BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Uitfaseren applicatie (omgevingsvergunning)
Met de invoering van een nieuwe systeem is er onderzocht welke functionaliteiten overlapping hebben met de huidige applicaties binnen de gemeente. Nu blijkt er een applicatie (omgevingsvergunning) te zijn die inderdaad overlappingen toont. Nu komt de vraag waar moeten wij op letten bij het uit faseren van deze applicatie. De applicatie blijft raadpleegbaar maar op termijn zal het worden beëindigd.
Mijn vraag heeft er iemand met het bovenstaande al eens te maken gehad.
Wat zijn de dingen waar op gelet moeten worden en wat kunnen haken en ogen zijn.
Hoe is praktisch omgegaan met de (digitale) documenten van de applicatie die wordt beëindigd.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Misschien belangrijk voor dit vraagstuk om te vermelden welke documenten de bewaarserie zijn, analoog of digitaal of hybride ?
-
Permalink Antwoord van Menno Heringa op
-
Epe zet zaaksysteem.nl in voor de informatievoorziening in de Wabo.
Sinds zomer 2015 werkt de vergunningafdeling met het Zaaksysteem.nl in plaats van Corsa case (workflow). Men werkte al enige tijd volgens de Lean methodiek.
Tijdens de overgangsfase van het ene informatiesysteem, naar het andere systeem zijn de dossiers die in behandeling waren bij de eenheid vergunningverlening ook verder behandeld in DMS Corsa.
Dossier aanvragen van voor 2010 waren al (vervroegd) overgebracht naar streekarchief
Nieuwe aanvragen werden geregistreerd (zaak van aangemaakt) en verder behandeld in zaaksysteem.
Om ook Wabodossiers uit DMS Corsa te kunnen zoeken en openen wordt er gekeken naar een koppeling wat het mogelijk moet maken om vanuit het Zaaksysteem documenten op te zoeken uit het DMS.
Voor de inrichting van de Wabo in het Zaaksysteem zijn verschillende zaaktypen ingezet. Zie bijlage
- Bijlagen:
-
-
OMG EPE.png, 105 kB
-
-
Permalink Antwoord van Bruno Celak op
-
Jean-Luc Rouvroye zei:Als je de complete workflow van vergunningverlening in het zaaksysteem wilt onderbrengen: er zijn al verschillende pogingen ondernomen om dat te doen, maar de meesten zijn gestrand. Een zaaksysteem is nou eenmaal geen procesapplicatie. Wat je volgens mij beter kan doen is zorgen voor de mogelijkheid van uitwisselen van statusinformatie en centrale documentopslag: de procesapplicatie haalt de documenten uit het zaaksysteem/dms en schrijft ze er ook weg. Daarvan zijn verschillende werkende voorbeelden in den lande.
Bij het uitfaseren van een applicatie zal je moeten zorgen voor conversie, of als de mogelijkheid er is: vervroegd overbrengen. Dat eerste is voor je bedrijfsvoering (raadpleegbaarheid) de beste oplossing, maar misschien niet de goedkoopste.
-
-
Hallo Jean- Luc,
Dank voor je reactie. Ik zie bij een ander persoon ook het advies komen om het eerder over te brengen.
Ik zal onderzoeken of dat een tot de mogelijkheden kan zijn. E- depot of fysiek. Alleen bij een E-depot moet ik na gaan of de TMLO in de GISVG goed is ingericht.
-
-
Hallo Menno,
Dank voor je reactie. Ik zie bij een ander persoon ook het advies komen om het eerder over te brengen.
Ik zal onderzoeken of dat een tot de mogelijkheden kan zijn. E- depot of fysiek. Alleen bij een E-depot moet ik na gaan of de TMLO in de GISVG goed is ingericht.
Menno Heringa zei:Epe zet zaaksysteem.nl in voor de informatievoorziening in de Wabo.
Sinds zomer 2015 werkt de vergunningafdeling met het Zaaksysteem.nl in plaats van Corsa case (workflow). Men werkte al enige tijd volgens de Lean methodiek.
Tijdens de overgangsfase van het ene informatiesysteem, naar het andere systeem zijn de dossiers die in behandeling waren bij de eenheid vergunningverlening ook verder behandeld in DMS Corsa.
Dossier aanvragen van voor 2010 waren al (vervroegd) overgebracht naar streekarchief
Nieuwe aanvragen werden geregistreerd (zaak van aangemaakt) en verder behandeld in zaaksysteem.
