BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Uitzonderingen bij registratie.... het wordt te veel om te onthouden
Jullie herkennen misschien wel de wanhoop van menig DIV'er. Bij de registratie moet vaak rekening worden gehouden met "een aantal" uitzonderingen. Zo maken we de vakgroep financiën kopiehouder (digitaal by the way) wanneer er geld binnenkomt of betaald moet worden (ivm strategisch geldbeheer) en letten we op de inzage wanneer een stuk wel of toch niet ingezien mag worden in dit specifieke geval. De lijst met uitzonderingen groeit enorm ondanks dat we veel van de standaard uitzonderingen in onze "triggers" hebben ingebouwd. Er moet veel uit het blote hoofd en daar gaat het regelmatig mis. Wie heeft goeie tips/trucs om dit probleem te tackelen (uiteraard zonder er een nieuw probleem bij te creëren).
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Roel Snijders op
-
Een vergelijkbare situatie kende wij tot 2009. In 2009 hebben wij het zaakgericht en digitale werken ingevoerd. Gelijktijdig zijn we met DIV terug gegaan naar onze core business. Dus concentreren op de taken waar je goed in bent en het afbouwen van taken die D?IV doet ter ondersteuning van de behandelaar. Zoals een afschrift bij een bezwaarschrift naar de afdeling. Als de gemeente leges moet betalen een kopie naar financien etc.
Div registreert het binnengekomen stuk als zaak of voegt het toe aan lopende zaak. Daar houd ook mee op. Alle andere werkzaamheden als een digitale kopie of een betalingsopdracht een ontvangstbevestiging is de verantwoordelijkheid van de behandelende afdeling en/of medewerker
Tijdens de invoering enige weerstand gehad van de afdelingen maar verder is het soepel verlopen.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
In Den Bosch omvatten de werkinstructies van DIV zo'n 100 bladzijden. Een en al uitzonderingen.
Momenteel zijn wij ook bezig met de invoering van het zaakgericht werken. Daarbij willen we ook het aantal uitzonderingen terug brengen. Desalniettemin komen bij de uitrol continu verzoeken die een uitzondering op het "generieke postproces" zouden betekenen.
Een deel van de uitzonderingsverzoeken kunnen wij oplossen door middel van rapportages, die de afdelingen zelf kunnen actualiseren (dus eigenlijk zijn het gekoppelde rapportage-sjablonen). Bij een ander deel van deze verzoeken zeggen we ja. Bij een derde deel zeggen we nee.
Als we nee zeggen, dan gaat men uiteraard mauwen. Dan is het een kwestie van begripvol zijn, maar niet toegeven (tenzij...). Meestal is dit voldoende en kan er gepraat worden over alternatieve oplossingen.
Mocht dat echter niet voldoende zijn, dan moet je als DIV'er ook hard kunnen zijn. Ik ga dan meestal moeilijk doen over dat we bij DIV met een man of 30 zo'n 1.500 ambtenaren moeten ondersteunen, die 600 compleet verschillende processen uitvoeren. Ik kan niet garanderen dat de uitzondering geen fouten gaat opleveren.
-
Permalink Antwoord van Baaf op
-
Wellicht op zaaktypeniveau vastleggen in het DMS. Doorgaans is er in de ZTC in het DMS ruimte voor notities (een appart registratieveld); dus uitzonderingen kun je ook centraal op zaaktypeniveau in het DMS vastleggen. Bij het selecteren van een zaaktype ziet men dan meteen de uitzondering of kan men bij twijfel deze notities/uitzonderingen raadplegen. Dit heeft als voordeel dat je alleen informatie/uitzonderingen raadpleegt voor de registratie of behandeling van een specifiek zaaktype en niet telkens een uitdijend en doorgaans gedateerd naslag moet raadplegen (omdat er misschien een uitzondering van toepassing is). in andere woorden: in plaats van alle uitzonderingen uit je hoofd leren is de informatie centraal vastgelegd en kan en hoeft deze pas geraadpleegd te worden op het moment dat je met dit zaaktype aan de slag gaat. Althans zo heb ik dit twee maal met succes geimplementeerd, maar het moet wel goed beheerd worden.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
