BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Staat de selectielijst boven de WBP?
Ons P&O systeem wordt vervangen en dit gebeurd in samenwerking met de ZBO waarmee wij per 1-1-2019 integreren zodat de nieuwe organisatie maar 1 P&O systeem heeft.
Nu adviseert onze advocaat het volgende:
Nog een enkele opmerking over de a.s. integratie. In het geval van een fusie of een overname mogen de personeelsdossiers aan een ander bedrijf worden overgedragen, mits de verantwoordelijke zich houdt aan een aantal waarborgen om de privacybelangen van de werknemers te beschermen:
-Het is niet geoorloofd om meer gegevens te verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst; dit kan er toe leiden dat personeelsdossiers moeten worden opgeschoond en oude en niet meer relevante gegevens moeten worden verwijderd.
De overige waarborgen zijn niet relevant voor de archieffunctie.
Dit schonen zou betekenen dat documenten worden vernietigd voordat de bewaartermijn zoals genoemd in onze selectielijst is verstreken. Mij staat bij dat bij tegenstrijdigheden de Archiefwet de WBP overruled en wij worden gehouden aan de bewaartermijn in de selectielijst.
Wat is jullie mening?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ik deel jouw mening, zie ook deze bijdrage over de opvolger van de Wbp de AVG.
Overigens zijn er goede richtlijnen om om te gaan met dit soort situaties. Van belang is of de betrokken werknemer toestemming geeft om de gegevens ter beschikking te stellen aan de rechtopvolger. De oude rechtspersoon blijft verantwoordelijk voor de selectie en vernietiging.
Zie ook deze bijdrage.
De navolgende opties zijn mogelijk:
- Samenvatting maken van het oude personeelsdossier.
- De dossiers tijdelijk uitlenen met toestemming van de personeelsleden zelf.
- Documenten kopiëren (met toestemming) voor de nieuwe organisatie. Het betreft dan documenten betrekking hebbend op benoeming, bevordering en ontslag en alle documenten waarin nog geldende rechten en plichten zijn vastgelegd zoals b.v. studiefaciliteiten, vakantieafspraken, het laatste functioneringsgesprek of beoordelingverslag.
-
Permalink Antwoord van Erik Kraai op
-
Kan een werknemer dan weigeren dat de gegevens ter beschikking worden gesteld aan de rechtsopvolger? Dat lijkt me toch een redelijk onwerkbare situatie op te leveren voor beide partijen (werkgever en werknemer).
De Wbp vereist ondubbelzinnige toestemming, dus dat betekent dat er wel sprake moet zijn van een enigszins vrije keuze. Ik vraag me af of dat in deze situatie het geval is. Er is geen sprake van ondubbelzinnige toestemming als je alleen maar kan instemmen. Dit betekent dat toestemming geen rechtvaardigingsgrond kan zijn voor de verwerking (zoals de overdracht).
Oude en niet meer relevante gegevens moeten überhaupt uit het personeelsdossier worden verwijderd, of er nu sprake is van een fusie of niet.
-
Permalink Antwoord van Cora Lubben op
-
In dit geval wordt de oude rechtspersoon opgeheven. Er moet dus een art. 4 regeling worden getroffen zodat de nieuwe organisatie eigenaar wordt van de dossiers.
De keuze mogelijkheden zijn hierdoor: eerder vernietigen dan de selectielijst toestaat of in zijn geheel overdragen en ons beroepen op de uitzonderingsclausule van de WBP.
-
-
De werknemer treedt in dienst bij de nieuwe organisatie en begint in principe met een schone lei. Bij de oude organisatie zal hij of zij worden ontslagen.
De oude organisatie heeft verplichtingen ten aanzien van de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan gevaarlijke stoffen, pensioenen. Dat is de reden dat de waarom er nooit maar dan ook nooit eerder mag worden vernietigd. De oude organisatie heeft toch wel meer dan personeelsgegevens alleen. Wat gebeurt daar mee?
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
Bij onze ambtelijke fusie zijn alle oude personeelsdossiers afgesloten en zijn nieuwe personeelsdossiers aangemaakt. Hierin zijn zaken 'gewoon' opnieuw opgenomen en is personeel opnieuw gevraagd gegevens als CV, relevante diploma's etc. aan te leveren. Is stukken makkelijker. Je moet alleen bij de vernietiging van de P-dossiers van de oude organisatie opletten of iemand nog in dienst is en dat je de V-termijn telkens een aantal jaar oprekt.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Opschonen van de dossiers betekent niet dat de uit de dossiers verwijderde documenten direct vernietigd moeten worden. Het zou vreemd zijn om dat te doen.
Je haalt de betreffende documenten uit de dossiers en stelt ze af op (tijdige) vernietiging.
De selectielijst is volgend aan overige wet- en regelgeving; als een bewaartermijn wijzigt op grond van bepaalde wetgeving, zal de selectielijst daarop worden aangepast. Als de selectielijst nog niet is aangepast, maar je weet dat de termijn is beëindigd kun je daarop bij je select rekening mee houden (beter: moet je daar rekening mee houden!).
In wetgeving geldt (bijna) altijd: speciaal gaat boven algemeen.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Wat betreft het telkens verlengen van een vernietigingstermijn van nog in dienst zijnde personeel lijkt mij dit wel afhankelijk of er sprake is van formele ontbinding van het "oude" dienstverband en het opnieuw aanstellen/benoemen door de rechtsopvolger. Het is de vraag of het telkens verlengen van het bewaartermijn dan in strijd is met het juist toepassen van de selectielijst en vernietigingsplicht.
Erik Müller zei:Bij onze ambtelijke fusie zijn alle oude personeelsdossiers afgesloten en zijn nieuwe personeelsdossiers aangemaakt. Hierin zijn zaken 'gewoon' opnieuw opgenomen en is personeel opnieuw gevraagd gegevens als CV, relevante diploma's etc. aan te leveren. Is stukken makkelijker. Je moet alleen bij de vernietiging van de P-dossiers van de oude organisatie opletten of iemand nog in dienst is en dat je de V-termijn telkens een aantal jaar oprekt.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
