Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 19 April 2012 op 10.53

Ik denk dat je moet gaan kijken naar het daadwerkelijke nieuwe functiepakket van DIV als geheel. Wat is het ambitieniveau van de organisatie, en wat daarbinnen van DIV verwacht? Daar zullen ongetwijfeld een aantal pro-actieve taken (b.v. klantcontact, applicatiebeheer, inspelen op nieuwe technische ontwikkelingen) en een aantal reactieve taken (registratie van ingekomen stukken, controle van registratie door medewerkers op de afdelingen, bijwerken van het papieren archief) in zitten. Dat betekent dat niet een hele afdeling in een keer pro-actief hoeft te gaan zijn. Het betekent wel dat je specifieke taken bij specifieke medewerkers gaat beleggen, en selectief medewerkers cursussen gaat laten volgen op taak/kennisvelden waar ze nog niet denken te kunnen voldoen aan de taken.

Bij reactieve medewerkers gaat het vaak (maar lang niet altijd) om angst: ik ben ooit aangenomen voor functie A (of, wat ook in veel gevallen is gebeurd: ik voldeed niet meer in functie B, dus hebben ze maar op functie A neergesmeten ihkv herplaatsing, en daar doe ik nu maar mijn dingetje). Dat takenpakket ken ik nu, en daar ben ik (redelijk) goed in. Maar nu verandert het takenpakket. Oh jee. Waarom? Het ging toch prima zoals het ging? Ik deed mijn werk toch goed? Wat gebeurt er als ik niet goed genoeg meer ben? Laat ik de invoering van het nieuwe takenpakket maar zo lang mogelijk vertragen.

En dat niet 1 keer, maar meerdere keren achter elkaar sinds de opeenvolging van technische ontwikkelingen (en wetgeving) sinds het einde van de jaren 90 zo'n vlucht heeft genomen.

Oftewel: omdat het ambitieniveau en daarmee het takenpakket van de organisatie in de huidige tijd zo snel en zo vaak verandert, zoeken veel medewerkers een rustpunt, een nieuwe stabiele omgeving (lang niet alle medewerkers, maar ik ben veel DIV-medewerkers tegengekomen in mijn werkende leven die zo in elkaar zitten). Wil je die mensen weer pro-actief krijgen, dan moeten ze weten wat ze moeten leren, waarom, en wat de eindsituatie gaat zijn (en hoe lang die gaat bestaan). Pas dan kunnen ze bewust de keuze maken om daar wel of niet in mee te gaan. Gaan ze niet mee, dan is de nieuwe organisatie niet meer hun oude thuishaven. Gaan ze wel mee, dan hebben ze een doel om naar toe te werken, en zullen ze uiteindelijk gemotiveerder daaraan meewerken. Maar daarvoor moeten de ambities van de organisatie en de gewenste kennisniveaus en houding van medewerkers daarin wel vastliggen, en voor een bepaalde periode niet al te sterk van de ene op de andere dag veranderen. Want daar helpt een cursusje volgen niets aan.

Helpt dit iets?  

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Lourens op 23 April 2012 op 11.26

Ik denk dat er heel veel wegen zijn die naar Rome leiden, die allemaal afhankelijk zijn van de mensen die er zitten, de grootte van de organisatie, de huidige situatie (wordt er al enigszins digitaal gewerkt, is alles nog analoog?) en niet te vergeten de visie van de organisatie als geheel en DIV in het bijzonder.

Bij een kleine organisatie zal iedereen alles moeten kunnen, van inscannen tot adviseren, bij grote(re) organisaties kan er een splitsing gemaakt worden tussen functies. Bijvoorbeeld een ploeg die het inscannen en invoeren doet en een ploeg die pro-actief de organisatie in gaat, medewerkers helpt, functioneel beheer doet, etc. In het laatste geval zul je vaak zien dat de huidige bemensing voor de tweede categorie niet de capaciteiten heeft. In dat geval zul je hier mensen voor moeten aantrekken en kan het zijn dat er mensen hun baan gaan verliezen. In het eerste geval ligt dat gecompliceerder, omdat mensen een deel van hun werk wel, en een deel van hun werk niet naar behoren kunnen uitvoeren.

 

In beide gevallen echter is het van belang dat de organisatie zelf een visie neerlegt waarin voor iedereen duidelijk is welk doel er bereikt moet worden. Ook is het van groot belang dat het MT hier een voorbeeldrol in vervult en een idee heeft van de cultuuromslag die er nodig is. Als de medewerkers duidelijk is gemaakt wat de doelstelling is, dan zal er per medewerker (en dus MET de medewerker!) gekeken worden of deze ambitie gelijk ligt aan wat de medewerker wil. Daaruit kun je al snel zien, en is het ook voor de medewerker zelf duidelijk, of er nog een toekomst ligt binnen de organisatie. Is dit zo, dan kunnen cursussen en trainingen uitkomst bieden, maar ook nieuwe medewerkers die al wel op de gewenste manier werken en die een voorbeeldrol kunnen spelen kunnen hier bij helpen (tijdelijk of permanent).

 

Goed, succes in elk geval!

Lourens

 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 2 Mei 2012 op 8.43

zo ingewikkeld moet je het niet maken. Goed contact met je gebruikers, weten waar je voor staat, ontwikkelingen binnen de organistie en het vakgebied volgen. Ben je nieuwsgierig naar wat er in de organisatie gebeurt en wat je collega's doen, op welke manier ze tegen het archief aankijken? Dan ben je al een heel eind. Een cursus kan je wel richting geven, maar daarna is het zaak in de praktijk te brengen wat in de cursus is gedaan. Leren/coaching op de werkplek kan een goede aanvulling zijn.

Velen kunnen dit prima aan, zolang je maar weet wat je zelf aankunt. DIV-teams zijn meestal gevarieerd van samenstelling, waarbij er werkverdelingen te maken zijn waarin de meesten zich thuis kunnen voelen.

Dus ben het grotendeels eens met Bas. En ook met Lourens.
Hang de eigen rol en deskundigheid niet te veel aan ambitieniveau van de organisatie en grote plannen (al dan niet) van het MT. Ook daarbuiten kun je je werk prima (pro)actief invullen.

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie