BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
tijdspad handboek vervanging
Wij willen bezig (gaan bezig) met het verkrijgen van een certificaat voor vervanging met behulp van de handreiking zoals aangeboden op archief2020.nl. Waar ik benieuwd naar ben is het tijdspad en dus het aantal benodigde aantal uren die hiervoor nodig zijn. Dit uiteraard bij benadering. Heeft iemand hier ervaring mee en zijn dan het aantal uren bijgehouden?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Van wie wil je een certificaat ontvangen ?
-
Permalink Antwoord van Eddy Machiela op
-
Bedankt voor de snelle reactie. Formele toestemming van onze directie, laat ik dat het 'certificaat' noemen. Ik ben benieuwd wat voor 'klus' dit is, gemeten in het aantal uren.
-
Permalink Antwoord van Peter Hazelaar op
-
Voor de provincie Groningen heb ik een handboek vervanging opgesteld en goedkeuring verkregen van het Nationaal Archief (december 2012). In totaal is ca. 300 uur besteed aan het project. Hierbij moet ik wel vermelden dat de scanstraat en het postproces al goed was ingericht wat bevorderlijk was voor het project. De doorlooptijd was ca. 10 maanden. Wat vooral tijd heeft gekost is de afstemming met verschillende belanghebbenden en de goedkeuring (in- en extern).
-
-
Peter, bedankt voor de reactie. Wij hebben te maken met vernietigbare documenten waar de zorgdrager toestemming voor moet geven. Het nieuwe handboek is een mooie leidraad en biedt prima handvaten. Ik vermoed inderdaad dat de onderlinge afstemming en het laten opleveren van de benodigde informatie de meeste tijd vergt. Bovendien vinden bij dit soort situaties opeens iedereen ergens iets van. Het post en scanproces is bij ons (ism audit) ook goed ingericht met diverse controles. Hebben jullie eea ook geëvalueerd en zo ja hebben jullie de valkuilen ook in kaart gebracht? Laatste vraag: hoe zijn jullie aan de kennis gekomen, ben je hiervoor op cursus geweest? Dat is nl wel mijn plan maar ik vraag me af of dat een toegevoegde waarde is en bovendien blijkt dat er weinig animo is voor dit soort cursussen waardoor ze vaak niet doorgaan.
-
Permalink Antwoord van Peter Diebels op
-
Eddy, de tijdsduur voor een vervangingstraject is heel gevarieerd: van paar maanden tot een jaar (of soms nog langer). Is allemaal sterk afhankelijk van de wensen die je als overheid hebt, de mate waarin je al zaken geregeld hebt, de afstemming met de diverse partijen, etc. In de Handreiking vervanging archiefbescheiden hebben wij gepoogd al deze aspecten in een stappenplan op te nemen en erop te wijzen wie en wat je allemaal moet betrekken in het vervangingsproces. Bedenk vooral dat vervanging slechts een onderdeel is van goed digitaal archief- en informatiebeheer.
p.s. binnenkort verzorgt Archief2020 summerschools waarbij ook workshops over de Handreiking worden verzorgd.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Nou dacht ik een eind op de goede weg te zijn.... 300 uur is vrij veel; in werkweken van 40 uur is dat 7,5 week. Als je vanaf 0 moet beginnen kan ik me dat voorstellen. Niet te moeilijk, maar ook niet te makkelijk over denken. Ook als je denkt al aardig goed op weg te zijn zul je nog zaken uit moeten zoeken. De Handreiking en voorbeelden van handboeken van anderen helpen prima.
-
-
@Peter, kan je al een aantal data noemen, ik heb wel interesse om deel te nemen.
-
-
Bedankt voor de antwoorden. Meer tips en trucs zijn welkom. @peter, ik ook ik interesse in deelname aan deze workshop.
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
Hoi Eddy,
In West-Friesland hebben we met alle bij het Westfries Archief aangesloten gemeenten gezamenlijk een leidraad en modelhandboek Vervanging gemaakt (zie http://www.westfriesarchief.nl/images/pdf/Over-ons/vakhoek/Handboek... en http://www.westfriesarchief.nl/images/pdf/Over-ons/vakhoek/Handboek...). Ze zijn nog niet aangepast aan de nieuwe Handreiking, maar de essentie blijft hetzelfde.
