BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

bewaren van statuten van een vereniging of stichting

In het kader van een archiefselectie traject kom ik statuten van b.v. een honkbalvereniging tegen. De vraag is moet de overheid deze statuten bewaren? Het zijn vaak afschriften die van notarissen afkomstig zijn. Graag wil ik meningen van jullie horen hoe om te gaan met deze documenten.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 20 September 2018 op 15.35

Akten worden in tweevoud opgesteld, in die zin zouden ze dubbel moeten zijn. Sommige akten worden vernietigd zoals hypothecaire doorhalingen. Een exemplaar houdt de notaris, de minuut en de grosse ontvangt de andere partij.

Vroeger moesten notarissen hun minuten inleveren bij de notarisbewaarder van het arrondissement waar ze werkzaam waren. Vanuit de rechtbank werden dan die notariële akten gedistribueerd na 75 jaar zonder testamenten aan archiefdiensten. Dat is veranderd, notarissen schijnen nu centraal hun minuten in te leveren.

Vaak tref je de statuten ook aan in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

https://www.wet-en-regelgeving-notariaat.nl/overige-regelgeving/con...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Raymond Juliana op 20 September 2018 op 16.08

Dus in principe hoeft de overheid deze documenten niet te bewaren. En bedankt voor de link

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 20 September 2018 op 16.14

Wanneer het inderdaad een grosse is hoef je die niet te bewaren. Je zou wellicht de gegevens kunnen noteren wanneer dat van belang is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Harry Kranenkamp op 21 September 2018 op 9.23

Veel organisaties bewaren statuten van verenigingen als onderdeel van de eerste subsidieverlening (sel.lijst 1983 cat. 2.20). Losse statuten hoeft een overheid uiteraard niet te bewaren. Wellicht zijn er archiefdiensten die deze wel graag willen hebben in het kader van historie en overzicht van het verenigingsleven in een gemeente.