BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Substitutie en overdragen van digitale bescheiden
Zoals meerdere gemeentes zijn wij bezig met voorbereiden naar volledig digitaal werken. Daarbij hoort ook dat je aan substitutie mag doen en dat je digitaal mag/kan overdragen.
Hierbij wordt de RODIN-lijst meestal naar voren geschoven als normenkader. Wij zijn dus ook bezig om te voldoen aan deze lijst. Een van de zaken waar we tegenaan lopen is norm 2.7 van RODIN:
“Digitale archiefstukken worden opgeslagen in door het bestuur aangewezen, valideerbare en volledig gedocumenteerde bestandsformaten, die voldoen aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd.”
In onze ogen is het financieel en technisch onhaalbaar om hier nu al aan te voldoen. Daarom hebben we de volgende strategie bedacht. We zeggen dat we gaan voldoen op het moment van overdragen. Hiervoor hebben we volgende formulering bedacht:
Bestanden worden overgedragen in een formaat dat op het moment van overdracht geldt als open standaard (aangewezen daartoe door het forum standaardisatie). Wanneer bestandsformaten niet als open standaard gelden op het moment van overdracht, dan zal geconverteerd worden naar een open standaard. De keuze van het (open) bestandsformaat waar naar toe geconverteerd zal worden, zal op dat moment gedaan worden op basis van een afweging tussen technische mogelijkheden, authenticiteitseisen en kosten. De leverancier van het DMS zal te allen tijde mogelijk moeten maken (contractueel vastgelegd) dat gesloten bestandsformaten geconverteerd kunnen worden naar een of meerdere open bestandsforma(a)ten.
Wat vinden jullie van deze strategie? Is het haalbaar? Wenselijk?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Ja, maar we doen dat nu alleen naar PDF 1.7. Het forum standaardisatie zegt hierover:
Het uitwisselen en publiceren van niet- of beperkt-reviseerbare documenten, waarbij duiding van oorsprong of functierijkheid onderdeel zijn van het document en waarbij PDF/A-1 als standaard niet kan worden ingezet.
https://lijsten.forumstandaardisatie.nl/open-standaard/pdf-17
Als we alles naar pdf/A zouden willen omzetten, dan blazen we onze servers op of moeten we veel investeringen doen om dat te voorkomen. En wat als er over 5 jaar niet een makkelijker (lees: kleiner qua omvang) open bestandsformaat ontstaat? We denken dat de beste keuze gemaakt kan worden op het moment van overdragen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Wat ververvanging betreft bevinddt Nederland zich op dit moment in een overgangsfase, die nog geen duidelijkheid biedt.
Verandering archiefwet en archiefregeling
De verplichting voor gemeenten om bij de provincie een machtiging voor het vervangen van archiefbescheiden aan te vragen, vervalt. Gemeenten kunnen vanaf 2013 zelf een besluit ter vervanging nemen. Daartoe zijn artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6 van het Archiefbesluit aangepast. De wijziging van de Aw hangt samen met de Wet revitalisering generiek toezicht.
In plaats van de 'bekende' provinciale beleidsregel is nu vastgelegd, in het Archiefbesluit 1995 artikel 6 lid 3, dat nadere regels voor de vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling. Deze regeling geldt dan voor alle overheidsorganisaties,
iedereen moet zich op dit onderwerp nu aan dezelfde regels houden. Wat voor de gemeenten de meeste invloed heeft, is het nieuwehoofdstuk 3 A vervanging. Artikel 26b geeft de daadwerkelijke eisen die nu gesteld worden aan de vervanging[1].
Link naar website bekendmakingen
Eisen aan het besluit
In het besluit moet de gemeente de procedure en de gemaakte keuzes over de techniek van vervanging vastleggen en verantwoorden.Dit in zover het besluit archiefbescheiden betreft die op grond van de selectielijst voor bewaring in aanmerking komen. Voor de reproducties gelden de normen van duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat. In dit verband is de Archiefregeling 2010 gewijzigd.
Voorlichting
Het Nationaal Archief zal in 2013 voorlichting geven over de nieuwe regeling en een handreiking/ handboek voor gemeenten publiceren.
Advies van de VNG
1. Geen onderscheid meer maken tussen te bewaren en te vernietigen stukken.
2. Geen descriptief, maar normatief kader vastleggen
3. de rol van de archivaris vast te leggen
4. Het op te stellen handboek moet er opgesteld zijn voordat de wijziging ingaat en gebruik maken van kennis bij gemeenten.
Link naar de website VNG
-
Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op
-
@Jean-Luc en Rob: kleine nuancering mbt Corsa: je kunt zelf instellen of het archiefbestand een 'gewone' pdf of een pdf/A moet worden. Bij ons stond standaard de 'gewone' pdf ingesteld en hebben we dat zelf omgezet naar pdf/A.
