BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Subsidie ontvangen als zaaktype
Ik zit met het volgende: we hebben een zaaktype subsidie voor de subsidies die we verlenen. Subsidies die we ontvangen, komen vooralsnog niet in het zaaksysteem, want het gaat dan niet om een taak die wij uitvoeren. Maar, als ik in de ZTC kijk, dan is beroep wél een zaaktype, terwijl een gemeente nooit een beroep zal behandelen. Waarom deze keuze?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Waarom dit zaaktypen bij de gemeente zijn
Als iemand in beroep gaat tegen een besluit van de gemeente, dan ontvangt de gemeente informatie (documenten) en verstuurt zij informatie (documenten). Een medewerker van de gemeente is hiermee bezig en heeft ergens een plekje nodig waar hij/zij informatie kan opslaan en kan bijhouden of er nog iets moet gebeuren. Het is ook fijn voor de leidinggevende om inzicht te hebben in de werkvoorraad van deze medewerker.
Als de gemeente een subsidie aanvraagt bij een ander, de provincie bijvoorbeeld, dan verstuurt de gemeente informatie (documenten) en ontvangt zij informatie (documenten). Een medewerker van de gemeente is hiermee bezig en heeft ergens een plekje nodig waar hij/zij informatie kan opslaan en kan bijhouden of er nog iets moet gebeuren. Het is ook fijn voor de leidinggevende om inzicht te hebben in de werkvoorraad van deze medewerker.
Hoe het beter zou kunnen
Het zou fijn zijn als de rechtbank en de gemeente of de provincie en de gemeente een gezamenlijk dossier hadden, waarin zij beiden informatie konden opslaan en raadplegen en waarin zij beiden de voortgang konden monitoren. Helaas bestaat dat gezemanlijk dossier (nog) niet en houden beide partijen dus een eigen dossier bij.
De afbakening van het ZTC 1.0 (en haar teloorgang)
Het landelijk ZTC 1.0 is niet volledig. De focus bij het ZTC 1.0 ligt bij dienstverlenende processen gericht aan burgers (publieke dienstverlening. Het beroep is waarschijnlijk toch op die lijst gekomen, omdat bezwaar er ook op stond. Het ZTC 1.0 is inmiddels overigens al vervallen en vervangen door het ZTC 2.0. Het ZTC 2.0 somt niet meer op welke zaaktypen er zijn, maar biedt een sjabloon waarmee je een zaaktype kunt beschrijven.
Commeciële alternatieven
Er zijn overigens wel commerciële alernatieven voor het ZTC 1.0, die vollediger zijn. Ik ben vooral bekend met het Model-DSP van VHIC en daarin staat zowel het beroep als de subsidieaanvraag bij derden.
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
In mijn ogen is het aanvragen van een subsidie net zo goed een zaak als het verlenen ervan. Het verschil met het verlenen is dat het een privaatrechtelijke handeling is, zoals je zelf eigenlijk al stelt. In de praktijk van een overheidsorganisatie zal het daarom eerder een subzaaktype zijn, bijv. bij een zaaktype "aanleggen van natuurgebieden" of misschien zelfs "verlenen van subsidie".
Overigens kun je bezwaar en en beroep ook eigenlijk beter als subzaaktypen beschouwen, behorend bij een publiekrechtelijke handeling waar de gemeente daadwerkelijk verantwoordelijk voor is, het verlenen van een vergunning, of heffen van OZB.
Omdat het hebben van veel subzaaktypes veel complexiteit geven in je ordening van dossiers, is het in de praktijk handiger om deze subzaaktypes als aparte zaaktypen te beheren. Maar theoretisch zijn het voor ons eigenlijk geen zelfstandige zaaktypen.
Het heeft dus in mijn ogen niets te maken met een beperkte scope op dienstverlening, alleen met een beperking van complexiteit in beschrijven van je ZTC.
-
-
Dat is interessant! Hebben jullie zelf een ZTC opgezet?
Jean-Luc Rouvroye zei:Ik ben het volledig met je eens. We hebben in Uden een zaaksysteem en een DMS. Het plekje om documenten in op te slaan heb je sowieso in het DMS, dus er is niet per sé de noodzaak om een zaak aan te maken. (hoewel de zaak automatisch gearchiveerd wordt in Corsa) De 'die hard' zaaksysteem mensen willen alleen de klantvragen in het zaaksysteem. Jij hebt me nu goede munitie gegeven, thanx ;)
Overigens denk ik dat de model DSP's die er op de markt zijn niets zinnigs hebben toe te voegen aan een zaaksysteem. We hebben zelf iets bedacht, wat 'toevalligerwijs' aansluit op de ZTC 2.0.
-
-
Jean-Luc,
ik reageerde op de opmerking van Marko, die stelde dat het aanvragen van subsidie niet is meegenomen omdat ZTC focust op dienstverlening. Ik stelde dat het aanvragen van subsidie eigenlijk een onderdeel is van andere zaken en dat je dat als een subzaak moet zien. Of je het daadwerkelijk als subzaak vastlegt, hangt af van de grootte en complexiteit van de hoofdzaak. Ik ben het met je eens dat subzaken beter vermijd kunnen worden.
De vraag die je moet stellen bij het vastleggen van een subsidieaanvraag, is waarom de subsidie is aangevraagd. Het antwoord daarop zal leiden tot het juiste zaaktype.
Ik ben zeer geïnteresseerd in jullie ZTC! Hoe beheren jullie het? In het zaaksysteem zelf, of in een ander bestand / applicatie? Is het iets wat je kan delen met ons?
