Wat is het duale stelsel?

Het duale stelsel bij gemeenten dateert al vanaf het begin van de twintigste eeuw. Vanaf die tijd zijn de taken tussen de volksvertegenwoordigers en colleges van B. en W. , Kabinet en dergelijke strikter gescheiden. Hiermee werd beoogd dat de gemeenteraad het college meer zou gaan controleren. Hiervoor werd een Wetswijziging ingevoerd: Wet dualisering gemeentebestuur. Wethouders konden vanaf die tijd geen lid meer zijn van de gemeenteraad.

Gevolgen voor het ambtelijk apparaat

Je zou denken dat door het duale stelsel ook de taken in het ambtelijk apparaat zijn gesplitst vanaf 2002. Formeel is dat niet zo. Weliswaar is in 2002 gedualiseerd door middel van een wijziging van de Gemeentewet. Er zijn echter ook veel andere wetten, die de gemeente moet uitvoeren. Met een chique woord zijn dit de medebewindswetten. Hieronder valt ook de Archiefwet 1995. Deze medebewindswetten zijn gewijzigd door de "Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden" en het "Besluit dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden". Deze wetgeving is eerst op 7 maart 2006 in werking getreden.

Ook in organisatiebesluiten en archiefverordeningen is formeel vastgelegd dat de "DIV' de griffie ondersteunt.

Bij het VNG model van de Archiefverordening wordt het als volgt toegelicht:

De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke overheidsorganen (zoals de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de griffie en gemeentelijke privaatrechtelijke rechtspersonen zoals bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet met één of meer publiekrechtelijke bevoegdheden) alsmede de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoeren, bij burgemeester en wethouders, zie artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 30 van de Archiefwet bevat bovendien de opdracht voor de gemeenteraad om een verordening vast te stellen, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan burgemeester en wethouders deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.

Informeel is dat anders

Hoewel een en ander formeel goed is geregeld, werkt de praktijk soms anders, met de nadruk op soms. "DIV" en griffies werken in verschillende gemeenten goed samen bij de aanschaf van een systeem voor videotulen, bij andere gemeenten is dat niet zo.

Ervaringen op dit gebied zijn meer dan welkom en zullen nader worden toegelicht in de week Grip op Informatie in november 2020.