BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Terug naar de thesaurus bij zgw ?
Over het algemeen wordt gesteld dat zaakgericht werken de vindbaarheid van informatie sterk verbetert. Zaakgericht en digitaal werken leidt in zijn algemeenheid gesteld zeker tot een toename van het aantal registraties en dat feit kan men zeker toeschrijven om informatie beter vindbaar te maken. Als informatie niet wordt geregistreerd, is de informatie zeker niet vindbaar voor de business.
Om het zaakgericht werken aantrekkelijk te maken voor de gebruikers wil men die gebruikers vooral niet lastig vallen met allerlei verplichtingen om kenmerken/ metadata toe te kennen. Het is veel gehoorde klacht van de gebruikers dat ze meer tijd kwijt zijn aan het registreren van het behandeling van de zaak dan voorheen. De gebruiker kan zelf trefwoorden toekennen, maar dan ontstaat weer het dilemma is het een rijwiel of een fiets. Met andere woorden hoe eenduidig is het toekennen van trefwoorden, die zijn vaak niet gebonden aan regels.
De aloude thesaurus komt dan om de hoek kijken als zoekfunctionaliteit. Zijn er al gemeenten of andere overheden, die een dergelijke thesaurus in gebruik hebben genomen en wie wil best practises op BREED delen ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op
-
Yvonne,
Doel je dan echt op een handmatig beheerde thesaurus of denk je meer dan de 'google'-achtige functionaliteit waarbij je suggesties krijgt op basis van je zoekopdracht?
In dat laatste heb ik veel vertrouwen en ik verwacht met de komst van steeds meer zoekmachines zoals Solr, MY-LEX en Google geïntegreerd met zaaksystemen dat dit de nieuwe standaard gaat worden.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Sven, hoe de thesaurus eruit moet komen te zien is de vraag, die ik heb gesteld. Jouw idee kan het antwoord zijn.
Bij zgw is het de bedoeling dat alle bedrijfsinformatie beschikbaar is voor de business, de vraag is hoe die ook generiek toegankelijk komt voor de business, eigen trefwoorden bemoeilijkt dat. Misschien moet je wel afspreken dat je altijd fiets gebruikt i.p.v. rijwiel ?
Overigens is dit zo'n vraagstuk, dat al in de negentiende eeuw is gestart, vandaar de titel terug naar....
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
Afspraken gaan natuurlijk nooit werken in dit geval: hoe wil je voor alle woorden die er zijn in onze taal afspreken in welke gevallen we welke moeten gebruiken. Google (of MyLEX of wie dan ook) hebben zo'n thesaurus al lang "gemaakt" en het vraagstuk is dus m.i. wel opgelost. Wat Sven voorstelt is dan volgens mij een logische en onontkoombare oplossing. Kost natuurlijk wel weer wat knaken, maar je belemmert je gebruikers niet met allerlei regeltjes.
-
-
@Jean-Luc, goede aanvulling, we wachten ook met grote nieuwsgierigheid op de nieuwe ZTC van KING.
Zou fijn zijn als die er is voordat de nieuwe selectielijst er is.
-
Permalink Antwoord van Terri Quinn op
-
Yvonne, met enig pessimisme verwacht ik juist dat de nieuwe ZTC van KING nog meer taalvariaties mogelijk zal maken, doordat deze zo veel eigen invulling door organisaties lijkt over te laten. Zelf denk ik dus inderdaad ook dat een google-achtige (booleaanse?) zoekmethode in combinatie met het werken vanuit vastgestelde webformulieren al een goede borging van terugvindbaarheid kan zijn. De burger vraag altijd naar hetzelfde door gebruik van de webformulieren, de medewerker krijgt vaak de "bedoelt u" optie bij het opslaan van eigen variaties van termen.
-
-
@terry, goede toevoeging om het burgerperspectief hierbij te betrekken.
-
-
@Jean-Luc, ook dat is een leermoment om vanuit de burger te denken, volgens mij de essentie van zgw ?
-
-
Heb uiteraard niet gekeken, maar wordt er bij het aanroepen van de beide formulieren een soort van tekstwolk getoond waarin het onderscheid wordt toegelicht? Of zit er een standaardteksveld in van een dergelijke toelichting? Zowel voor burgers als voor collegae moet het verschil tussen definities wel duidelijk zijn om het juiste te kunnen kiezen. En het blijven natuurlijk mensen ;)
-
Permalink Antwoord van Raffaela Vlot op
-
Een thesaurus is zeker een goed instrument om op een consistente manier aan inhoudelijke metadatering te doen. Het probleem fiets-rijwiel wordt dan vanzelf opgelost, op de achtergrond. Je hoeft als gebruiker daar geen keus in te maken; op de achtergrond wordt altijd dezelfde term toegekend, welk synoniem je als gebruiker ook kiest. Bij het terugzoeken maak je vervolgens ook weer gebruik van die synoniemen. Ook dan vind je de informatie terwijl je misschien net een variant intypte van de toegekende term.
