BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Uitbesteden scannen/registreren poststroom
In onze gemeente wordt er over gedacht om het scannen/registreren van de poststroom uit te besteden.
Mijn vraag is of er andere gemeenten zijn, die besloten hebben om dat ook te doen, maar ook of er gemeenten zijn die besloten hebben om dat niet te doen.
En wat zijn de ervaringen als het scannen is uitbesteed.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Dag Henk,
Daar heb ik zeker over nagedacht. De vraag is niet meer of het kan maar is de organisatie er rijp voor.
Zoals je weet werk ik in Deventer dus de afstand is kort.
Ik hoor graag van je
Mvrgr
Henk
-
Permalink Antwoord van Henk Westenberg op
-
Hallo Henk,
Ik begrijp dat het niet zo eenvoudig is om daar een eenduidig antwoord op te geven.
Daarom een korte toelichting.
In onze gemeente zijn we bezig met een aanbestedingsproject voor de aanschaf van een nieuw zaaksysteem en in dat kader willen we onderzoeken of het uitbesteden van het scannen/registreren tot de mogelijkheden behoort, want het heeft nogal wat gevolgen voor de mensen die hier dagelijks de post scannen en registreren.
Met vriendelijke groet,
Henk.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Henk, sommige gemeenten kiezen in plaats van uitbesteding aan een externe partij soms voor samenwerking op dit gebied met een andere gemeente. Zeker wanneer er sprake is van dezelfde ICT leverancier biedt dit mogelijkheden.
Niet alle gemeenten zijn in staat om alle 'ballen in de lucht' te houden en zoeken samenwerking op veel terreinen. of het nu om een BOA gaat, rekenkamer, een privacy officer of een CIO.
-
-
Hallo Henk
Ik denk dat je zaakgericht werken aan het implementeren bent?
Daar wil je je bij laten ondersteunen door een zaaksysteem.
Gevolg is proces herinrichting van "domeinen" (grofweg object domein en subject domein)
Resultaat moet worden efficiënt eindproduct op basis van de "vraag" voor/van burgers en bedrijven.
Ervaring leert: eerst moet je als organisatie het gehele proces zelf in de vingers hebben, daarna kun je de vervolg stap nemen om derden een deel van het proces te laten uitvoeren, omdat je dan een pas een 100% sluitende DVO met SLA kunt opstellen samen met deze derde.
Om capaciteit ruimte te creëren voor de implementatie, faseer je alvast eerst het oude standaard operationele werk uit, naar derden.
Ik heb tot half augustus vakantie, daarna kan ik je in een uurtje, volledig bijpraten en live laten zien, hoe we dat nu operationeel maar ook efficient doen. (1 beeld zegt meer dan 1000 woorden)
Mvrgr
Henk
-
-
Henk,
Hartelijk dan voor je reactie en als er voldoende tijd was geweest, had ik je zeker terug gebeld c.q. was ik langs gekomen.
Maar de aanbesteding wordt volgende week vrijdag gepubliceerd en voor die tijd moeten we aangeven of er in het programma van eisen scanvoorzieningen moeten worden opgenomen. Als ik je reactie echter goed interpreteer moet je er eerst voor zorgen dat je het proces zelf in de vingers hebt en dan een volgende stap nemen.
Met vriendelijke groet,
Henk.
-
-
Klopt. Verder heb ik ervaren dat eea al snel uitdraait op een Europese aanbesteding. Hetgeen al met al ong 100.000 euries kost en de uitkomst qua leverancier/partner ongewis is. Daartegen over bestaat de mogelijkheid om (bestuurlijk) aan te sluiten bij een "gemeentelijke" vereniging. (zonder aanbesteding) toevallig ook nog in Overijssel wat al gedragen wordt door de grote gemeenten zoals Zwolle, Deventer, Enschede (maar ook Rotterdam).
Een kleine gemeente kan daar van goed profiteren. (Standaarden en gemeentelijke uniformiteit)
Maar die afweging zal al wel gemaakt zijn.
Als ik je ergens mee kan helpen hoor ik het wel
De te lopen marathon begint pas als de leverancier en het parkoers bekent is de afstand is bepaald op iets meer dan 42 kilometer, de heuvels en (val) kuilen bepalen de eindtijden ☺
-
Permalink Antwoord van Bert Kwant op
-
Hallo Henk,
Docuwork is een organisatie welke zich richt op het digitaliseren van poststromen. Hiervoor gebruiken wij eigen software welke documenten kan herkennen en classificeren en daarna ook zo ingericht kan worden dat het per document/zaak kan bepalen hoe het binnen de organisatie gerouteerd dient te worden. Deze software kan in principe aan alle dms'en gekoppeld worden. Mocht je meer informatie willen dan hoor ik dat graag.
Bert Kwant (docuwork)
-
-
Hallo Bert,
Dank je voor je reactie.
Ik ben op de hoogte van werkzaamheden van Docuwork.
Met vriendelijke groet,
Henk.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