Jean-Luc Rouvroye zei:Rob, heeft heeft niet zo zeer te maken met een theoretisch concept op dienstverlening, maar het is vanuit de praktijk gegeven. Degene die een webformulier invult, is de aanvrager. Elke aanvraag is dan een nieuwe zaak, tenzij de aanvrager nieuwe documenten upload (zelf toevoegt aan de zaak). Subzaken is leuk bedacht, maar ik weet niet of dat werkt voor de vlotte afhandeling van zaken waar het zaaksysteem in mijn ogen voor bedoeld is. Als je projecten wilt archiveren, dan is dat wat anders, maar dat dat hoeft niet in een zaaksysteem.
En ja, in Uden hebben we zelf zaaktypes gedefinieerd. Zo generiek mogelijk en een vast set van documenttypen, die voor elk zaaktype hetzelfde (kunnen) zijn.
-
-
Aanvragen subsidies: in het kader van uitvoering van publieke taak, dan heeft die taak een product en heb je dus ook een zaaktype. Dat kan een specifieke taak zijn: aanleg natuurgebied, maar ook een vage als "uitvoeren milieubeleid", wat dan een project tot gevolg kan hebben dat zonne-energie promoot, waarvoor dan weer subsidie wordt aangevraagd.
Beroep: is altijd van toepassing op een bestaande zaak binnen de gemeente (daar wordt een product geleverd) en dus altijd onder dat zaaktype te beheren. Het is vergelijkbaar met een externe adviesaanvraag bij een vergunningverleningszaak. Die adviesaanvraag kun je zien als een subzaak voor de gemeente, maar voor de externe partij is het gewoon een zaak. Meestal wordt uit praktische overwegingen voor bezwaar en beroep een apart zaaktype gemaakt. Maar dan moet je wel zaken gaan relateren.
Wat is Triple C? Toch niet http://nl.wikipedia.org/wiki/Triple_C ;) ? Beheer je daar ook de zaaktypes in?
-
-
De invoering van PIVOT bij een vorige werkgever van me, Rijkswaterstaat, had tot gevolg dat men zaakgericht dossiers moest gaan vormen. Daar liepen we tegen hele grote zaaktypen aan, waarvan zaken wel 2 of meer paternosterkasten aan papier konden beslaan: het aanleggen van werken (bruggen, wegen, etc.). Daarvoor hebben we een aparte lijst met 49 subzaaktypen gemaakt, omdat anders het overzicht compleet verloren ging. Voorbeelden hiervan:
- Het verlenen van een interne projectopdracht voor de mogelijke aanleg of verbetering van werken
- Het onderzoeken van de mogelijke aanleg of verbetering van werken
- Het opstellen van projectplannen ten behoeve van de voorgenomen aanleg, verbetering of onderhoud van werken
- Het maken van (deel)ramingen voor de kosten van een aan te besteden werk/project
- Het op minnelijke wijze verwerven van grond en zakelijke rechten ten behoeve van de uitvoering van werken
- Het voorbereiden van oplegging van een gedoogplicht dan wel het voorbereiden van onteigeningen ten behoeve van de uitvoering van werken
- Het aanvragen van vergunningen, ontheffingen en andere beschikkingen die nodig zijn voor de opzet van het werk volgens het bestek
- Het aanvragen van subsidie in het kader van de aanleg of verbetering van werken
- Het sluiten van overeenkomsten met andere overheden met betrekking tot de uitvoering van werken
- Het openbaar aanbesteden van werken
- Het behandelen van financiële claims van aannemers
- Het voeren van rechtsgedingen met belanghebbenden in verband met de uitvoering van werken
- Het borgen van kwaliteit door middel van toetsingen, audits en steekproeven bij uitvoering van werken door derden
- Etc. etc.
Veel van deze subzaaktypes hebben geen product dat direct voortvloeit uit een overheidstaak, maar horen toch bij het zaaktype "aanleg werken". Om per subzaak aparte vernietigingsregimes te kunnen toepassen hebben we de "subzaaktypes" (in PIVOT-termen "activiteiten") in de selectielijst opgenomen.
De lijst is overigens hier terug te vinden: http://nl.scribd.com/doc/81226295/Vaststelling-selectielijst-neersl...
-
-
Waarom zou je een zaaksysteem alleen voor aanvragen gebruiken? Wij willen zoveel mogelijk informatiestromen relateren aan zaken, ook de zaken waar geen aanvraag aan ten grondslag ligt. Maar dat is een ieders eigen keuze natuurlijk. Door onze keuze hebben we een breder ZTC nodig dan een organisatie die alleen vanuit sturing op afhandeling van aanvragen een zaaksysteem heeft ingevoerd.
De vraag die ieder voor zich moet stellen is: waarom leggen we zaken vast? Past dit zaaktype binnen onze scope?
Jean-Luc Rouvroye zei:Ik denk dat zaaksgewijs registreren of archiveren iets anders is dan werken met een zaaksysteem. Ik denk dat van jouw lijst van voorbeelden alleen 'het behandelen van financiële claims van aannemers' in aanmerking komt voor opname in een zaaksysteem. Ik denk dat een zaaksysteem voor Rijkswaterstaat geen toegevoegde waarde heeft. Dat geldt in mindere mate ook voor een Provincie, al hebben ze daar nog veel 'subsidieklanten'. Een gemeente heeft veel kleine processen: melding openbare ruimte. parkeervergunning, etc. Eenvoudige processen die als ze eenmaal via een webformulier kunnen worden aangevraagd, erg veel administratief werk uit handen nemen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
