BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

TMLO en de klant registreren; interpreteer ik het nu goed?

In het schrijven van een stappenplan van gestandaardiseerde inhoudsomschrijving naar metadataschema mét TMLO skelet (toepassingsprofiel) ben ik m'n hoofd aan het breken over de plek in de TMLO waar het stuk informatie 'geadresseerde/afzender' (=klant) is opgenomen. Elders op Breednetwerk vind ik al een deel van het antwoord: het invullen van de 'klant' wordt als inhoudelijke metadata gezien en zijn van ondergeschikt belang gezien in TMLO. Ook wordt het als metadata gezien die op het aggregatieniveau van 'Zaak' ligt.

Wél vraag ik me af of de elementen onder '10. Externe identificatie' verwijzen naar databases als BRP en andere basisregistraties. In een ideaalsituatie lijkt me dit natuurlijk hartstikke mooi. In de praktijk merk ik echter dat voor sommige organisaties (b.v. diensten, GR's, overheidsgedomineerde NV's) het (op dit moment) niet realisatisch/praktisch haalbaar is te koppelen met deze databases.

Betekent dit voor de inrichten het zelf toevoegen van velden?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Joost Salverda op 29 September 2016 op 11.43

Hallo Krista,

Dat TMLO hier geen ruimte voor biedt wil niet zeggen dat je deze velden niet zou moeten aanmaken als ze voor je eigen bedrijfsvoering van belang zijn. Gegevens die niet te mappen zijn op TMLO kun je wel opnemen in je export. Tijdens het mappingsproces (of bij inrichting) maak je afspraken over de manier waarop die metadata in het doelsysteem (collectiebeheersysteem van de archiefdienst) worden opgenomen. Zijn ze relevant voor (nadere) toegankelijkheid, ook op langere termijn, dan is dat een bespreekpunt.

Wat wel van belang is, is de overweging of die gegevens op enig moment openbaar mogen/zullen worden (het privacy-aspect) en of je ze dus wil (en mag registreren). Element 10 is te gebruiken voor externe systemen, maar werkt volgens mij omgekeerd (als aan een record kenmerken zijn toegekend in externe systemen neem je die hier op, zodat als je met dat kenmerk ooit het betreffende record op wil sporen, dat mogelijk blijft, bijvoorbeeld als je zaken uit een taakspecifieke applicatie opneemt in je DMS bewaar je de kenmerken waaronder ze eerder in die applicatie bekend waren).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Joost Salverda op 4 Oktober 2016 op 8.40

Hallo Jean-Luc,

Gaat het in element 10 niet om kenmerken van records die ontleend zijn aan andere systemen (en waarvan je het kenmerk in het oude systeem wil behouden), bijvoorbeeld als je records uit een ander systeem opneemt in je DMS? De nummering van een werkproces kun je volgens mij kwijt onder 15.C.2.2.

Ik zal dit punt ook even opnemen in de TMLO-groep, onder element 10 en 15.2.2. Zou je daar willen reageren?

Jean-Luc Rouvroye zei:

Volgens mij zit het verschil in het doel: je hebt procesondersteuning en archivering. Voor lange termijn archivering is de klant niet relevant. Als voorbeeld: bij het scannen van oude bouwvergunningen wordt de klant ook niet meer opgenomen als metadata, vaak om de reden dat de klant er simpelweg niet meer is.

Bij procesondersteuning is de klant de voornaamste zoeksleutel. Je kan de klant dan toevoegen als organisatiespecifieke metadata.

Ik denk dat element 10 gaat over metadata die uit een andere applicatie komt. Bijvoorbeeld bij een koppeling met GWS4all de nummering van het werkproces.