Daarnaast stel je ook zelf in welke bestandsformaten omgezet worden naar een archiefbestand. Dit zijn zeker niet àlle bestandsformaten, standaard staan de meest gangbare formaten van office-documenten ingesteld voor omzetting. Je kunt dit volgens mij wel uitbreiden, maar Abbyy en Neevia (de programma's die de daadwerkelijke omzetting doen) hebben waarschijnlijk ook beperkingen in welke formaten ze om kunnen zetten.
-
-
Dat idee hadden we al. Maar wat is bij jullie de impact geweest van het omzetten van pdf naar pdf/A? Qua snelheid, performance, stabiliteit, opslagbehoefte? Hebben jullie investeringen moeten doen in extra servers of andere zaken om de performance op niveau te houden?
Bianca Hornstra zei:@Jean-Luc en Rob: kleine nuancering mbt Corsa: je kunt zelf instellen of het archiefbestand een 'gewone' pdf of een pdf/A moet worden. Bij ons stond standaard de 'gewone' pdf ingesteld en hebben we dat zelf omgezet naar pdf/A.
Daarnaast stel je ook zelf in welke bestandsformaten omgezet worden naar een archiefbestand. Dit zijn zeker niet àlle bestandsformaten, standaard staan de meest gangbare formaten van office-documenten ingesteld voor omzetting. Je kunt dit volgens mij wel uitbreiden, maar Abbyy en Neevia (de programma's die de daadwerkelijke omzetting doen) hebben waarschijnlijk ook beperkingen in welke formaten ze om kunnen zetten.
-
-
We hebben het verschil qua grootte van de bestanden uitgetest door dezelfde bestanden naar pdf en pdf/A te laten omzetten. Er bleek nauwelijks verschil te zijn in de bestandsgrootte. Om de performance te checken hebben we een proefperiode van 2 weken genomen waarin de productie-omgeving naar pdf/A omgezet heeft. Dit bleek geen problemen te geven, dus hebben we de pdf/A-omzetting gehandhaafd. We hebben dus geen extra maatregelen hoeven nemen om de omzetting naar pdf/A te laten draaien.
Aangezien elke server anders geconfigureerd is, durf ik onze bevindingen niet zomaar te generaliseren naar andere omgevingen. Het beste blijft toch de proef op de som nemen. De aanpassing in de instellingen stelt niet heel veel voor, dus je kunt altijd terug.
-
-
@Bianca, stel je dan ook een migratieverklaring op ? Zie deze link.
-
-
Onze applicatiebeheerder stelt het volgende:
"e.e.a. is wel sterk afhankelijk van je scaninstellingen. En daarbij laat onderstaande tekst weinig los over de exacte omvang van de gescande documenten van Horst aan de Maas van voordat ze over gingen naar PDF/A en van hun scaninstellingen."
De vraag is dus: hoe scannen jullie precies? Welke instellingen hanteren jullie?
Bianca Hornstra zei:We hebben het verschil qua grootte van de bestanden uitgetest door dezelfde bestanden naar pdf en pdf/A te laten omzetten. Er bleek nauwelijks verschil te zijn in de bestandsgrootte. Om de performance te checken hebben we een proefperiode van 2 weken genomen waarin de productie-omgeving naar pdf/A omgezet heeft. Dit bleek geen problemen te geven, dus hebben we de pdf/A-omzetting gehandhaafd. We hebben dus geen extra maatregelen hoeven nemen om de omzetting naar pdf/A te laten draaien.
Aangezien elke server anders geconfigureerd is, durf ik onze bevindingen niet zomaar te generaliseren naar andere omgevingen. Het beste blijft toch de proef op de som nemen. De aanpassing in de instellingen stelt niet heel veel voor, dus je kunt altijd terug.
-
-
@Yvonne: We hebben de pdf/a-omzetting niet met terugwerkende kracht uitgevoerd. De archiefbestanden in 'gewoon' pdf-formaat hebben we vooralsnog zo gelaten. Er zijn dus geen gegevens gemigreerd. Als we dit in de toekomst eventueel wel doen, dan is het inderdaad nodig om dit goed vast te leggen. Daarnaast wordt het originele scanbestand (of office-bestand) ook gewoon opgeslagen en bewaard, de pdf/a-versie staat ernaast. We passen op dit moment ook nog geen substitutie toe. We proberen vooral een zo goed mogelijke uitgangspositie voor substitutie te bereiken, waarbij we voor de archiefstukken in ieder geval een bestand in een archiefwaardig formaat willen hebben.
Voor de documenten die we zelf fabriceren gaat dit allemaal prima. Digital born documenten die van buitenaf gestuurd worden zijn vaak problematischer. Ik heb gemerkt dat bijvoorbeeld pdf's die op een bepaalde manier opgebouwd zijn, door de ABBYY-software niet zomaar omgezet kunnen worden naar pdf/A (om maar niet te spreken over beveiligde bestanden). Heeft iemand anders hier misschien ervaring mee? Hoe ga je met dit soort stukken om?