Wat bij het vervangingsproces vooral belangrijk is, is dat je je archiefinspecteur vanaf de start betrekt. Hoewel de inspectie formeel alleen maar kan adviseren, blijven ze natuurlijk wel belast met het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden.
-
-
Erik,
Bedankt voor het antwoord en het voorbeeld. Hier kan ik weer verder mee. De handreiking Handboek vervanging van archief 2020 gebruik ik als handvat en in jullie handboek staan handige en nuttige informatie die ik ook kan verwerken. Het gaat bij ons alleen om te vernietigen archiefbescheiden. Het overbrengen van het archief, en dus het toezicht van een archiefinspecteur, is bij ons niet of minder van belang. Wel zullen we bij de diverse autoriteiten vragen om een audit/toetsing.
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
Beste Eddy e.a.,
Voor de Veiligheidsregio Ijsselland heb ik bijgaand handboek gemaakt op basis van de handreiking. Ik heb het handboek strak gevolgd en ben gaan invullen. Dillemma is dat handboek veel zwaarder eisen stelt, dan dat div en financien in de praktijk opvolgen. Het handboek is voor alle archivistische materialen, terwijl post meer standaard is door leveranciers dms-en minder zwaar wordt ingesteld bij aflevering (vaak ook niet bekend met de handreiking).
In bijgaande versie laat ik dat dillemma onaangeroerd.
Een ander dilemma is dat je vervangt op basis van post (in, uit, intern) en facturen en wellicht personeels/panddossiers/kind dossiers. Eigenlijk is dat implementatie van je handboek vervanging: dat zou je per proces(groep/eigenaren) moeten doen. Want het digitale dossier (of de zaak) moet compleet digitaal gearchiveerd worden: en dat proces heb je niet zo maar in 1x voor elkaar bij iedereen.
Voor het mooie stel je het handboek (versoberen t.o.v. de handreiking) vast bij het AB/DB van je organisatie met een advies van de archivaris. Je doet er als bijlage een voorbeeld bij van de scaninstellingen. Een logboek voor kwaliteitscontrole blijft vaak beperkt tot (hooguit) een feedback register voor opmerkingen door de mensen in de keten die de scans gebruiken (als het al gebeurt). Kwaliteitscontrole visueel vind wel plaats, maar van monitoring/loggen afwijkingen is in de praktijk geen sprake. Heel incidenteel is er wat mis gegaan: dat wordt hersteld.
Een kleinigheidje is de database die door ict beheer vernietigd kan worden (buten de applicatie om: en ook nog niet vaak beveiligd door het pakket zelf): die procedure moet je ook even toevoegen, dat dit geborgd is. Er zitten nog enkele beperkingen in het nen 2082 certificaat dat je moet opvragen.
Vrijwel niemand heeft e-depot voorziening op orde: daarop wordt in de toekomst voor te bewaren stukken vertrouwd. Overigens voor VRIJsseland, ziet dat er hoopvol uit, want wij zijn aangesloten bij het HCO dat werkt aan een E-depot in 2015.
Grofweg kan je zo'n handboek in 80 uur opstellen: implementatie per proces-eigenaar met besluit wel/niet digitaal te gaan is ca. 16 uur per procesgroep. Afhankelijk van de omvang van je organisatie kan je dat uittellen.
Een scan-piloot leverancier voor max Euro 5.000 zou je ook moeten begroten, inclusief opleiden eigen applicatiebeheerder/operator, zodat je dat voortaan kan doen.
Bijgaand het concept VRIJsselland ter inspiratie.
- Bijlagen:
-
-
Ik ben druk bezig met bovenstaande maar ik vraag me af wie jullie het handboek hebben laten reviewen. Ik maak een handboek voor een ZBO van een ministerie. Intern zijn alle 'deskundigen' betrokken maar laten jullie het (concept) handboek ook reviewen door externen, collega's met een vastgesteld handboek bijvoorbeeld?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
