kort door de bocht om dit leeuwen en beren te noemen. Ik zou het eerder willen zien als de behoefte om het goed te doen. En dan loop je tegen dit soort praktische zaken aan waar je een oplossing voor moet zien te vinden.

@ Frieke: uiteindelijk heeft de behandelend ambtenaar de verantwoordelijkheid voor het contact met de burger en is DIV hierin "slechts" een doorgeefluik. Wel een doorgeefluik dat zo goed mogelijk de bijbehorende gegevens vastlegt. Ook als dat beredeneerd gokken is, of bellen, of mailen.

Of je überhaupt gaat bellen of mailen om bijvoorbeeld een BSN-nummer, is een vraag die Communicatie mag beantwoorden. Het zou kunnen dat je daarmee het beeld bij de burger bevestigd van een "bureaucratische overheid", of juist van een overheid die het belangrijk vindt dat de gegevens compleet zijn. Dat niet iemand tussentijds overlijdt en dan alsnog een vergunning krijgt. Daar zal de organisatie intern wat van moeten vinden, lijkt me. Is een wat groter vraagstuk dan alleen een DIV -vraagstuk.