Ook je zoekmachine verrijk je dus met een thesaurus. De zoekmachine neemt alle beschikbare synoniemen van je zoekvraag automatisch mee. Daarnaast kan een zoekmachine verdere zoeksuggesties geven op basis van overige relaties uit de thesaurus, de bredere of specifiekere termen. Zoekt iemand bijvoorbeeld op huiselijk geweld, dan kan de zoekmachine vragen of hij misschien specifieker naar kindermishandeling, partnermishandeling of ouderenmishandeling zou willen zoeken.
Stichting Stimulansz beheert een zeer brede thesaurus die het hele sociaal domein (en meer) bestrijkt: de Thesaurus Zorg en Welzijn (TZW). Tot op heden hebben wij geen gemeenten als klant die de TZW inzetten in hun zaaksysteem, cms, dms of klantcontactcentrum. Ook daar zou hij zeker relevant kunnen zijn. We werken wel samen met diverse softwareleveranciers die burgerportalen en/of sociale kaarten ontwikkelen, waar veel gemeenten al gebruik van maken, o.a. van Jalp, de MEE-organisaties, de GGD'en (Orangehill), MY-LEX Sociaal Domein. De TZW wordt daar gebruikt voor metadatering en zoekondersteuning.
Is er een gemeente die een pilot met ons zou willen doen om de TZW in te zetten in hun zaaksysteem, cms of klantcontactsysteem, in ieder geval voor zoekondersteuning en evt. ook voor inhoudelijke metadatering?
-
Permalink Antwoord van Roel Snijders op
-
1. Uit mijn praktijkervaring blijkt dat de veel eindgebruikers verkeerd zoeken. Vaak in te algemene termen. Waardoor je een enorm zoekresultaat krijgt. Bijv zoeken op uitsluitend de plaatsnaam.
2. Veel zaaksystemen zoeken zowel in de metadata als in het document. Als je de juiste unieke trefwoorden gebruikt bijv. Zienswijze, naam bestemmingsplan icm tijdvak dat de gebruiker direct het juiste zoekresultaat verkrijgt. Dus zonder thesaurus. Echter de aanvulling de Sven bedoelde is wel een veel gevraagde optie
3. Dat Zgw meer tijd kost voor de gebruiker is mede afhankelijk van de inrichting van je zaaksysteem. In dit geval, meten is weten. Bij ons met het zaaksysteem verseon kreeg ik dezelfde kritiek. In verseon heb je met 6 muisklikken je brief verzendklaar en alles automatisch gevuld. In de oude situatie was het 16 muisklikken en nog vele velden zelf vullen.
4. De binnenkomende zaken worden vaak grotendeels met automatisch geregistreerd door volledige vulling van gegevens van het zaaktype met ondersteuning van scanherkenning. Webformulieren idem ongeacht of men een foutief formulier heeft gebruikt. Nb ons eloket is helaas nog niet volledig geïntegreerd met het zaak systeem. Daarnaast zijn gebruikers zich er van niet bewust hoe tijdrovend het is om lokaal te werken. Maken van een mapje, bestand opslaan als, herbenoemen etc.
Mijn inziens is veel afhankelijk van de competenties van de gebruiker in het digitaal werken en denken.
-
-
Beste Roel,
Voor de door jou genoemde punten 1 en 2 kun je goed een thesaurus inzetten. Te algemene zoekwoorden kunnen specifieker gemaakt worden vanuit de hiërarchische relaties tussen termen uit een thesaurus. En ook filteren van een te ruime hoeveelheid zoekresultaten doe je op basis van verschillende metadatavelden waarbij op de achtergrond voor de consistentie bij het toevoegen dan gebruikgemaakt kan worden van een thesaurus.
Ook de aanvulling van Sven, het geven van zoeksuggesties door zoekmachines als Solr en MY-LEX, berust op een thesaurusfile die in de zoekmachine meedraait; zo'n zoekmachine verzint het niet zelf. Ook voor punt 2 kan een thesaurus behulpzaam zijn; je hoeft niet per se meer te weten welke variant van een zoekwoord je exact zou moeten gebruiken om een bepaalde tekst te vinden. De zoekmachine neemt alle mogelijke synoniemen van een begrip mee in de zoekopdracht.
Ik kan niet helemaal afleiden of je nu van mening bent dat een thesaurus geen toegevoegde waarde zou hebben. Je schrijft in ieder geval dat veel afhangt van de competenties in digitaal werken van de gebruiker. Dat lijkt mij ook. Een thesaurus kan die competenties versterken, ook voor de zeer competente gebruiker, aangezien we nu eenmaal te maken hebben met variatie in taal, zowel in de relatie taal burger en taal beroepskracht, maar ook binnen de taal van de beroepskrachten zelf. Inzet van een thesaurus ondervangt dat.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
