BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Verplaatsen digitale brondocumenten
Vraag. Veel BAG brondocumenten staan op de G:\\-schijf en die moeten naar Corsa (de originelen zijn analoog beschikbaar en opgeborgen in het archief. Daar gebeurt niets mee). Deze documenten zijn momenteel toegankelijk via een systeem wat op termijn gaat verdwijnen. Vandaar dat alle documenten naar Corsa gaan. In het nieuwe BAG-systeem worden deze documenten toegankelijk gemaakt d.m.v. een link naar Corsa. Middels een project wordt deze migratie opgepakt.
Met welke (archief)regelingen moet er nog rekening gehouden?
Welke formele eisen zijn op deze verplaatsing van documenten van toepassingen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Sorry, ik zie je vraag nu pas. Wat betreft de formele eisen zou je kunnen kijken naar de Archiefwet (en -besluit en -regeling) en de Wet BAG, met name het onderdeel over het BAG-register. Met name de Archiefregeling zegt expliciet het e.e.a. over conversie (gebruik ctrl+f). Of stuur ik je nu met een kluitje in het riet?
Probeer in ieder geval om ervoor te zorgen dat het conversie-resultaat aansluit bij de ordening van de rest van het (digitale) archief en zorg ervoor dat in de BAG-registraties de juiste documentnummers staan; als de conversie een hernummering betekent, dan moet je dit ook aanpassen in de BAG.
Verder kan er getwist worden over de betrouwbaarheid, integriteit, etc. van de digitale exemplaren, maar daar ben je - denk ik - niet mee geholpen. ;-)
-
Permalink Antwoord van Mark Hoogland op
-
Hoi Marco, je hebt mij wel een kluitje gegeven maar in het geheel niet in het riet gestuurd ;-). Hier kan ik verder mee! Omdat we de stukken als het digitale archiefbestanden beschouwen zullen we adhv art 25, lid 2 van de Archiefregeling een verklaring opstellen.
-
Permalink Antwoord van Annemieke Adema op
-
Als het gaat on wat er in een migratie verklaring moet komen te staan is het handig om hier http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/het-opstellen-van-een-migra... te kijken. Dat is eigenlijk hoe je artikel 25 kan toepassen.
-
Permalink Antwoord van Marijke de Vreede op
-
Volgens mij kun je het gewoon praktisch oplossen en hoef je geen verklaring op te stellen. De originelen zijn immers analoog aanwezig. Dat blijven de formele BAG brondocumenten. Je zult altijd een verwijzing naar de fysieke vindplaats nodig hebben al is het alleen maar voor de uitvoering van de BAG-audit. Wat je met deze digitale kopieën doet, is volgens mij dus minder belangrijk. Behalve dan dat dit jullie werkexemplaren zijn.
-
-
@Marijke, qua formele BAG-documenten heb je gelijk. Daarbij denk ik dat de verklaring op zich geen MOETEN is, maar in het kader van wat hebben we wanneer hoe gedaan gecombineerd met het belang van de digitale werkexemplaren ga ik het toch adviseren. Dan is de verklaring geen doel op zich, maar wel een middel om de boel gedocumenteerd te hebben. Verder ga ik het ook niet spannender maken dan het is.
-
-
@Mark, dat is natuurlijk prima.
Mark Hoogland zei:@Marijke, qua formele BAG-documenten heb je gelijk. Daarbij denk ik dat de verklaring op zich geen MOETEN is, maar in het kader van wat hebben we wanneer hoe gedaan gecombineerd met het belang van de digitale werkexemplaren ga ik het toch adviseren. Dan is de verklaring geen doel op zich, maar wel een middel om de boel gedocumenteerd te hebben. Verder ga ik het ook niet spannender maken dan het is.
-
-
In mijn reactie staat blijkbaar een fout, waar oud-collega Ralph mij op wees. Ik zei: "... als de conversie een hernummering betekent, dan moet je dit ook aanpassen in de BAG."
Echter, zoals Ralph het goed weet uit te leggen:
"Dit kan niet. Het documentnummer is onderdeel van de authentieke gegevensset. Het wijzigen van een documentnummer ansich is echter geen aanleiding om de BAG aan te passen. Er wijzigt namelijk niets in de werkelijkheid.
In plaats hiervan zou je kunnen overwegen om de oude nummering als zoekingang in tact te laten."
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
