BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Toezicht gemeentelijke archieven
Hallo,
In verband met het opstellen van een nieuwe archiefverordening ben ik op zoek naar het verband tussen het KPI-verslag en het archieftoezicht.
Voor onze gemeente ben ik bezig met het opstellen van de nieuwe Archiefverordening volgens het (aangepaste) model van de VNG. Aan het model is een lid toegevoegd aan artikel 2 dat bepaalt dat de gemeentesecretaris belast is met het toezicht op het beheer van niet overgebrachte bescheiden. Het tweede lid van art. 2 zegt dat de gemeentesecretaris (twee)jaarlijks verslag uitbrengt over het beheer. Zoals ik het begrijp verwijst dit lid naar het KPI-verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording naar de raad.
Mijn vraag is nu of het KPI-verslag ook gezien kan/moet worden als het verslag over het toezicht als genoemd in het eerste lid.
Alvast bedankt voor jullie reactie.
Eelco
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Beste Eelco,
Je hebt gemeenten die wel of geen archivaris hebben benoemd. Daar is in het model een keuzemogelijkheid voor ingebouwd. In de toelichting staat wsl. het antwoord waar je op zoek naar bent. Het KPI verslag wordt horizontaal toezicht genoemd. De IBT's oefenen verticaal toezicht uit, en dat iedere provincie (helaas) weer anders. Op de waterschappen is ook verticaal toezicht, maar op de provincies die ook lagere overheid zijn weer niet. Dat schijnen ze te zijn vergeten in 2012.
Je schrijft gemeentelijke archieven, maar het is tevens de verantwoording over de informatiehuishouding. Ken je deze VNG handreiking ook ?
https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid...
Het antwoord is ja, maar sommige gemeenten kopen zo'n dienst ook in. Je hebt wel expertise nodig om een dergelijk verslag samen te stellen.
https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid...
Het tweede lid regelt de verplichting voor de [gemeentearchivaris OF gemeentesecretaris] om periodiek verslag uit te brengen aan burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen [en particulieren] die zijn overgebracht naar[, respectievelijk opgenomen in] de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kunnen burgemeester en wethouders (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.
Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door de gemeenteraad op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad. Voor gemeenten waar de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het verslag geldt het volgende. Het is aan de gemeentesecretaris om een toezichtverslag in te kopen bij een deskundige, bij voorkeur een (gediplomeerde) archivaris, de auditdienst of een commercieel bedrijf, of zich te laten bijstaan bij het opstellen van het verslag door bijvoorbeeld een functionaris kwaliteitsbeleid. Zie tevens de VNG handreiking Horizontale verantwoording van de Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) (april 2013).]
Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de [gemeentearchivaris OF gemeentesecretaris] en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.
Op grond van het derde lid kan de [gemeentearchivaris OF gemeentesecretaris] ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan [burgemeester en wethouders OF de gemeentesecretaris] over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.
-
Permalink Antwoord van Eelco Lelieveld op
-
Dag Yvonne,
Dank je wel voor je reactie. "Het antwoord is ja", schrijf je. Dat is de duidelijkheid die ik zocht. Ik had zelf ook die gedachte, maar was er nog niet helemaal van overtuigd. Dat het KPI-verslag t.b.v. de horizontale verantwoording tegelijk ook een verslag van het toezicht is, vind ik echter ook wel logisch.
Afgelopen jaar heb ik ervaring opgedaan en voor het eerst het KPI-verslag geschreven voor onze gemeentesecretaris (we hebben geen gemeentearchivaris). Voor onze gemeente gaat dus op dat de gemeentesecretaris zich voor het opstellen van het toezichtsverslag laat bijstaan door een functionaris kwaliteitsbeleid.
Yvonne Welings zei:Beste Eelco,
Je hebt gemeenten die wel of geen archivaris hebben benoemd. Daar is in het model een keuzemogelijkheid voor ingebouwd. In de toelichting staat wsl. het antwoord waar je op zoek naar bent. Het KPI verslag wordt horizontaal toezicht genoemd. De IBT's oefenen verticaal toezicht uit, en dat iedere provincie (helaas) weer anders. Op de waterschappen is ook verticaal toezicht, maar op de provincies die ook lagere overheid zijn weer niet. Dat schijnen ze te zijn vergeten in 2012.
Je schrijft gemeentelijke archieven, maar het is tevens de verantwoording over de informatiehuishouding. Ken je deze VNG handreiking ook ?
https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid...
Het antwoord is ja, maar sommige gemeenten kopen zo'n dienst ook in. Je hebt wel expertise nodig om een dergelijk verslag samen te stellen.
https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid...
Het tweede lid regelt de verplichting voor de [gemeentearchivaris OF gemeentesecretaris] om periodiek verslag uit te brengen aan burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen [en particulieren] die zijn overgebracht naar[, respectievelijk opgenomen in] de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kunnen burgemeester en wethouders (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.
Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door de gemeenteraad op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad. Voor gemeenten waar de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het verslag geldt het volgende. Het is aan de gemeentesecretaris om een toezichtverslag in te kopen bij een deskundige, bij voorkeur een (gediplomeerde) archivaris, de auditdienst of een commercieel bedrijf, of zich te laten bijstaan bij het opstellen van het verslag door bijvoorbeeld een functionaris kwaliteitsbeleid. Zie tevens de VNG handreiking Horizontale verantwoording van de Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) (april 2013).]
Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de [gemeentearchivaris OF gemeentesecretaris] en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.
Op grond van het derde lid kan de [gemeentearchivaris OF gemeentesecretaris] ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan [burgemeester en wethouders OF de gemeentesecretaris] over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.
-
-
Nog een toevoeging, bij het beleggen van de verantwoordelijkheden van toezicht is het van belang dat je rollen en verantwoordelijkheden scheidt zoals dat gebeurt bij de privacy officers en functionaris gegevensbescherming. Nu is dat formeel niet geregeld wanneer er geen archivaris is benoemd, de verwachting is wel dat dit principe ook wettelijk wordt verankerd bij de wijziging van de Archiefwet.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
