BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vermelding persoonsgegevens in zaaksysteem (veld omschrijving)
Bij onze gemeente worden in het veld 'omschrijving' van het zaaksysteem persoonsgegevens vermeld, b.v. omschrijving: Aanvraag Geboorteakte - I. Bouwman.
Deze week heb ik deelgenomen aan een training en daar kwam dit ook aan de orde, o.a. in relatie tot de AVG.
Gebruik je alleen de omschrijving 'aanvraag geboorteakte', dan ontstaan er veel registraties met deze omschrijving.
Mijn vraag is: hoe gaan andere organisaties hiermee om en hoe zorg je dat registraties / documenten terugvindbaar zijn in het zaaksysteem als je geen persoonsgegevens vermeld in de omschrijving.
Alvast bedankt voor jullie reacties.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
hallo Ivo,
uit je vraag maak ik op dat naamgebruik in de omschrijving werd afgekeurd? Wat was de argumentatie?Ik denk dat het goed is om niet in een kramp te schieten. In bepaalde gevallen, met name bij lang/blijvend te bewaren informatie, is het af te raden namen op te nemen in de registratie. In andere gevallen is het verdedigbaar.
groeten,
Jack
-
Permalink Antwoord van Esther Uiterlinden op
-
Als het voor de terugvindbaarheid is zou ik het altijd in een ander veld opnemen, zodat je niet omschrijvingen moet aanpassen bij overdracht over vernietiging. Op dat laatste punt zijn de meningen verdeeld of je persoonsgegevens in die gevallen moet anonimiseren of pseudonimiseren. De archiefbewaarplaats zou ik daar als leidend nemen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Is jullie zaaksysteem niet gekoppeld aan de BRP?
-
Permalink Antwoord van Ivo Bouwman op
-
Yvonne Welings zei:Is jullie zaaksysteem niet gekoppeld aan de BRP?
Het zaaksysteem is gekoppeld aan de BRP, dus zijn de documenten terug te vinden.
Dat is denk ik niet het geval als een advocatenbureau een akte opvraagt van een cliënt. Dan wordt namelijk het adres van de advocaat gekoppeld.
-
Permalink Antwoord van Kirsten van Opijnen op
-
Wij hebben afgesproken geen persoonsgegevens in de omschrijving op te nemen. Dit heeft vooral te maken met rapportages die gedraaid worden en waarin dan onnodig veel persoonsgegevens zitten. Mijn registratie-team controleert hier ook op. ook bij zaken die door de afdelingen zelf zijn gemaakt. Elke dag wordt gecontroleerd wat de dag ervoor is aangemaakt. Zij passen het aan en geven dan feedback naar de afdeling. Naast een omschrijving veld (dat beperkt is tot een aantal letters) hebben we ook nog een toelichtingen veld bij de omschrijving. Hierin mag wel de naam worden gezet. Dit veld wordt namelijk niet gebruikt bij de rapportages, maar kunnen de medewerkers wel inzien en zo het onderscheid maken tussen 12 dezelfde "aanvragen" of "bezwaarschriften". En als je zoekt op het zaaksysteem kan je de zaak ook vinden, want het veld toelichtingen wordt ook automatisch doorzocht (je kan het alleen vinden als je het ook mag zien, ons systeem is op need-to-know ingericht). Ook is er een veld NAW waaruit dat opgemaakt kan worden. Alleen bij een bezwaarschrift is dit niet altijd duidelijk als een advocaat het heeft ingediend. vandaar het toelichtingen-veld.
Het toelichtingen veld hebben wij voor sommige teams (zoals bezwaarschriften) ook zichtbaar gemaakt in de werkvoorraad. In ons zaaksysteem is dit mogelijk en dit nam gelijk veel weerstand weg bij de teams die dit veld echt nodig hebben.
-
Permalink Antwoord van L. Filius op
-
In ons zaaksysteem worden in principe geen namen in de zaakomschrijvingen weergegeven. Er kan vanuit het adresboek naar NAW-gegevens gezocht worden. Want wie weet na X-tijd nog wie de persoon was en als men het al weet dan kan dit vanuit de adresboeken (gekoppeld aan het BRP) alsnog opgezocht worden.
-
Permalink Antwoord van Jaap de Jonge op
-
Naar mijn bescheiden mening biedt hetgeen je hier in een omschrijvingsveld zet, niet zoveel toegevoegde waarde (voor terugvindbaarheid). De gestructureerde zaak(meta)data is genoeg: zaaktype, aanvrager (uit NHR als betrokkene), subject (als betrokkene uit de BRP)...
-
-
Ik denk dat de reden om het in de omschrijving neer te zetten vooral voor de korte termijn vindbaarheid is. Dus in de werkvoorraad van medewerkers. Daar kwam bij ons vooral de opmerkingen uit de organisatie vandaan. Door in de werkvoorraad wat andere velden te laten tonen was dit opgelost en was het niet meer nodig om dit in de omschrijving neer te zetten.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
