BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Stijging papierverbruik door digitalisatie?
Binnen de gemeente Brunssum zijn we gestaag bezig met het digitaliseren van de bedrijfsprocessen.
De WMO werkt volledig digitaal, de raad vergadert digitaal, de facturen zijn gedigitaliseerd, de contractenbank is digitaal, reiskostendeclaraties zijn volledig digitaal, de P&C cyclus is volledig digitaal ingericht. We staan op de vooravond van de digitalisatie van het volledige vergunningentraject en een organieke uitrol van het nieuwe DMS voor het zaakgerichtwerken. Ook digitaal.
In 2010 zagen we een daling in het papierverbruik en het aantal gemaakte kopieën. We dachten dat deze trend zou doorzetten in 2011 en verder. Helaas! In 2011 zien we een explosieve stijging van de repro-kosten en we kunnen niet één-twee-drie er een verklaring voor geven. Bij buurgemeenten is sprake van een gelijkwaardig trend. Herkenbaar?
Drukken we toch veel al omdat we papier prettiger vinden dan de digitale variant? Zijn E-readers, I-PADs, tablets toch de oplossing om het papierverbruik terug te dringen?
Kortom zien jullie dezelfde trend? Wat zijn oplossingen? Bewustwordingscampagne, inzet I-PADs, dubbele schermen enz. enz.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dag Willem,
Goede vraag waarom de kosten op papier niet dalen. Bij een pilot papierloos vergaderen van de gemeente Tilburg bleek dit 'slechts' 3.500 euro op te leveren. Zie deze link.
Wat ik me wel vaak afvraag of de kosten voor digitale (duurzame) opslag en beschikbaarstelling van tevoren goed wordt ingeschat. ik krijg de indruk van niet. deze kosten stijgen explosief en dwingt overheidsinstellingen meer dan in het verleden tot samenwerken en/ of tot cloudoplossingen.
Groet
Yvonne Welings
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Volgende vraag (en de knuppel in het hoenderhok): waarom staan de printers er nog? En/of waarom mag iedereen nog ongebreideld printen/kopieren? In principe moet het netwerk kunnen ophoesten welke grootverbruikers er bezig zijn, dus mogelijk kan je met die specifieke mensen een gesprek aangaan en het ze vragen? Of loop ik nu te hard van stapel? (mag je ook zeggen, hoor ;-) )
-
Permalink Antwoord van Jaap de Jonge op
-
Als je stelt 'de gemeentelijke processen zijn gedigitaliseerd', betekent dat alleen dat informatie digitaal beschikbaar is dan wel binnen een proces digitaal wordt verspreidt of bewerkt. Dat is wel een randvoorwaarde om je papierverbruik terug te dringen, maar is geen causale oorzaak. Heel veel mensen willen m.n. wat omvangrijkere stukken persé afdrukken, voor ze deze lezen. Dat zijn ze nou eenmaal gewend of ze vinden het fijn (denken ze). Dat zullen ze blijven doen zonder prikkels om te veranderen. Als je mensen wilt prikkelen om zo veel mogelijk van een scherm te lezen (en stukken niet te printen), kom je met bewustwording al heel ver. Daarbij helpt het als je op niveau van individu gegevens hebt mbt aantallen geprinte pagina's. Als je met een centrale printserver werkt, is dat te genereren. Deel zo'n lijst (incl. calculatie van veroorzaakte kosten) maar eens uit aan management of directie of (nog beter) publiceer 'm op je intranet en kijk maar eens wat er gebeurt.
Als mensen aan de wandel willen met informatie of informatie aan stukken willen toevoegen (notities) dan heb je laptop/tablet en één of meerdere editors nodig om de informatie te kunnen bewerken of een ander mechanisme om de eigen content te relateren aan de oorspronkelijke content. En alweer... bewustwording, uitleg, training, stimulering van gewenst gedrag, ontmoediging van ongewenst gedrag...
-
-
Blijkbaar zit het printen in de genen, niet alleen bij overheidsorganisaties.
Zie berichtgeving via deze link.
-
-
Overigens denk ik wel dat goede leesbaarheid van de digitale informatie (en daarmee grotere vormen van schermen) erg belangrijk is bij de acceptatie, anders heeft men het gevoel 'zo te zitten turen de hele tijd'...
