BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Toekomst DIV
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Een interessante discussie. Hoe de toekomst van DIV eruit komt te zien? Het antwoord op die vraag is afhankelijk van hoe je het begrip DIV definieert. Als een organisatieonderdeel of afdeling? Of de DIV medewerker? Of als een kennisgebied, ongeacht waar en door wie/wat dit in de organisatie wordt uitgevoerd.
Als organisatieonderdeel is die discussie niet zo interessant. Als DIV medewerker alleen in die zin dat bestaande uitvoerende kennis naar de voorkant moet worden gebracht en in systemen moet worden geïmplementeerd. In dat geval is de verandering de verplaatsing van uitvoering. Natuurlijk vraagt dat een pro-actieve houding van de betreffende kennismedewerker om zijn/haar kennis van de uitvoerend aspecten als adviseur in te zetten. Misschien is de vraag meer gerechtvaardigd of de procesuitvoerder / gebruiker daar wel zo klaar voor is. Zaakgericht werken is immers geen archivistisch vraagstuk, maar een procesgangvraagstuk. Daar is DIV geen eigenaar van, wel voor het aanreiken van de daarvoor benodigde archivistische oplossingen. Met archivistische oplossingen bedoel ik dan het geheel van acties nodig voor het registreren, ontsluiten, structureren en beheren van documenten/zaken (dossiers).
Natuurlijk kunnen we over die toekomst hele gewichtige academisch discussies voeren, maar die staan over het algemeen ver van de basale werkelijkheid en van de DIV werkvloer. Dan kom je al gauw terecht in theoretische en filosofisch getinte vergezichten. En natuurlijk is het van belang om theoretisch denkkaders op te zetten en een blik in de toekomst te werpen, maar dan wel vanuit de huidige werkelijkheid en vooral vanuit de allang bestaande archivistische theorieën waarin de oplossing meer besloten ligt dan wordt verondersteld.
De vraag is of er in de kern van de benodigde DIV kennis wel zoveel verandert omdat we digitaal werken. In de kern blijft het op hetzelfde neerkomen. Tot nu toe heb ik nog nauwelijks nieuwe archivistische toepassingen of kreten ontdekt die geen analogie hebben met de bestaande analoge wereld. Wat ik wél constateer is een enorme golf aan nieuwe termen/jargon voor al bestaand en breed courant jargon. In dat geval is het toch echt oude wijn nieuwe zakken. Daarvoor moet je natuurlijk wel de oude wijn (her)kennen.
Die nieuwe terminologie heeft namelijk ook een keerzijde. Het schept onnodige verwarring, juist door de combinatie met de boodschap van “dit is nieuw”en “alles verandert”. Daardoor begrijpt men elkaar verkeerd terwijl men het eigenlijk over hetzelfde (bestaande) fenomeen blijkt te hebben.
Wat ik aan de ronde tafel een waardevolle toevoeging zou vinden is een meer nadrukkelijke deelname van DIV-ers zelf. Nu ging het vooral over de DIV-ers, maar niet zozeer met. Dat zou nog meer dan nu het beeld op kunnen leveren dat bij hen die verandering allang bezig is. Uit eigen ervaring weet ik dat al veel DIV medewerkers de problematiek en aandachtspunten al beter onderkennen dan de gebruikers zelf waarvoor eigenlijk de veranderingen het groots zijn. Natuurlijk zijn er altijd medewerkers die moeilijk met veranderingen meegaan, maar dat is geen typisch DIV probleem, dat komt in alle lagen in alle organisaties voor, niet in de laatste plaats bij de gebruikers, die mis ik eigenlijk ook in deze discussie.
Al in de jaren ’90 viel mij op dat meer DIV medewerkers dan in het artikel wordt verondersteld signalen aan de organisatie afgaven waar zaken niet goed liepen en wat nodig was om tot volledige en goede dossiervorming en dienstverlening te komen. Maar ja, schaal 10 en meer laat zich niet graag geraden door een “archief” medewerker (schaal 5-7?). Uitzonderingen natuurlijk altijd daargelaten. Bovendien werd men vaak het bos ingestuurd met de belofte dat de op handen zijnde van (weer) de zoveelste reorganisatie dat wel zou oplossen. De digitalisering bracht met zich mee dat andere marktpartijen zich nadrukkelijker in de discussie mengden en door het management veelal eerder als gelijkwaardige gesprekspartner gezien. Kennelijk lieten zij liever daar hun oren naar hangen dan in plaats van naar de signalen van hun eigen DIV afdeling. De techniek was dan al aangeschaft en dan pas werd er gekeken naar de functionaliteiten. Komt overigens nog steeds voor. Dat is een van de oorzaken dat veel DIV-ers zich genegeerd voelden en over ging tot de orde van de dag. Dat moest ook wel, want de meeste organisaties hadden een onderbezetting DIV medewerkers, dus druk genoeg. Nu moet de DIV-er met regelmaat lezen dat zij een “imagoprobleem” hebben en zich onvoldoende toerusten op de toekomst. Naar mijn ervaring is dat voor het grootste deel onterecht. Gelukkig werd ook geconstateerd dat inmiddels de DIV-er allang bezig is zich in haar nieuwe rol te zetten en communicatief sterker wordt. Maar dan hebben we het ook over organisaties die in hun DIV investeren in mensen, kwaliteit en regiepositie. Dan krijg je vanzelf communicatief sterkere DIV medewerkers en afdelingen, kip en ei discussie?
