BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Verklaring van substitutie
Hoi iedereen!
Ik wil graag een verklaring van substitutie krijgen. Wil iemand zo aardig zijn om het stapje voor stapje uit te leggen? Ik moet het volgende week presenteren, maar ik begrijp niet zo goed hoe en wat. Je stelt zelf een verklaring van substitutie op. Maar waar vind ik zo'n verklaring? En wie moet die verklaring goedkeuren? En waar moet je allemaal aan voldoen?
Heel erg bedankt! You save my carriere! :)
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Over vervanging op grond van de Archiefwet artikel 7 neemt wanneer je bij een gemeente werkt, het college van B. en W. een besluit. Dat besluit gaat vooraf door een onderzoek, bijvoorbeeld over het scannen van de documenten. In de handreiking vervanging kan je daar veel over lezen.
Wat je daar niet leest, is dat er meer komt kijken dan scannen alleen. Je moet auditen of het echt zo werkt zoals je in je handboek vervanging hebt beschreven.
Hoe zorg je ervoor dat de bestanden ook over tien jaar of honderd jaar nog leesbaar zijn? Niemand die dat echt weet, maar je kunt wel maatregelen nemen om te voorkomen dat die niet leesbaar zullen worden, metadateren met het TMLO bijvoorbeeld, de juiste bestandsformaten en aansluiten op een e-depot.
Hebben jullie geen archivaris of andere informatiedeskundige waar je te rade kunt gaan? Better safe than sorry is mijn advies.
-
Permalink Antwoord van Ilse Stroet op
-
Substitutie is niet meer dan van fysiek naar digitaal. Maar met toestemming van de eigenaar die het fysieke document heeft gemaakt. Waarna het fysieke document wordt vernietigd, omdat dan het digitale het origineel is geworden. (Even in makkelijke taal gezegd).
Wel moet het zeker voldoen aan digitale eisen voor opslag, metadata, inkt eisen, etc. (niemand weet dit nog precies, maar er is vooruit gang hierin) opslag in goede en geordende en toegankelijke staat, alsmede de totale vernietiging ervan, als de tijd daarvoor rijp is zeg maar. Bij vernietiging moet echt alles dan vernietigd worden, backup, opslag, cloud etc waar het ook maar staat, maar dan niet meer te herleiden zijn of terug te vinden zijn. Bij sommige instanties zoals de gemeente, is vaak de eigenaar college van B en W, maar anderen gewoon de eigenaar of de baas van het bedrijf. Kijk op site van erfgoed, Archiefwet, Rijksoverheid,
Succes.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op
-
Een model vervangingsbesluit vind je in Bijlage 7 van de 'Handreiking vervanging archiefbescheiden', versie 2.0. Vervangingsbesluiten van andere organisaties vind je op https://zoek.officielebekendmakingen.nl/.
-
-
Zo'n audit, waar u het over had mevrouw Welings, kan dat zowel intern worden gedaan door collega's die digitaal werken als extern door bijvoorbeeld een archiefinspecteur?
-
-
Beste Loise,
Auditing is best een breed begrip. Je kunt ook (cloud)-applicaties laten auditen op archieffuncties zoals de NEN 2082. Zo'n leverancier zegt dan gecertificeerd te zijn. Dat vraag je aan de leverancier zelf. Een voorbeeld hiervan vind je in deze bijdrage in Computable deze week over de Doxis4 iECM-suite. Van sommige leveranciers van bijvoorbeeld een personeel systemen als Youforce weten we niet of deze voldoen aan de NEN 2082.
Ik weet niet of er bij jullie organisatie een gemeentearchivaris is benoemd ? Wanneer dat het geval is kan je aan die functionaris vragen om een advies bij het vervangingsbesluit. Een vervangingsbesluit is een besluit in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. Zie voorbeeld.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
