Misschien herinner je de zaak over de filmrolletjes van de val van Srebrenica?  Was het wel of geen opzet dat de rolletjes niet werden ontwikkeld ? Uiteindelijk bleek het te gaan om een menselijke fout zonder enige opzet. De filmrolletjes waren geen archiefbescheiden in  de zin van de Archiefwet, maar speelden wel een belangrijke rol in het duiden van wat er echt is gebeurd.  

Menselijk handelen speelt nog steeds een wezenlijke rol bij het vraagstuk vernietigen. Ik kan me nog een uitspraak tijdens een werkbezoek in de jaren tachtig herinneren bij het vernietigen van privacy gevoelig materiaal dat de 'dikke' dossiers de voorkeur hadden om te worden vernietigd dan de dunne dossiers.

Hoe transparant is de overheid voor burgers en ondernemers ? Zijn die echt in staat overheidsinformatie te raadplegen ? Mijn verwachting is dat komende jaren het veiligheidsaspect steeds belangrijker gaat worden. Een mooi voorbeeld van afgelopen vrijdag was dat premier Rutte het niet gepast achtte een gespreksverslag inzake de MH17 te openbaren. Wat was ook al weer de quote van de 19e eeuwse staatsman Thorbecke; ’Openbaarheid dat is de groote, algemeene school van politische opv.... Uiteraard kan ik niet beoordelen of het veiligheidsaspect te groot is en Rutte terecht het document geheim houdt.

Werkprocessen bij de overheid zijn voor een groot deel gestandaardiseerd.  Voor de standaard processen omvat in de zaaktypecatalogus bij gemeenten zal het steeds eenvoudiger worden om de termijn te bepalen. Hiervoor wordt een nieuwe selectielijst voor vastgesteld en daar kan dan weinig aan 'mis' gaan mits gestructureerd ingericht. Waar digitale informatie niet gestructureerd wordt opgeslagen denk aan het bekende voorbeeld van het bestemmingsplan, hebben we soms een probleem van de authenticiteit. Wat is nu de juiste versie van het bestemmingsplan om te gebruiken bij een rechtszaak bij de Raad van State ? Tot 2010 moesten juristen vaak het originele bestemmingsplan op papier meenemen.

In het geval van de filmrolletjes en het verslag MH17 is er geen sprake van gestructureerde informatie. Maar of het nu over gestructrureerde of ongestructueerde informatie gaat, wanneer informatie niet in beeld is, kan er ook niets openbaar worden gemaakt.

Aanstaande donderdag 29 januari 2015 organiseert het Nationaal Arch... Ik ben benieuwd of het aspect vernietiging, die niet transparant verloopt, ook aan de orde komt. Openbaarheid draagt inderdaad bij aan transparantie, maar begint zoals duurzaamheid aan het begin van het proces. Daar moet worden geborgd dat de informatie ook vindbaar en raadpleegbaar is. En zijn die data nog wel eigendom van de overheid of van de cloudprovider ?

Dit zijn de thema's:

• wat is de behoefte aan actieve openbaarheid van overheidsinformatie (bij burger, bestuur, ambtenaar, bedrijf, journalist, etc.)
• wat zijn de juridische kaders waarbinnen actieve openbaarheid opereert (toegespitst op intellectueel eigendom en privacy)
• In hoeverre is het mogelijk actieve openbaarheid 'bij design' in te bouwen in de systemen van de overheid.