BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Valt een computerruimte onder de archiefregeling 2009?
Stel als organisatie hebben wij een positief subsitutie besluit ontvangen van GS van Utrecht voor permanent te bewaren documenten. Alle documenten worden na digitaal gearchiveerd te zijn direct vernietigd.
Er is nog geen backup gemaakt.
Ik vraag mij dan af moet je onze computerruimte dan zien als een archiefbewaarplaats of is de status archiefruimte voldoende?
Wie heeft hier een antwoord op.
Groet
Hans Dekker
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
In de toelichting op de regeling staat:
Voor digitale archiefbescheiden mag tevens geëist worden dat de bestanden zorgvuldig en systematisch beheerd worden. Een voorbeeld van een goed kader voor dit functioneel en technische beheer van digitale bestanden en -systemen is ITIL (IT Infrastructure Library). In NEN-ISO 15489:2001 worden enkele eisen aan het beheer genoemd, zoals herstelprocedures in geval van rampen of uitval van computersystemen (NEN-ISO 15489-1:2001, paragraaf 8.3.3) en het regelmatig maken van back-ups (NEN-ISO 15489-2:2001, paragraaf 4.3.7.3 en 4.3.9.2).
-
Permalink Antwoord van Arjan de Vries op
-
Logischerwijs is het dan een archiefbewaarplaats. Ik zou daar (zoals Yvonne terecht opmerkt) ITIL en een aantal NEN-normen op loslaten. Ook in RODIN is hier onlangs aandacht aan besteed.
-
-
@Nog een toevoeging: de informatiebeveiliging conform de Code informatiebeveiliging (NEN-ISO 27002).
-
Permalink Antwoord van Henk van der Meer op
-
Het is alleen een archiefbewaarplaats als de ruimte bij of krachtens de Archiefwet 1995 als bewaarplaats is aangewezen. Dat lijkt me hier niet het geval.
Arjan de Vries zei:Logischerwijs is het dan een archiefbewaarplaats.
-
Permalink Antwoord van Hans Dekker op
-
Mijn vraag is niet of het een archiefbewaarplaats is, maar moet een compuerruimte in mijn stelling een archiefbewaarplaats zijn.
Henk van der Meer zei:Het is alleen een archiefbewaarplaats als de ruimte bij of krachtens de Archiefwet 1995 als bewaarplaats is aangewezen. Dat lijkt me hier niet het geval.
Arjan de Vries zei:Logischerwijs is het dan een archiefbewaarplaats.
-
Permalink Antwoord van Chido Houbraken op
-
Volgens mij is het een archiefRUIMTE.
Ik neem aan dat het om routinematige vervanging gaat? Dus vervanging van archiefstukken direct na ontvangst e.d. Dan wordt het niet meteen overgebracht, maar wordt het nog in het werkproces gebruikt. Dan is een archiefruimte voldoende.
De vraag is welke eisen je stelt aan een DIGITALE archiefruimte. En of ze zoveel verschillen van een digitale archiefBEWAARPLAATS. Immers, of je nu iets digitaals 20 jaar of 100 jaar in leven moet houden; beide gevallen vereisen stevige waarborgen.
Als het goed is, zal een juiste strategie en inrichting hiervan een voorwaarde voor de machtiging van GS zijn.
-
-
In het geschetste geval is de computerruimte een archiefruimte. Als het aspect overbrenging aan de orde komt moet je gaan denken aan een archiefbewaarplaats, maar dat hoeft niet diezelfde computerruimte te zijn. De archiefregeling geeft regels voor archiefruimten en voor archiefbewaarplaatsen. De eisen zijn deels op het beheer van niet digitale archiefbescheiden gericht. vandaar de verwijzingen naar alternatieve normen.
-
-
Ben benieuwd waarom het geen archiefbewaarplaats zou moeten zijn (afgezien van de aanwijzing). In het voorbeeld gaat het immers om een permanent te bewaren stuk, dat nergens anders staat (backup). Overigens snap ik Chido's redenering wel...maar in het hypothetische geval dat dit niet om stukken gaat die in het werkproces worden gebruikt - wat is dan de uitkomst? Archiefbewaarplaats lijkt me.
Henk van der Meer zei:In het geschetste geval is de computerruimte een archiefruimte. Als het aspect overbrenging aan de orde komt moet je gaan denken aan een archiefbewaarplaats, maar dat hoeft niet diezelfde computerruimte te zijn. De archiefregeling geeft regels voor archiefruimten en voor archiefbewaarplaatsen. De eisen zijn deels op het beheer van niet digitale archiefbescheiden gericht. vandaar de verwijzingen naar alternatieve normen.
-
-
Ook over overbrenging van digitale bestanden is in de Archiefregeling een toelichting opgenomen:
In geval van overbrenging van digitale archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats zal steeds meer gebruik gemaakt worden van beveiligde verbindingen (deze regeling sluit dit overigens ook niet uit). In het geval dat toch van opslagmedia gebruik wordt gemaakt, zal dat slechts voor de overbrenging zelf zijn. Het stellen van gedetailleerde voorschriften is voor die gevallen niet opportuun.
-
-
@Ton, geheel mee eens !
Ton de Looijer zei:Maakt het wat uit hoe je het ‘beestje’ (opslagomgeving) noemt, als de processen (beheersomgeving) op basis waarvan digitale informatie wordt beheerd – blijkbaar - niet op orde zijn…
-
-
@Arjan:
Volgens mij zijn we het in de praktijk met elkaar eens, omdat ik nauwelijks praktische verschillen mbt de inrichting van een digitale archiefruimte of -bewaarplaats (zeker als er geen backup is). Qua bouw zou er wel eens een verschil kunnen zijn, net zoals er nu in de papieren situatie een verschil is. Kijk maar naar de brandwerendheid van de muren. En dat scheelt aanmerkelijk in de kosten.
@Ton:
Dat zou dus ook het belang kunnen zijn voor organisaties om het in deze situatie een archiefRUIMTE te laten zijn: de kosten. En archiefwettelijk hebben ze vermoedelijk gelijk.
-
-
@Chido: Eens. Heb inmiddels vanuit Z-Holland ook het kader voor goedkeuring R'dam gezien. Interessant.
Chido Houbraken zei:@Arjan:
Volgens mij zijn we het in de praktijk met elkaar eens, omdat ik nauwelijks praktische verschillen mbt de inrichting van een digitale archiefruimte of -bewaarplaats (zeker als er geen backup is). Qua bouw zou er wel eens een verschil kunnen zijn, net zoals er nu in de papieren situatie een verschil is. Kijk maar naar de brandwerendheid van de muren. En dat scheelt aanmerkelijk in de kosten.
@Ton:
Dat zou dus ook het belang kunnen zijn voor organisaties om het in deze situatie een archiefRUIMTE te laten zijn: de kosten. En archiefwettelijk hebben ze vermoedelijk gelijk.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