-
Permalink Antwoord van Glenn Maes op
-
Ik kan begrijpen dat (sommige) mensen nog wel regelmatig iets afdrukken. Ik moet toegeven dat ik grote documenten ook nog het liefst op papier lees, want ik vind dat een computerscherm (hoe goed het ook moge zijn) veel vermoeiender is voor de ogen. Ik kan minder lang op een scherm lezen dan op papier. De iPad lijkt me daar trouwens ook niet echt geschikt voor (lichtinval). Misschien is het een idee om "gewone" e-readers uit te delen, want daar worden de ogen ongeveer evenveel vermoeid dan op papier.
-
Permalink Antwoord van Hans van Rijn op
-
@ Glenn. Helemaal mee eens. De techniek is de reden. Er leest, bladert, krast en communiceert niets zo gemakkelijk als papier. De Senaat werkt (of speelt?) met de iPad. Kan daar ook eens papier geteld worden?
-
Permalink Antwoord van Tjerk van Dijk op
-
Willem, het terugdringen van het papierverbruik zou niet de (primaire) insteek van digitalisering moeten zijn. Een simpele vergelijking van de jaarlijkse kosten van het papierverbruik en de investeringen in digitalisering (zeker in de mate waarin jullie het hebben gedaan) leert dat je de business case hier niet (alleen) op moet baseren.
Waar digitalisering alleen de primaire aanlevering digitaal laat verlopen (bijv. post alleen nog digitaal de organisatie in) zonder de rest van het proces ook te digitaliseren, resulteert dit in het algemeen in het alsnog afdrukken van het document om het vervolgens fysiek af te kunnen handelen.
Verder zie je ook de effecten die ook in de early days van email zichtbaar waren: elke e-mailbericht werd geprint om het vervolgens vanaf papier te lezen. Pas later zijn we selectief geworden in welke e-mailberichten nog geprint worden. Het papierverbruik zal in eerste instantie toenemen, om pas na verloop van tijd weer af te nemen.
Ik adviseer gebruikers om bewust te kiezen voor welke digitale documenten ze afdrukken, zonder dat ze zich 'emotioneel bezwaard' gaan voelen wanneer ze iets printen. Belangrijker vind ik dat ze papieren documenten na gebruik snel weer weggooien (in de wetenschap dat ze het op ieder gewenst moment opnieuw kunnen afdrukken). Papier wordt pas echt duur op het moment dat het bewaard wordt en men op enig moment zelfs gaat twijfelen of het misschien niet alsnog gearchiveerd moet worden.
Wat het gebruik van e-readers of tablets betreft: zelf merk ik dat ik sinds de aanschaf van de iPad veel minder op papier afdruk en vrijwel alles (ook grotere documenten) vanaf mijn iPad lees. Het lezen ervan gaat prima. Het is wel even zoeken naar hoe je het best aantekeningen kunt maken. Met Evernote gaat dat prima.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Het is een combinatie van factoren waarom er nog veel wordt geprint.
Wat nog niet is genoemd is dat het lezen van een scherm vermoeiender is omdat is aangetoond dat je ogen dan minder knipperbewegingen maken met als gevolg minder oogvocht en snellere irritatie. Je bent je daar niet bewust van maar voelt wel die vermoeidheid die je dan niet aan dat scherm relateert.
Juist bij grote documenten doet dit verschijnsel zich meer voor omdat de verandermomenten van het ene document naar het andere document lager ligt. En dat in combinatie met wat Hans aangeeft.
Daarnaast klopt het helemaal wat Glen en Hans aangeven. Binnen de huidige technische voorzieningen laten grote documenten zich digitaal (nog) niet zo efficiënt raadplegen/doorbladeren en aantekeningen maken als wel wordt gedacht.
Bovendien blijkt bij werkzaamheden waarbij je snel wisselend uit meerdere bronnen informatie moet halen om bijvoorbeeld te verwerken in een hoofddocument het vaak efficiënter, overzichtelijker en aanzienlijk minder vermoeiender voor de concentratie (die ogen weer) wanneer je deze "hulp"bronnen op papier bij de hand hebt. En natuurlijk zit er ook een zekere gewoontereflex in. Het is een optelsom van al deze factoren.
En zeker niet minder belangrijk het argument van Tjerk. De insteek van digitaal werken moet los staan van eventueel vermindering van papierverbruik. Feitelijk net zo onzinnig als de insteek om op DIV te bezuinigen. Het moet het logistieke werkproces en bedrijfsvoering verbeteren, de rest is "meegenomen".
-
-
Voor de aanpak door de provincie Utrecht om papiergebruik te minderen zie deze link.
-
-
Papierloos lijkt nog een lange weg te gaan als ik een bericht als deze lees over BECIS:
-
-
Whitepaper Papierloos werken een nieuwe ‘way of life‘?, te downloaden via deze link.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