Om ook Wabodossiers uit DMS Corsa te kunnen zoeken en openen wordt er gekeken naar een koppeling wat het mogelijk moet maken om vanuit het Zaaksysteem documenten op te zoeken uit het DMS.
Voor de inrichting van de Wabo in het Zaaksysteem zijn verschillende zaaktypen ingezet. Zie bijlage
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
Dag Bruno,
De oplossing die Jean-Luc aandroeg lijkt mij een goede. Binnen onze organisatie is het ook zo geregeld. De meeste zaaksystemen lenen zich niet voor het inregelen van de workflow.
Vanuit het oogpunt van beheersbaarheid zou ik, als dat kan, de oude applicatie volledig 'killen'. De documenten van lopende dossiers kunnen een plaats krijgen in de nieuwe oplossing (nieuwe vakapplicatie, vakapplicatie in combinatie met zaaksysteem/DMS, zaaksysteem etc). De afgesloten dossiers kunnen een plaats krijgen in DMS, vervroegd overgebracht worden, uitgeplaatst.
-
-
Hallo Marieke,
Het is inderdaad de bedoeling dat de oude applicatie GISVG eindigend is. Alleen raadpleegfunctionaliteit in GISVG is dan nog aanwezig. Maar ook dat zal op den duur ook gaan eindigen. De documenten van lopende dossiers worden behandeld in ons nieuwe applicatie Djuma. Je hebt het over de afgesloten dossiers kunnen een plaats krijgen in DMS, vervroegd overgebracht worden, uitgeplaatst. Bedoel je hiermee dat jullie hebben gekozen om de afgesloten dossiers in het nieuwe DMS in te pompen. Ik neem aan dat je met vervroegd overbrenging bedoeld het E-depot voor digitale dossiers en en voor fysieke bescheiden het archiefbewaarplaats.
-
-
Dag Bruno,
De tweede alinea van mijn antwoord gaat niet over mijn eigen organisatie. In die alinea probeerde ik vrijuit te denken om oplossingsrichtingen aan te dragen die jou misschien kunnen helpen. Ik ken je situatie niet tot in detail, dus vergeef me als ik dingen voor je invul.
Als het kan, zou ik de overbruggingsperiode waarbij GISVG zo kort mogelijk houden. Ik ken jullie situatie niet in detail, maar in het algemeen loop je het risico dat de bekendheid met het programma verdwijnt (het wordt alleen passief en steeds minder regelmatig gebruikt). De applicatie komt ook steeds verder af te staan van de ICT-standaarden van de organisatie, door veroudering en ophouden van ondersteuning. Dan kan het ook gebeuren dat de applicatie misschien een risico of een blocking issue wordt bij andere updates.
Ik wilde drie oplossingsrichtingen suggereren voor de oude dossiers:
- Opnemen in het DMS kan een oplossingsrichting zijn.
- Vervroegd overbrengen
- Uitplaatsen. Bij uitplaatsing worden de dossiers opgenomen in de archiefbewaarplaats, maar zijn ze nog niet overgebracht. Ze blijven dus onder het regime van de WOB vallen en ook selectie en vernietiging moet nog plaatsvinden.
Bij zowel vervroegd overbrengen als uitplaaten doel ik op de archiefbewaarplaats. Het e-depot is immers de digitale archiefbewaarplaats.
-
-
Beste Jean-Luc,
Het laatste zou inderdaad een uitkomst kunnen zijn. De omgevingsvergunningen met terugwerkende kracht 2010 (invoering WABO) scannen en vervolgen inpompen in Djuma.
Wij hebben geen vervangingsbesluit. Maar om toch aan de archiefwet te kunnen voldoen zou je wat je digitaal hebt ontvangen digitaal houden en wat op papier is ontvangen fysiek houden. Geen ideale situatie maar zolang wij geen vervangingsbesluit hebben is dat de enige optie.
-
-
Yvone,
Dank voor je reactie. Maar ik krijg her en der goede input.
Yvonne Welings zei:Misschien belangrijk voor dit vraagstuk om te vermelden welke documenten de bewaarserie zijn, analoog of digitaal of hybride ?
-
-
@Bruno, de toevoeging van hybride archivering maakt het vraagstuk anders.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Beste Bruno,
als er een "like" mogelijkheid was geweest had ik die geplaatst bij de reactie van Jean Luc. Er is in dat kader nog een denkbare strategie. Scan de dossiers in, breng ze onder in Djuma en plaats de papieren archiefstukken vervroegd uit. Het gegeven dat de meeste eDepot nog geen raadpleegfunctie hebben is dan niet meer relevant.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
