BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Stand van zaken robotisering, wie deelt ervaringen?

Een jaar geleden vroeg ik op dit forum naar ervaringen van robotisering van registraties.

link De meeste gemeenten hebben afgelopen jaren stappen gezet met webformulieren, maar er zijn ook gemeenten die nog verdere stappen hebben gezet met het verder robotiseren van processen en daarmee de registraties. Bij robotisering maak je onderscheid tussen attented en unattented processen. Bij de variant unattended is handwerk niet meer nodig van een medewerker. Een voorbeeld is hoe een robot de ingekomen aanvragen automatisch verwerkt in een zaaksysteem. Maar ook bij attented met handwerk is tijdwinst te boeken, eenvoudig weg omdat de computer sneller kan typen dan een fysieke medewerker en sneller kan meta dateren.

En... niet onbelangrijk, juist door robotisering krijg je als organisatie nog meer grip op gestructureerde processen.

Wie deelt ervaringen op dit gebied? wat voor systeem gebruiken jullie hiervoor, UiPath, KOFAXBlue Prism en Automation Anywhere ? Huren jullie een bedrijf in om de scripts te schrijven of heb je iemand in dienst die dat zelf kan? waarom kies je ene keer voor attented en de andere keer unattented?

We horen het graag.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op 17 November 2021 op 19.07

Bestaat toeval? Juist vandaag is er bij ons in Dronten een robotisering-oplossing beëindigd. Ruim 20.000 documenten zijn ingelezen in ons zaaksysteem. Het was, geloof ik, een attented oplossing die gemaakt is in UiPath. Maar vraag mij niet om technische aspecten van de robot, ik was een DIV-er met een probleem die opgelost kon worden door een robot.

De robot is zo gemaakt dat deze als een gebruiker zijn werk deed in het zaaksysteem. Alle noodzakelijke handelingen voor aanmaken van een zaak, toevoegen van een document en afhandelen van de zaak werden 1 voor 1 uitgevoerd.

Van de ruim 20000 documenten zijn er uiteindelijk 60 terecht gekomen in de uitval-map. Deze moeten we handmatig nakijken en waar nodig dus ook handmatig registreren. Dat is dus 0,3% en dus helemaal niet verkeerd.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 18 November 2021 op 10.35

@Jan-Jaap, dit is toch een revolutie in ons vak? Zo ik het lees is het een unattended proces.

Bij de variant unattended is handwerk van een medewerker niet meer nodig. Concreet voorbeeld hoe unattended robotisering wordt toegepast is bij een van de gemeenten waarvoor ik werk, is het proces van de Meedoenregeling. Deze regeling wordt zo’n 3.000 keer per jaar aangevraagd en in behandeling genomen. De robot kijkt in het zaaksysteem of er nieuwe aanvragen zijn binnengekomen, en gaat deze verwerken in de backoffice systemen. Hiervoor benadert de robot de Suites voor het Sociaal Domein (SuitevhSD) voor het valideren van gegevens en toetst het inkomen middels Suwinet en een Excel rekenblad. De robot verrijkt persoonsgegevens door de koppeling met de BRP te activeren en maakt vervolgens het juiste proces aan. Bij een toekenning wordt ook meteen het budget vastgelegd door de robot. Vervolgens maakt de robot in SuitesvhSD een beschikking aan om het besluit vast te leggen. De medewerker hoeft alleen nog maar de beschikking te verzenden en het proces af te sluiten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op 24 November 2021 op 12.44

Het zou ook zomaar unattended zijn hoor. Maar wat wel van belang is dat het hierom een eenmalige invoer actie was. De volgende robot staat al te wachten (we hebben maar 1 licentie hoorde ik) om DIV te ondersteunen bij het verwerken van dossiers in My-Lex Legacy. Hier neemt de robot ons meerdere stappen uit handen wat tijdwinst oplevert. Deze robot gaat vanmiddag live en ga ik de komende weken gebruiken.

Maar mag je het een revolutie noemen als er rond 2010/2011 al niet een keer op een Overheid en ICT-dag een demo is geweest van inteligente scanssoftware? De demo toen was van BCT en de "robot" (lees inteligente scansoftware) moest al lerend slimmer worden. Als ik mij niet vergis zat de gemeente waarbij dit werkte het percentage van goed verwerkte stukken richting de 90%. Bij de andere 10% moest er nog menselijke ogen naar kijken. Wat ik hier mee wil aangeven is wat is er in deze 10 jaar tijd gebeurd?