BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Stempelen bij digitaliseren?
Een goedemorgen mede vakgenoten,
Eenvoudige vraag, doch veel discussie (naar verwacthing).
Hoe belangrijk is het stempelen van poststukken, op het moment dat hetzelfe poststuk, bij binnenkomst ook wordt gedigitaliseerd.
Waar staat eigenlijk dat je moeten stempelen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Lijkt overbodig, zie deze eerdere bijdrage via deze link
-
Permalink Antwoord van Cees de Groot op
-
De discussie waar Yvonne naar verwijst is al weer 3 jaar oud, maar het probleem is nog niet achterhaald.
Je bent als organisatie niet verplicht te stempelen, maar ...
Bij aanvragen en bezwaren moet je aantonen wanneer je als organisatie een stuk hebt ontvangen of (als je zelf aanvrager of bezwaarmaker bent) bewijzen wanneer je hebt verzonden. In de analoge tijd ging de rechter uit van de datum die op de poststempel stond. Maar ja die heb je digitaal niet meer. Bij stukken die werden afgegeven werd de stempel met ontvangstdatum als leidend gebruikt. Bij faxen (wie doet dat nog?) ging de rechter uit van de datum die op de fax stond (of een rapport uit je fax waarmee je aantoonde dat die datum niet klopte). Bij e-mail worden verzend en ontvangstdatum en tijd ook bewaard. Maar analoog af gegeven stukken die nog gescand moeten worden? Ga bij de rechter maar bewijzen dat deze brief meteen na ontvangst is gescand zodat de scandatum gelijk is aan ontvangstdatum.
Het is wachten op de eerste beroepszaak waarbij dit speelt.
Ik denk niet dat alle organisaties kunnen bewijzen dat hun scans altijd precies op de datum van ontvangst worden gescand.
Is je scanprocedure en verzendprocedure op orde dan hoef je niet te stempelen. Maar kijk eerst eens met de ogen van een rechter naar je procedure voordat je de datumstempel in de prullenbak gooit.
PS.
Rechters handteren 00:00 uur als de overgang naar de volgende dag. Staat je systeemtijd bij digitaal ook zo zuiver ingesteld?
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Maar Cees, een datumstempel is toch niet feilloos?
Ik kan op een brief die ik vandaag ontvang met gemak de datum 2 augustus of 24 augustus stempelen.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Bovendien kun je best regelen dat wat vandaag binnen is gekomen, vandaag wordt gescand.
Ook kun je in de DMS twee veldjes hanteren: één voor de scandatum en één voor de ontvangstdatum. De scandatum wordt dan automatisch gevuld en kan niet gemuteerd worden. De ontvangstdatum wordt standaard met de datum van vandaag ingevuld en kan bij de postregistratie nog gecorrigeerd worden.
Je moet met redelijke zekerheid aan kunnen tonen wanneer de brief ontvangen is. Zo'n stempel is één mogelijke oplossing, maar er zijn ook andere denkbaar. Je moet in ieder geval iets doen.
-
-
Ingmar, dat klopt eigenlijk is niets feilloos of niet te vervalsen.Bij een beroepsprocedure over een ontvangst of verzendatum zal de rechter kijken naar " het beste verhaal".
Bij het " analoog stempelen" ligt wel vast wat de rechters handteren. Bij digitaal nog niet. Het is maar de vraag of een rechter meteen zal geloven dat de datum die bij de een digitaal document staat ook daadwerkelijk de scan en ontvangstdatum is. De betreffende organisatie zal dan met een goed beschreven procedure moeten komen.
Gold natuurlijk ook voor het stempelen, die was wel erg makkelijk te verdraaien naar een eerdere of later datum.
De stempel op de postzegel was daarom voor de rechter leidend. Moest je wel de envelop hebben bewaard.
Tja hoe bewaar je nu de digitale " envelop" van een e-mail of een scan?
Ingmar Koch zei:Maar Cees, een datumstempel is toch niet feilloos?
Ik kan op een brief die ik vandaag ontvang met gemak de datum 2 augustus of 24 augustus stempelen.
-
-
Marco,
geheel eens met je eindconclusie: " Je moet wel iets doen" .
en dan wel vooraf en niet als je bij de rechter staat.
Marco Klerks zei:Bovendien kun je best regelen dat wat vandaag binnen is gekomen, vandaag wordt gescand.
Ook kun je in de DMS twee veldjes hanteren: één voor de scandatum en één voor de ontvangstdatum. De scandatum wordt dan automatisch gevuld en kan niet gemuteerd worden. De ontvangstdatum wordt standaard met de datum van vandaag ingevuld en kan bij de postregistratie nog gecorrigeerd worden.
Je moet met redelijke zekerheid aan kunnen tonen wanneer de brief ontvangen is. Zo'n stempel is één mogelijke oplossing, maar er zijn ook andere denkbaar. Je moet in ieder geval iets doen.
-
-
Het blijft een actueel thema, dat vooral verband houdt welke metadata je hanteert. Deze week had ik overleg en de metadata kwamen ter sprake. Gemeenten willen samen werken en dezelfde set metadata gebruiken. Jammer is dat de de metadata van de ZTC in de metadataset, die wsl. de standaard wordt, nog niet is vastgesteld door de VNG/KING.
Wat is dan de datum van event in dit verband ? De ene gemeente registeert de datum van opmaak en apart de datum van verzending door de postkamer, de andere gemeente alleen verzending. Feitelijk zou de standaardisatie vooraf en uniform door overheden moeten worden vastgesteld. Dit kost zo veel onnodige tijd en energie en belemmert enorm bij keteninformatie.
-
-
Yvonne
zoals je zegt: standaardisatie vooraf en uniform
Het komt hier en bij andere kwesties steeds weer terug. Maar ik denk dat het niet " in de mens" zit.
Niet alleen bij overheden ook bij bedrijven, particuliere instellingen zie je dit vaak terugkomen.
Het is denk ik menselijk om alleen naar de " eigen kudde" (lees directe omgeving) te kijken.
-
-
Het is ook wel een erg klein detail in het grotere geheel. Hebben we als overheid - of laat ik het iets kleiner maken - als DIV'ers en archivarissen geen urgentere problemen dan dat de ene organisatie één datumveldje hanteert en de ander twee veldjes?
Die roep om zeer uitgebreide en zeer gedetailleerde (meta-)datastandaarden zorgt ervoor dat dergelijke ambities niet van de grond afkomen (eeuwige discussies) en dat leveranciers er niet 100% aan voldoen. Check voor de gein maar eens je eigen DMS / Zaaksysteem of de (andere) grote spelers op deze website. Overigens is mijn mening dat als je "deels" voldoet aan een standaard, je simpelweg "niet" voldoet aan de standaard. Als de punten van een stekker een milimeter afwijken, dan past hij niet in het stopcontact.
Maar goed, ik wijk hier misschien te veel af van het onderwerp....
-
-
Marco,
soms is het juist zo fijn over iets lekkers klein te praten en niet altijd over die grote abstracte meta-grote constructies. Lekker even terug naar de bron met een bamboe-hengel.
-
-
:-)
-
-
Uitspraak van de Afdeling Bestuursrechtspraak, over stempels en ontvangstdatum: Zienswijze in de gemeentelijke brievenbus: Wanneer ontvangen?
(Overigens, 9 mei 2012 is een woensdag)
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
