BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Stukken burgerlijke stand en substitutie
We zijn bij de gemeente Wageningen bezig met de voorbereiding van een substitutiebesluit om alle archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale exemplaren. Er is hier al gesproken over uitzonderingen vanwege historisch belang, maar een andere mogelijke uitzondering wil ik hier ter discussie stellen: de akten van burgelijke stand. Mogen deze vervangen worden?
De grondslagen voor deze taken liggen volgens mij in het burgelijk wetboek en deze stelt dat de akten vervangen mogen worden door een afschrift indien het origineel onleesbaar dreigt te worden. Maar ik weet nog vrij weinig over dit onderwerp; is er specifieke wetgeving op dit gebied die specifieke vormvereisten voorschrijft? Hoe gaan andere gemeentes om met deze categorie?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Was de wetgeving hierop niet aangepast of gaat die aangepast worden? Ik heb wel een klok horen luiden, maar...
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het antwoord is eenvoudig, de registers BS mogen niet vervangen worden.
De dubbele exemplaren van Justitie zijn wel vervangen door scans.
Voor wetgeving zie inderdaad Burgerlijk Wetboek.
In de handboeken vervanging worden de registers ook benoemd als uitzondering, als je het volgens wet en regelgeving doet althans.
Dit staat los van de inktschade / inktvraat problematiek.
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Bedankt voor de antwoorden! Scheelt weer wat uitzoekwerk! Maar wat een achterhaalde regelgeving.... Inderdaad, waarom?
-
Permalink Antwoord van Peter Diebels op
-
Rob en anderen,
We zullen hier in de Handreiking Vervanging ook even de aandacht op vestigen!
-
Permalink Antwoord van Dick Bunskoeke op
-
@ Jean-Luc en Rob
Het waarom zit hem in de beheeromgeving die nodig is voor het alleen in digitale vorm bijhouden van de burgerlijke stand. Daar wordt kennelijk minder zwaar aan getild bij het dubbele exemplaar, omdat er immers altijd nog weer een nieuwe scan van de primaire akte kan worden gemaakt.De aanpassing waarbij digitale dubbelen mogelijk werden is ook al weer bijna 10 jaar oud (zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2004-190.html) en het zou in de lijn liggen om nu langzamerhand ook de primaire akten digitaal toe te staan. Je zou dan het beheer kunnen meenemen met een GBA-achtige audit: ook dat zijn persoonsgegevens die cruciaal zijn (kijk maar als je er toevallig fout in zou staan vermeld!) en alleen digitaal worden bijgehouden.
-
-
Bij vervanging speelt de beheeomgeving wel degelijk mee, kijk naar rodin dat vaak gebruikt wordt om te toetsen. Bij vervanging moet je je digitale beheeromgeving op orde hebben, backup en uitwijkmogelijkheden hebben, etc.
Het heeft te maken met risicomijdend beleid rond de burgelijke stand, gecombineerd met een dosis traditionalisme/conservatisme. Waarom is de burgelijke stand nooit gewoon gecombineerd met de GBA? Puur traditionalisme.
Gelet op de uitspraak van de minister van bzk dat de gehele overheid in 2017 volledig digitaal moet werken, is dit een mooi iets om aan te pakken!
-
-
Wij hebben vorig jaar deze discussie ook gehad, met name de afdeling Burgerzaken vond dat de originele bewaard diende te worden vanwege de audit. Ik heb dit nagevraagd bij de auditor en die kan de audit prima uitvoeren met digitale originelen.
-
-
@Sandea, heeft dit tot gevolg gehad dat de registers nu zijn vernietigd ?
De registers burgerlijke stand zijn bij veel gemeenten gedigitaliseerd, al dan niet in samenwerking met archiefdiensten. In Friesland is er mooi project ontwikkeld rondom e-loket Burgerlijke Stand van de firma Picturae.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