Een interessante constatering in het artikel is het “nieuwe” verschijnsel van individualisering van de informatiehuishouding. Ook dit vraagt om een heldere definitie wat met hieronder precies verstaat. Kom al jaren juist in de analoge wereld verschillende voorbeelden tegen van eigendomsbeleving bij gebruikers, die het dossier als hún dossier zagen en DIV juist niet over het volledige dossier beschikte. Er zijn zelfs voorbeelden dat bij DIV pas na jaren al dan niet op een steekwagentje dossiers werden binnengereden “gevormd” naar de willekeur van de gebruiker. Hoe individueel kan je het hebben. Kern van de toekomst moet nu juiste zijn dat het dossier van de organisatie is en het zaakgericht werken nu juist de subjectiviteit moet voorkomen. Het werkproces wordt juist gestandaardiseerd. We gaan steeds meer voor gestandaardiseerde metadata omwille van een organisatieoverschrijdende uitwisselbaarheid. Voor dat deel kan er dus geen ruimte zijn voor individuele voorkeuren. Dat er ruimte is voor vrije metadata om op persoonlijke voorkeuren te zoeken is “slechts” een beperkte vorm van individualisering. Ook dat heeft een keerzijde omdat dergelijk persoonlijke tags vaak helemaal niet de voorkeur hebben van de opvolger en je een lijst van varianten creëert waardoor het bedoelde effect juist afneemt. Hoe groter de lijst van tags, hoe minder het effect. Bovendien bekijk je het informatiebeheer dan te eenzijdig vanuit een tijdelijk gebruikersbelang met als zwaartepunt de dynamisch fase.
Interessant om deze discussie Breed te blijven voeren. Ben vooral benieuwd naar praktijkervaringen op de werkvloer en hoe dit proces van transitie bij de gebruikers verloopt.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Reactie van Ton de Looijer met de voorkeur geen DIV te gebruiken en het advies om te gaan informeren.
Mijn pleidooi in het OD 20 2012 om te gaan ontschotten en te verbinden wordt in ieder geval wel omarmd.
Zie link.
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
Beste Ton,
De laatste bullit gaat erover dat de informatie-schade wordt aangericht door de organisatie (archief van toevallige baten ipv deugdelijk informatiebeheer op orde) in de vorm van o.a. schaduw-archieven en digitale puinhopen. De schaduw-archieven en achterstanden zijn voor de papi-div-er. De digitale puinhopen hebben nog geen 'opruimers'. ICT ontdubbeld wel wat, hoewel werking vaak onbekend bij div, maar enfin.
-
-
de geïndidualiseerde medewerker daarmee bedoel ik dat de organisatie nog wel kaders geeft (nog veel te weinig vind ik), de manager en niet of nauwelijks als integraal manager mee bezig gaat of op toeziet (enkelingen daargelaten, hoewel die rustig bij binnenkomst weer opnieuw gaan ordenen/organiseren, zonder samen te werken met Informatiemanagement) en die medewerker die maar wat doet met eigen mapjes (fysiek, digitaal en in de cloud), terwijl vaak prima zaakdossiers klaar staan (numerieke reeksen en andere defecten uitgezonderd), zonder gebruikers.
Zoiets....bedoel ik dan met geïndividualiseerde medewerker
-
-
Ton, eens met organisatievreemde archieven waar geen medewerker zich in herkende, met zaaksystemen oude wijn in nieuwe zaken nieuwe kansen, wordt wel tijd ook nadat we in 1950 het dossierstelsel invoerden eindelijk maar eens doorzetten hiermee
-
-
Ad van der Heijst was werkelijk gevloerd na het lezen van Overheidsdocumentatie en reageert ook met een blog (link).
Zou dit nummer geen collectors item worden ?
