BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
social media archiveren?
Ik ben al een tijdje aan het kijken naar het archiefwaardig zijn van social media.
Kijk naar het voorval in Alphen aan den Rijn. Daar werd getwitterd om de burgers te informeren, dus archiefwaardig?
De politiechef die ontslagen werd om een tweet. Hier moet toch ook het een en ander terug te vinden in het PD en dus in het archief.
Of denk ik nu te kort door de bocht? Ik ben het er zelf ook over eens dat niet alle tweets, hyves, facebook etc geregistreerd dient te worden. Maar wanneer wel en wanneer niet?
mogen alle ambtenaren zo gebruik maken van deze social media? of moet er een protocol worden opgesteld? (net als met e-mail destijds). Of maak je een duidelijk onderscheid tussen prive en zakelijk? (wat doe je dan met een linkedin-profiel van je medewerker???
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Bert Hendriksen op
-
Deze vraag hebben we vandaag toevallig ook binnen de gemeente Zevenaar gesteld.
Zeker nu binnen Zevenaar ook volop gebruik gemaakt wordt van Twitter en sinds kort Yammer.
Ik denk ook dat je verschil moet maken tussen prive en zakelijke berichten, maar dit onderscheidt is niet altijd even makkelijk te maken
Eerder is er al een vraag geweest bij de afdeling DI V hoe we omgaan met het archiveren van de gemeentelijke website.
Er werd ons toen verteld dat dit niet verplicht is, maar volgens mij is het sinds begin van dit jaar verplicht om zaken die op de website hebben gestaan en waar burgers/bedrijven rechten aan kunnen ontleden, te archiveren.
Naar ik weet zijn er binnen onze gemeente hiervoor nog geen protocollen/afspraken over gemaakt.
Wie het weet mag het zeggen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Kijk ook eens op deze link.
Ik denk wel dat hier een markt voor het opleidingscircuit is. GO biedt er een aan.
-
Permalink Antwoord van Jeroen Stutterheim op
-
Eerder hebben Yvonne en ik hier al eens over gesproken tijdens in deze discussie. http://bhiccommunity.ning.com/xn/detail/2537796:Comment:20298
Er zijn op dit moment tal van mogelijkheden om handmatig danwel automatisch de gepubliceerde berichten goed op te slaan via de weg van de relatie (burger, contactpersoon, raadslid, wethouder, etc.), eventueel gekoppeld aan een zaak. Je zou op deze wijze zelfs recherche werk kunnen gaan doen in specifieke gevallen.
Dit staat af valt uiteraard met de afspraken wat je wettelijk mag en moet. Als je dergelijke berichten maar op de juiste relatie weet te koppelen in een juiste context is de archivering eenvoudig geworden.
Ik zou zeggen concentreer je in deze op de gestelde kaders en de gewenste functionaliteit. Bepaal vooraf duidelijk je doel waarom je dit wilt doen. De techniek is hier niet de beperking.
Groeten,
- Jeroen
-
Permalink Antwoord van Bruno Celak op
-
Gerdien,
In het kort zal ik hierop reageren. In het nieuwe werken wordt gesproken dat de archivering
plaatsvindt bij de vakambtenaar zelf. De vakambtenaar is zelf verantwoordelijk voor de archivering. Alle soorten van informatie die bij een zaak hoort, wordt door de vakambtenaar aan een zaak gekoppeld of als bijlage opgeslagen in een zaakmappenboomstructuur. Uiteraard moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over hoe de vakambtenaar om moet gaan met de wijze van archivering of het inrichten van een mappenboomstructuur. Voor het gebruik en archivering van sociaal media die zaaksgebonden is zal het een en ander op papier moeten worden vastgelegd. Een soort van protol c.q. gedragscode. De gemeente Heemstede hanteert een richtlijn:”gebruik sociale media”.
Deze richtlijn is te downloaden van internet.
