Inleiding

In het laatste nummer van Onderzoek Uitgelicht van 6 (2017) nr. 1 wijdt Raymund Schütz een artikel aan de bureaucratie waar Joodse overlevenden na de Tweede Wereldoorlog in Amsterdam en Den Haag mee werden geconfronteerd inzake achterstallige erfpacht. Een paragraaf in zijn artikel trok mijn aandacht en dat heeft de titel: Vernietigde dossiers.   Hij stelt dat de morele kwestie beperkt bleef tot het bijvoegen van alle correspondentie aan de gemeentelijke zaakdossiers in die tijd zonder dat het echt tot een bevredigende oplossing kwam voor de benadeelde partij. En wanneer het dossier gesloten werd, het naar het archief verhuisde. Hij baseert zijn bevindingen onder andere op een onderzoek van Robin te Slaa, De houding van de gemeente Den Haag tegenover &n...Eerder werden in Amsterdam de erfpachtdossiers uitgezonderd van ver...

Pivot echt nieuw?

Raymond Schütz stelt wanneer de PIVOT methode 1992-2001 van het Rijk zou zijn gehanteerd op gemeentelijk beleid de voor dit onderzoek belangrijke uitvoeringsdossiers zouden zijn vernietigd. Maar is het echt zo dat bij gemeenten in die periode geen uitvoeringsdossiers op vernietiging zijn afgesteld. Ik denk aan het voorbeeld van de cliëntendossiers. Maar ook een voorganger van een voorganger van de huidige gemeentelijke selectielijst stond toe dat de bouwdossiers op vernietiging mochten worden afgesteld. Bij mijn weten heeft daar geen een gemeente gehoor aan gegeven, maar het geeft wel aan dat het geen ongewone praktijk is en was om uitvoeringsdossiers op vernietiging af te stellen.

Check en balances

De nieuwe selectielijst steekt ook in op vernietiging op uitvoeringsniveau. Privacybescherming speelt daarbij nu een belangrijkere rol dan voorheen. Veel documenten zijn digital born en vernietiging gebeurt niet meer analoog. In principe voor zo’n 80% van de processen kan dit onderdeel automatisch worden ingericht. Bij dit soort procedures horen check en balances. In de gemeentelijke praktijk met een benoemde archivaris is het sinds jaar en dag praktijk dat de archivaris moet instemmen met de beoogde vernietiging. Op rijksniveau is dat nooit praktijk geweest en het is mij niet bekend hoe de procedures bij gemeenten zonder archivaris, provincies en waterschappen zijn ingericht. Het zou aardig zijn om ervaringen op dit gebied te delen.

En daar is nu een belangrijke check en balance bijgekomen, het Strategisch Informatie Overleg (SIO) waar vernietigingsvraagstukken het liefst met inbreng van een burger worden besproken. Met de vaststelling van de nieuwe selectielijst kan het SIO nu echt gaan functioneren. Mijn persoonlijke ervaringen met de bestaande SIO’s zijn tot op heden zeer positief. Ook daar is behoefte aan het delen van ervaringen, hoe werkt zo’n SIO in de praktijk en wat levert het aan meerwaarde op. Bij het vaststellen van de nieuwe gemeentelijke archiefverordening zijn daar vanuit de VNG wat handvaten meegegeven.