-
Permalink Antwoord van Roel Snijders op
-
Div heeft zeker een toekomst maar zeker een andere. Wanneer het volgens het ideale strategie gaat dan is de toekomstige div'er uitsluitend een medewerker die kwaliteitscontroles bij voorkeur dagelijks, aanpassingen uitvoert, te bewaren digitale zaken ontdoet van vvv stukken en deze uiteindelijk overdraagt aan het e-depot. Deze laatste hopelijk niet op gemeenteniveau ingericht. Maar bij voorkeur regionaal of landelijk. De vernietigbare stukken worden automatisch gearchiveerd. Waarbij steeksproefsgewijze controle voldoende is.
De vraag is. is het ideale toekomstbeeld wel realistich?
1. aanvragen komen binnen via het e-loket met een webformulier automatisch wordt het ztc ingevuld incl. bijbehorende gegevens en wordt zo volautomatisch het proces ingesluisd. Dit kan zonder een Div medewerker worden uitgevoerd. Wellicht een aantal zaaktypes met tussenkomst van een kcc medewerker voor aanvulling gegevens.
2. aanvragen komen binnen via de specifieke overheidsloketten zoals de OLO. Hopelijk gaat de rijksoverheid hierin ook een duidelijke visie ontwikkelen. Vervolgens loopt het proces identiek aan punt 1.
Aanvullende stukken worden ingediend via mijn overheid. Bij voorkeur wordt mij overheid gekoppeld aan het e loket.
3. de medewerker is uitsluitend actief binnen het zaaksysteem. Kan daardoor ook geen documenten lokaal opslaan. Door het ontmailen is ook deze communicatie uitgeschakeld. Daarnaast wordt er op systeem niveau ingeregeld welke documentsoorten in een zaak kunnen voorkomen.
Hiermee heb je ook DIV het gehele proces in de tang. Je voert controles uit op zaakniveau of de gegevens juist worden ingevuld. Bij een goede inregeling is dit ook een feit voor 80 procent van de zaken.
Is dit realischtisch. Ik denk het niet.
Gelijktijdig met de invoering van organisatiebreed zaakgericht werken zie je gelijktijdig een trend van het werken in de cloud. Ongeacht of je het lokale netwerk afsluit of het gebruik hiervan minimaliseert. Je ziet nu het gevaar van de digitale chaos die gaat ontstaan in de cloud. Div had tot nu toe nog altijd inzage op het netwerk en eventueel in de fysieke organisatie waar het werk werd uitgevoerd. De nieuwe werknemer zit maar voor een klein deel van zijn werktijd op kantoor, hij werkt in toenemende mate -projectmatig- te werken in de cloud. Als Div er nog grip op heeft in de invormatievoorziening wordt dat in de toekomst heel lastig.
De vernietigbare stukken die veelal via het webloket binnenkomt dat zal niet het probleem zijn. Maar van de beleidsstukken zal uitsluitend het vast te stellen exemplaar onder toeziend oog van DIV het zaaksysteem binnen komen. Dat is uit cultuur historisch perspectief niet zo erg. De kans is vervolgens zeer groot dat de uitvoering maar voor een klein deel in het zaaksysteem komt. Wanneer dit te bewaren zaken betreft bezit je vele gaten in je informatievoorziening. Dit is niets nieuws. Al vele jaren zijn de zaken verre van compleet die worden aangeboden.
Van belang is hoe groot het risico is dat je als organisatie loopt. In de praktijk blijkt dat dit risico niet zo groot is.
Alleen uit cultuur historisch oogpunt krijgen wij gaten in onze informatievoorziening. Maar ook moet je je afvragen of deze gaten essentiele informatie bevat die wij over 200 jaar als een echt gemis zien. Als ik onze bureaucratische samenleving met een overkill aan informatie valt de schade wellicht mee.
Samengevat volgens mijn zienswijze:
- div behoud een functie wel een andere dan anno 2012 (kwaliteits, mede inrichten van zaaksysteem).
- heeft geen zicht meer in de volledige informatie voorziening (is dit al een groot aantal jaren kwijt).
- het risico uit oogpunt van bewijslast, bedrijfsvoering en cultuur historie blijft een aandachtspunt, maar wellicht beperkt.
-
Permalink Antwoord van Hans van Rijn op
-
Interessant als Ad het plan van Van Bussel leest; de computer lost bij hem alles op.
Yvonne Welings zei:Ad van der Heijst was werkelijk gevloerd na het lezen van Overheidsdocumentatie en reageert ook met een blog (link).
Zou dit nummer geen collectors item worden ?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
