BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Van centraal archiefbeheer naar beheer "in situ"
Onze aanpak is nog vaak dat we alle records naar één beheeromgeving willen trekken: een DMS/RMA, een zaaksysteem of een goed georganiseerde netwerkschijf. Ik heb echter een paar keer het geluid gehoord (voorbeeld) dat we er naar moeten streven om records management in te regelen in alle omgevingen waarin informatie wordt aangemaakt en gebruikt. Met andere woorden: in plaats van dat we records naar het DMS o.i.d. halen en zeggen dat dát het archief is dat door DIV wordt beheerd, zouden we het archiefbeheer moeten realiseren in alle andere (key2-)applicaties. In hoeverre we daarin moeten doorslaan hangt af van de risico's.
Ik ben op zoek naar bronnen waarin dit omdenken verder uitgedacht of bediscusieerd wordt. Ik probeer aan te tonen dat dit een ontwikkeling in het vakgebied is en dat ik geen spoken zie.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Annemieke Adema op
-
Ik weet niet zozeer literatuur uit het hoofd, maar het kan vooral bij te vernietigen informatie (korte bewaartermijn zeg <10 jaar) een hoop geld/gedoe in met name koppelingen schelen als er goed archiefbeheer op back-office applicaties gevoerd kan worden. Mits een goed informatiemanangement wordt uitgevoerd en dus wel duidelijk is waar het gehele 'dossier'of zaak is. Door een goede zoekfunctionaliteit kan je hier vorm aan geven.
Veel BO zijn niet gekoppeld aan een DMS, waardoor er veel schijfvervuiling is, namelijk dubbele opslag of te lang bewaren en dit voorkom je met een simpele functionaliteit als het kunnen vernietigen volgens de regels van de Archiefwet.
Voor blijvend te bewaren bescheiden en informatie die langdurig (> 10 jaar) bewaard moet worden, kies ik persoonlijk wel voor het 'halen' van de records naar het DMS of een e-depot of een goed georganiseerde netwerkschijf, als maar duidelijk is wat waarom je waar opslaat, maar dat is logisch natuurlijk.Vorig jaar heb ik op overheid & ICT vragen gesteld aan verschillende leveranciers over de functionaliteit vernietigen (de basis van een archiefsysteem, archiveren is ook vernietigen), de antwoorden daarop waren toendertijd uiteenlopend van: "die vraag hebben we nog nooit gehad"tot "daar meoten we mischien iets mee". Bij veel BO leveranciers leefde dit toen nog niet. De huidige stand van zaken weet ik ook niet.
en een kleine verwijzing toch nog die dit zijdelings raakt: http://www.westfriesarchief.nl/images/pdf/Over-ons/vakhoek/Handboek... zie daar blz. 35 paragraaf 6.6
-
Permalink Antwoord van Adrie Spruit op
-
De Moreq2010, een norm met als titel 'Modular Requirements for Records Systems', gaat uit van een gedistribueerde opzet oftewel knooppunten (systemen) die wel met elkaar in verbinding staan (want je wilt over het algemeen wel samenhang). In ieder geval beschrijft de Moreq een opzet waarbij records over meerdere systemen zijn verdeeld. Dat lijkt aan te sluiten op wat Marco benoemt. Zie http://www.moreq.info/.
Wel een waarschuwing vooraf. De genoemde website meldt: "MoReq2010® aims to provide a comprehensive, but simple and easily understood set of requirements for a records system that ......" Dat 'simple and easily understood' kun je maar beter met een grote korrel zout nemen.
En ik ben benieuwd of iemand implementaties van de Moreq kent. Ik nog niet.
-
Permalink Antwoord van Jos Balvers op
-
Ik ben het helemaal met je eens dat dit een belangrijke ontwikkeling in het vakgebied is. Backofficesystemen worden steeds minder vaak gevuld o.b.v. een binnenkomend papieren document (dat netjes in het DMS komt). Steeds vaker komt de informatie via één of ander geautomatiseerd lijntje binnen. Het is ondoenlijk (en hopelijk ook onnodig) om al die informatie naar het DMS te halen.
Vanuit informatievoorzieningsoogpunt wil je bij elkaar horende informatie als geheel kunnen presenteren. Onafhankelijk van de plek waar het staat of het formaat waarin het is opgeslagen. Ik weet dat er applicaties zijn die pretenderen dit te kunnen (helaas nog nooit met eigen ogen gezien). Een dergelijk retrievalsysteem zou m.i. de basis moeten zijn om de archivering/vernietiging vanuit een centrale aansturing te realiseren.
-
Permalink Antwoord van Frieke H op
-
Volgens mij zit dit artikel in het verlengde van je vraag Marco. Zojuist gelezen en het gaat uit van de steeds verdergaande zoekkracht van ICT. Of dat ook voor de complexe overheidsinformatievoorziening een optie is....?
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Interessant artikel, Frieke! Daar waar ik twee uitersten zie (één centraal archief vs. overal archief in de organisatie), vertelt dit artikel over een tussenvariant waarbij archief weliswaar overal "rondslingert", maar waarbij er ook centraal het e.e.a. geregeld is: een dashboard plus tools.
Het verhaal is wel erg theoretisch. De integratie van deze tools met diverse (backoffice-)systemen via "connectors" is m.i. absoluut niet vanzelfsprekend. Ik vraag mij af of er een Nederlandse (overheids-)organisatie is die al intensief met zulke "second generation information governance tools" werkt.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
