BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Verleende evenementenvergunning langer bewaren

Beste vakgenoten,

Recent heb ik een overleg gehad met collega's van de afdeling vergunningen i.h.k.v. de inrichting van ons digitaal vergunningensysteem. Hier zullen o.a. ook de evenementenvergunningen in worden vastgelegd. In dit systeem worden per zaaktype de bewaartermijnen ingericht. Voor een evenementenvergunning zal dit 1 jaar worden o.b.v. de gemeentelijke selectielijst. Collega's van de afdeling vergunningen vinden deze termijn van 1 jaar wat aan de lage kant. Een aantal argumenten is:

Terug kunnen kijken hoe de vorige vergunning is vastgesteld;
Er worden bepaalde documenten, zoals politierapporten, brandveiligheidsrapporten etc. in vastgelegd;
In verband met corona zijn er bepaalde evenementen niet doorgegaan, waardoor de betreffende evenementen van +/-3 jaar geleden niet meer geraadpleegd kunnen worden.

Zijn er gemeenten die voor evenementenvergunningen uitzonderingen c.q. afwijkingen hanteren of moet het antwoord altijd 'nee' zijn?

Alvast bedankt!

Groet Danny

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van jack karelse op 1 Augustus 2022 op 11.41

het antwoord moet zeker niet altijd 'nee' zijn.
Als ik je vraag zo zie, is een belangrijk argument voor een langere bewaartermijn de mogelijkheid om terug te kunnen kijken naar de voorgaande vergunning. Dat kan ook bij een bewaartermijn van 1 jaar (na het evenement). Een volgende vergunning zal binnen het jaar ingediend worden. Is de vergunning verleend voor een evenement op 1-8-2022 zal vernietiging niet eerder dan 1-8-2023 plaatsvinden. Veelal in 2024.
Zo bezien mag het antwoord 'nee' zijn.

Je zou een eenmalige uitzondering kunnen hanteren vanwege corona. Wil je van de uitzondering regel maken?

Er zijn hardliners die vinden dat je dit soort uitzonderingen niet moet maken. De vraag is wie je daar een plezier mee doet. Als jou klanten graag -met goede argumenten- een wat langere bewaartermijn zouden willen hanteren en er is geen wezenlijk bezwaar om daar niet aan tegemoet te komen, waarom dan niet?
Leg het wel vast en check periodiek of de uitzondering nog nodig is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rens op 1 Augustus 2022 op 13.44

Je zou kunnen redeneren: corona is een hotspot en daarom gaan we alle dossiers van evenementen die vanwege corona niet door konden gaan permanent bewaren. Dat lost weliswaar maar een deel van het vraagstuk op, maar toch.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marjelle Wouters op 1 Augustus 2022 op 14.50

Ook bij ons is gevraagd om de bewaartermijn om die redenen te verlengen. Wij hebben toen uitgelegd dat 1 jaar bewaartermijn in de praktijk inhoudt dat vernietiging in het jaar na het verlopen van de termijn plaatsvindt. Daarmee vang je af dat jaarlijkse vergunningen altijd geraadpleegd kunnen worden.

Wij hebben ook een aantal evenementen die om de 2, 3 of 4 jaar plaatsvinden. Daarvan is met de afdeling afgesproken dat zij deze op de vernietigingslijst markeren voor uitstel. Op deze manier hanteren we de standaard van 1 jaar maar kunnen we voldoen aan de vraag voor de uitzonderingen.