Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 28 Februari 2013 op 19.07

dag Wim,

Misschien kan je eens contact opnemen met je collega's uit Noord-Brabant. Informeel heb ik begrepen dat dit de oorzaak was van een soort crisis(link).

 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bart van Oerle op 6 Maart 2013 op 9.21

Wij zijn bij de gemeente Heemstede ook van plan om deze taak stapsgewijs te verschuiven van DIV naar behandelend ambtenaar. We zijn nu bezig met het inrichten van een nieuw zaaksysteem. Als je zaaktypen goed beschreven hebt met daarbij de resultaattypen en bewaartermijnen die daarbij horen. Dan is registratie en archivering geen vakwerk meer waarvoor je een Div-er nodig hebt. De behandelend ambtenaar kan dan met een paar muisklikken het stuk toevoegen aan een bestaande zaak of een nieuwe zaak. Die afweging kan vaak ook het best door de behandelend ambtenaar gemaakt worden lijkt me.

Het is dus geen kwestie of DIV het wel of niet aankan. Uit oogpunt van efficiente bedrijfsvoering en kwalitatief goede registratie (wie kan nu het beste beoordelen bij welke zaak(-type) iets hoort) is het mijns inziens beter als de behandelend ambtenaar deze taken overneemt.

Voorwaarde voor succes is dat je het zaaksysteem zodanig inricht dat een behandelend ambtenaar ook heel laagdrempelig die registratie kan doen. Zomaar taken overhevelen zonder de registratie stappen beter te laten aansluiten bij het werk van de behandelend ambtenaar is gedoemd te mislukken. Dat gaat tot meer foute registraties leiden en vooral tot veel irritatie. Ze krijgen dan het idee dat ze opgezadeld worden met extra administratieve DIV taken.
Als je het systeem goed inricht, dan wordt het ervaren als een logisch onderdeel van functie.

Archivering kan geautomatiseerd achteraf op basis van het resultaat van het zaaktype.

DIV kan dan meer gaan adviseren, monitoren en kwaliteitscontroles doen. Het echte vakwerk dus!

 

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie