BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Substitutie met terugwerkende kracht
Ik ben benieuwd wie hier ervaring heeft met het aanvragen van substitutie met terugwerkende kracht. Bij de gemeente waar ik werk staan we op het punt om milieu- en clientendossiers te gaan scannen. Mochten we in de nabije toekomst de machtiging krijgen, dan geldt dit m.i. niet met terugwerkende kracht. Maar wat als we dit wel zouden willen? Dan zou ik alvast rekening kunnen houden met de kwaliteit van de te scannen dossiers.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Mijn advies is overleg voordat je gaat scannen met de provinciale archiefinspectie en indien benoemd jullie gemeentearchivaris en stel dat overleg niet uit tot het scanproject voltooid is.
De regels veranderen wsl. m.i.v. 1 januari 2013, wellicht dat het dan anders wordt ?
-
-
In Noord-Brabant wordt de regel met terugwerkende kracht toegepast door de provinciale archiefinspectie en toestemming wordt dan niet verleend. Vandaar mijn advies ga vantevoren de dialoog aan.
-
-
We hebben inmiddels de ervaring dat de toestemming aan drie gemeenten vanwege deze reden niet wordt verleend, ook niet gedoogd. Dat is per mail medegedeeld. Het betreft een traject bouwvergunningen.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Voor de volledigheid verwijs ik naar de "Veelgestelde vragen" uit de Brochure (pdf) bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Noord-Brabant:
Vraag: Mag ik ook stukken ouder dan de datum van de machtiging vervangen?
Antwoord: Ja, in het machtigingsverzoek en het besluit van de zorgdrager dient het tijdstip waarop de documenten zijn ontvangen of ontstaan te worden beschreven. Dit kunnen dus ook documenten zijn die al langer geleden zijn ontvangen of opgemaakt. Een machtiging zal echter niet ‘met terugwerkende kracht’ worden verleend. Vervanging kan altijd pas plaatsvinden
NADAT Gedeputeerde Staten de vervangingsprocedure volledig goed hebben gekeurd. Documenten die al voordat de machtiging is afgegeven gescand of verfilmd zijn, vallen nooit onder de machtiging.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Als ik het goed lees kan op documenten die al zijn vervangen voordat de machtiging wordt aangevraagd geen machtiging met terugwerkende kracht kan worden verleend. Dat is dan wel iets anders dan dat je oudere documenten mag vervangen volgens de procedure waarvoor machtiging wordt aangevraagd en dan wordt verleend. Dan klopt het weer met onze ervaring.
-
-
@Jean-Luc Ik zou altijd eerst bij je archivaris te rade gaan.
Jean-Luc Rouvroye zei:Bedankt! Dit is 'het' antwoord op mijn vraag. Dus voor verdere vragen kan ik bij jou terecht?
-
Permalink Antwoord van Kris op
-
Weet iemand of onderstaande nog steeds geldt nu gemeenten hun vervanging zelf kunnen regelen? Dus dat je niet met terugwerkende kracht vervanging kunt regelen?
Ingmar Koch zei:Voor de volledigheid verwijs ik naar de "Veelgestelde vragen" uit de Brochure (pdf) bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Noord-Brabant:
Vraag: Mag ik ook stukken ouder dan de datum van de machtiging vervangen?
Antwoord: Ja, in het machtigingsverzoek en het besluit van de zorgdrager dient het tijdstip waarop de documenten zijn ontvangen of ontstaan te worden beschreven. Dit kunnen dus ook documenten zijn die al langer geleden zijn ontvangen of opgemaakt. Een machtiging zal echter niet ‘met terugwerkende kracht’ worden verleend. Vervanging kan altijd pas plaatsvinden
NADAT Gedeputeerde Staten de vervangingsprocedure volledig goed hebben gekeurd. Documenten die al voordat de machtiging is afgegeven gescand of verfilmd zijn, vallen nooit onder de machtiging.
-
Permalink Antwoord van John Gerse op
-
Volgens mij is het allemaal niet zo moeilijk. De Archiefregeling zegt hier het volgende over:
Duidelijk moet zijn of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt in een periode voorafgaand aan het besluit tot vervanging, of routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.
Of wel, je vervangt, na het nemen van het Vervangingsbesluit, oudere, al eerder ontvangen dan wel opgemaakte papieren documenten voor digitale reproducties, of je vervangt nieuw te ontvangen of opgemaakte papieren documenten voor digitale reproducties. Als de condities maar geregeld zijn zoals bedoeld in de Archiefregeling (voor zowel de nieuwe als oude documenten) en er in het Vervangingsbesluit duidelijk wordt vastgelegd om welke documenten het gaat (retrospectief of routinematig, welke categorieën, periode, etc).
Anders is het natuurlijk als er al eerder 'digitale kopieën' zijn gemaakt van de papieren documenten. Deze kunnen niet vanzelfsprekend als digitale reproducties worden beschouwd, zodat het papier alsnog kan worden vernietigd. Dit omdat niet altijd duidelijk is of de regels en condities die nu van toepassing zijn, destijds ook als zodanig zijn gehanteerd, of de digitale kopieën wel voldoen aan eisen m.b.t. duurzame opslag, bekend was welke soft- en hardware destijds werd gebruikt, hoe de instellingen waren, hoe controles op o.a. kwaliteit en volledigheid zijn uitgevoerd, etc. etc. De Archiefregeling biedt ook niet de mogelijkheid op deze manier te werk te gaan. Bovendien loop je als organisatie het risico dat deze bestanden, vanwege de condities waarin ze zich bevinden, later niet als acceptabel voor het e-Depot worden gewaardeerd. En dan is het probleem nog veel groter...........
-
-
Het gaat in ons geval om stukken die nu gedigitaliseerd worden om vervolgens in de vakapplicatie te worden gezet (omgevingsvergunning in Squit en WMO-aanvragen in Civision WIZ). Voor deze processen gaan we wellicht over een jaar of wat een vervangingsbesluit aanvragen en ik vraag me af of we de in het verleden gedigitaliseerde stukken ook mogen meenemen in het vervangingsbesluit.
-
-
Eerst de zaken rond vervanging (zie Archiefregeling) goed inregelen, de digitale beheeromgeving (bijv. de vak-applicaties) op orde (je kunt immers niet meer teruggrijpen naar het papier), dan een Vervangingsbesluit nemen, daarna pas vervangen (digitale reproducties maken), retrospectief of routinematig. Dat is de volgorde.
Als je nu zou gaan digitaliseren en pas later het besluit neemt (kan eigenlijk niet maar toch), zou je er t.z.t. wel eens achter kunnen komen dat niet is voldaan aan de regels en eisen uit de Archiefregeling. Zie verder mijn eerdere reactie.
-
Permalink Antwoord van Cees de Groot op
-
Ik ben het met het antwoord van John eens.
Zorg daarom dat je scanprocedure vooraf is goedgekeurd, al weet je nog niet of en wanneer je gaat vervangen/vernietigen. Wil je later substitutie toepassen dan zit je goed en kun je verwijzen naar de juiste procedure.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