@Rob: Zoals ik al zei, moet je altijd in je eigen omgeving met je eigen instellingen testen of het problemen oplevert. We hebben scanbestanden genomen zoals ze vanuit de scanapparatuur aan Corsa aangeleverd worden, zonder de instellingen aan te passen. Hetzelfde bronbestand hebben we naar gewone pdf en pdf/A laten omzetten en de twee resultaten met elkaar vergeleken. Op die manier zorg je ervoor dat je testresultaten niet 'vervuild' raken en meet je alleen het verschil tussen omzetting naar pdf en omzetting naar pdf/A.
-
-
Met welke bitdiepte scannen jullie?
Bianca Hornstra zei:@Yvonne: We hebben de pdf/a-omzetting niet met terugwerkende kracht uitgevoerd. De archiefbestanden in 'gewoon' pdf-formaat hebben we vooralsnog zo gelaten. Er zijn dus geen gegevens gemigreerd. Als we dit in de toekomst eventueel wel doen, dan is het inderdaad nodig om dit goed vast te leggen. Daarnaast wordt het originele scanbestand (of office-bestand) ook gewoon opgeslagen en bewaard, de pdf/a-versie staat ernaast. We passen op dit moment ook nog geen substitutie toe. We proberen vooral een zo goed mogelijke uitgangspositie voor substitutie te bereiken, waarbij we voor de archiefstukken in ieder geval een bestand in een archiefwaardig formaat willen hebben.
Voor de documenten die we zelf fabriceren gaat dit allemaal prima. Digital born documenten die van buitenaf gestuurd worden zijn vaak problematischer. Ik heb gemerkt dat bijvoorbeeld pdf's die op een bepaalde manier opgebouwd zijn, door de ABBYY-software niet zomaar omgezet kunnen worden naar pdf/A (om maar niet te spreken over beveiligde bestanden). Heeft iemand anders hier misschien ervaring mee? Hoe ga je met dit soort stukken om?
@Rob: Zoals ik al zei, moet je altijd in je eigen omgeving met je eigen instellingen testen of het problemen oplevert. We hebben scanbestanden genomen zoals ze vanuit de scanapparatuur aan Corsa aangeleverd worden, zonder de instellingen aan te passen. Hetzelfde bronbestand hebben we naar gewone pdf en pdf/A laten omzetten en de twee resultaten met elkaar vergeleken. Op die manier zorg je ervoor dat je testresultaten niet 'vervuild' raken en meet je alleen het verschil tussen omzetting naar pdf en omzetting naar pdf/A.
-
-
@Rob: simpele tekstdocumenten scannen we bitonaal (zwart-wit). Documenten waarbij meer beeldkwaliteit nodig is, scannen we in 24-bit kleur. Resolutie standaard 300dpi.
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
Ik mis nog:
1. pdf A2 de optie die het mogelijk maakt om ook aantekening/annotaties te maken en deze ook op te slaan. Wat dan technisch niet op orde is, is dat versiebeheer wel mogelijk is maar dat adequate vernietiging voor bijvoorbeeld te bewaren documenten nog door weinig dms-en wordt ondersteund. Beetje hannessen met definitief en dan de voorbereiding en geannotteerde versies later (voor 20e jaar) verwijderen kan nog wel lukken, maar wordt niet goed ondersteund.
2. ocr functionaliteit (altijd aan, zodat fulltext search ook altijd op alle bestanden werkt)
3. als exotisch formaat wordt gekoppeld in dms, dan mist vaak nog de functionaliteit dat de viewer dit niet ondersteund (zou wel moeten volgens nen) en dat waarchuwing wordt gegeven dat retention niet gaat werken (ook nen vereiste): er is nog wel wat aan te doen bij ons als opdrachtgevers richting onze (nen gecertificeerde) leveranciers
4. compressie mag, ik heb er goede ervaring mee dat tot 40% compressie veel performance voordeel biedt en nauwelijks kwaliteitsverlies
-
-
Als antwoord op je vraag: een prima strategie, ik zou de cesuur echter niet in het 20e jaar leggen, maar voor V-stukken langer dan 10 jaar en alle B-stukken binnen 5 jaar realiseren, want duurzaamheid geeft verdraagt volgens mij niet dat je dit pas in het 20e jaar gaat doen, je kon dan weleens veel formaten in het geheel niet meer kunnen 'lezen' of migreren.
Overigens hoop ik voor 'vak' dat binnen 5 jaar e-depots operationeel zijn, dan tank je de hele handel B en >V daarin en kan je dms in de dynamische fase in een nieuw perspectief plaatsen
Overigens raad ik je nu al aan om alles ouder dan 5 jaar eens te migreren naar E-depot formaat. Ik verwacht van een nen gecertificeerd pakket dat dit gewoon werkt, maar ik ben bang dat je het niet gewoon kan exporteren en dat je een heel dik budget kwijt bent om dit te regelen. Wie hier al eens een test mee heeft gedaan, nodig ik van harte uit dit te publiceren!
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
