BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Substitutie in het privaatrecht
In "mijn" gemeente kom ik zo nu en dan tegen dat afdelingen hun diensten ook semi-commercieel aanbieden. Zij "verkopen" hun diensten aan andere gemeenten of organisaties. Denk daarbij bijvoorbeeld aan afvalverwerking, verhuur van ruimtes en het leveren van toezicht in de openbare ruimte (bij andere gemeentes dus).
Mijn vraag is niet of dergelijke activiteiten onder het bestuursrecht en (daarmee) onder de Archiefwet vallen. Alleen al uit ethische overwegingen vind ik dat dergelijke activiteiten onder hetzelfde democratische openbaarheidsregime moeten vallen als de overige archiefbescheiden van de gemeente.
Mijn vraag komt voort uit het feit dat de gemeente zich opstelt als zakelijke leverancier. Ik vraag mij af of wij dan rekening moeten houden met andere wettelijke eisen rondom de vervanging van archiefbescheiden.
Concreet: mogen de contracten gescand en vervangen worden? Het risico zit hem met name in de bewijslast bij juridische conflicten.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Marco, dit is volgens mij geen privaatrecht. Jouw gemeente is niet de enige , die diensten door private partijen laat uitvoeren. In 'mijn' werkgebied laten al drie gemeenten de WOZ belastingen door private partijen uitvoeren. Ik noem niet voor niets het woord uitvoeren. Het college van B. en W. blijft zorgdrager, en dus verantwoordelijk, voor het informatiebeheer. Bij de aanbesteding aan de private partij moet je je eisen inzake het informatiebeheer meenemen. Dat doen gemeenten ook ! Parkeerbeheer en de salarisadministraties (RAET) zijn ook bekende voorbeelden.
Als je je taken uitbesteedt aan een GR, zoals bijvoorbeeld de belastingsamenwerking West-Brabant, moet je in je GR een archiefparagraaf opnemen. Als je op BREED zoekt, zie je daar genoeg vragen over. Aandachtspunten zijn naast de archiefparagraaf, de archiefverordening, besluit informatiebeheer, benoeming, archivaris, aanwijzing archiefbewaarplaats, mandatering, vernietiging. Wie legt verantwoording af over het informatiebeheer ? Welke selectielijst wordt toegepast ? Bij een GR kan je mandateren dat de GR het informatiebeheer overneemt, met nadruk op kan. Voor een werkbare situatie is dit wenselijk, maar gebeurt in de praktijk niet altijd.
Iets anders is het wanneer je taken als gemeente verzelfstandigt, bijvoorbeeld in het geval van een museum. Dan ben je niet meer verantwoordelijk voor het informatiebeheer voor dat museum. Dan is er pas echt sprake van een private partij en dus privaatrecht.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Hallo Yvonne, je hebt mijn vraag verkeerd begrepen. De gemeente is in mijn vraag niet de INkoper, maar de VERkoper. Andere organisaties, waaronder maar niet uitsluitend overheidsorganisaties, betalen ons voor onze diensten. Het gaat hier dus niet om de wettelijke taken die wij moeten uitvoeren, maar om de taken die anderen door ons laten uitvoeren. Eigenlijk is het vergelijkbaar met wanneer een bedrijf bij jou archiefruimte komt huren of bij jou mensen inhuurt om hun archief op te schonen.
Vanuit mijn organisatie vraagt men of zij dan rekening moeten houden met andere regels rondom substitutie, wanneer zij dergelijke diensten aanbieden. Ik zou niet weten waarom, maar ik ken niet het volledige wetboek uit mijn hoofd.
-
-
De vraag is dan of je jouw gemeente gerechtigd is als opdrachtnemer om naast de diensten/taken ook het informatiebeheer over te nemen. Dat vraagt om aparte afspraken en mandatering in de vorm van een archiefparagraaf bij de te sluiten dienstverleningsovereenkomst of op te stellen gemeenschappelijke regeling. Of je dit nu als opdrachtgever of als opdrachtnemer doet, maakt voor deze vraagstelling niet veel uit. Jouw opdrachtgever bepaalt of deze instemt met vervanging, niet jij. Tegelijkertijd kan je als opdrachtnemer eisen dat je dit je werkwijze is en dat de opdrachtgever dat zelf moet regelen.
Hoe heeft de gemeente dat gedaan bij de Omgevingsdienst en de Veiligheidsregio ?
Die afspraken over de bepalingen in de archiefwet en ICT moet je vooraf maken en niet achteraf. Let ook op dat je (aangepaste) mandaatregeling publiceert via elektronische bekendmakingen.
Een archiefruimte huren is veel eenvoudiger zonder archiefparagraaf te regelen.
-
-
Oke, maar die afspraken die je vooraf maakt leg je vast in een contract. Dat contract mag gewoon gesubstitueerd worden, toch? Er worden geen eisen aan gesteld vanuit het privaatrecht (?).
Het gaat mij niet om de inhoud van de diensten, maar om de overeenkomst. In een juridische procedure willen wij niet tegen problemen aanlopen, omdat wij alleen een scan van het zakelijke contract hebben i.p.v. het origineel. Vanuit het bestuursrecht is de rechtsgeldigheid van de scan geregeld door de Archiefwet, maar in het privaatrecht ben ik minder thuis.
Eigenlijk zou ik ook dit kunnen vragen: mogen private bedrijven hun contracten scannen en het papieren origineel vervolgens weggooien? Of worden daar eisen aan gesteld?
-
-
@marco, of je kiest voor een contract of Gr moet je ook vooraf bepalen. Bij een contract is de opdrachtgever verplicht aan te besteden.
De archiefwet is gewoon van toepassing, zie ook trefwoord op breed omgevingsdiensten, Rud verschillende mogelijkheden en deze folder
http://www.erfgoedinspectie.nl/uploads/publications/infoblad_zbo_en...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