Met vriendelijke groet,
Bruno Celak
-
-
Vluchtig of niet, vaak in ongestructureerde processen spelen ze een belangrijke rol.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Volgens mij is het niet voldoende om af te spreken wie social media archiveert. Als informatie-specialisten moeten we er ook voor zorgen dat de archivering (technisch) mogelijk is. Dat is dus niet alleen de wie-vraag, maar ook de hoe-vraag. De voorziening die wij de (vak)ambtenaar bieden, moet er bovendien voor zorgen dat de de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van het bericht geborgd zijn.
Neem bijvoorbeeld een tweet. Slechts een screenshot is volgens mij niet (altijd) voldoende. Een tweet is namelijk meer dan 140 tekens! Hoe kan een ambtenaar de volledige tweet naar het DMS halen? Je zou kunnen denken aan een Twitter-app met een knopje "Opslaan in het DMS".
Het archiveren van Twitter en andere social media behelst dus meer dan alleen de verantwoordelijkheid beleggen. Je moet ook de techniek, de cultuur, het beheer enzovoorts regelen. Dat is een hoop werk. Je kunt je dan afvragen of het allemaal de moeite waard is. Strikt genomen kunnen tweets en dergelijke heel goed archiefwaardig zijn, maar hoe erg is het als je ze toch niet archiveert? Wat zijn de risico's? Wat zijn de kosten en de baten?
Ik vermoed dat er op dit moment nog niet zo heel veel spannende dingen via social media gecommuniceerd worden. Ik vermoed daarom dat op dit moment het nog weinig zin heeft om dit te regelen. De huidige situatie kan echter snel veranderen! Willen we ons voorbereiden op wat misschien komen gaat?
-
Permalink Antwoord van Ivo van Onna op
-
Het lijkt me onontkoombaar dat tweets en dergelijke archiefwaardig kunnen zijn, net als elke andere vorm van informatie. De archiefwaardigheid wordt bepaald door het belang voor recht- en bewijszoekenden en of iets cultureel erfgoed is. (zie ook de discussie op de blogvan Ingmar Koch)
Dat belang kan soms vooraf worden vastgesteld, bv. op basis van een selectielijst. Punt is natuurlijk dat steeds meer activiteiten creatief/onvoorspelbaar zijn. Kortom: het belang kan vaak pas achteraf vastgesteld worden. Dus moet informatie ergens beschikbaar zijn, ook na langere tijd (ik denk eerder aan de cloud dan aan een DMS).
Vervolgens moet je achteraf de gang van zaken kunnen reconstrueren. "Intelligent searches" zou je kunnen aanvullen met het (vooraf, fair enough) "mashen" van verschillende informatiebronnen binnen één context. Een voorbeeld is deze site, waarin deze blog + reacties, maar ook RSS-feeds uit Digitaal Bestuur te zien zijn. O.b.v. relevante kenmerken (#archief bijv.) haal je informatie binnen die je vooraf niet kent, maar toch meer betekenis geeft door de bronnen bij elkaar in één context (bijv. een site) te plaatsen.
Dan rest nog de reconstructie achteraf. Dat zie ik vooral als het afdraaien van een documentaire, met verschillende media erin. Daarbij zul je selectiecriteria moeten hanteren (waar ben je naar op zoek?). In ieder geval is sinds Twitter enz. de tijd van slechts "formele beslismomenten" voorbij.
-
-
Marco,
Uiteraard dient gezorgd te worden dat een DMS functioneel is ingericht, zodat er gecommuniceerd kan worden met andere systemen. Daar waar nodig zal ook een koppelvlak aanwezig met andere informatiesystemen moeten zijn om alle archiefwaardige archiefbescheiden ongeacht hun vorm onder te kunnen brengen in een post- en archiefregistratie. Ik ben het niet helemaal met je eens dat er nog geen voorvallen zijn gebeurd met de sociale media. Een afweging wat de risico, kosten en baten zijn spreekt ook voor zich.
Groet,
Bruno
-
-
Misschien aardig om te melden dat het NRC gisteravond berichtte dat de Hoge Raad e-mail verrruilt voor Twitter.
Dit heeft betrekking op de persberichten, die alleen op de website gepubliceerd worden. Aan de media worden geen e-mails verstuurd, wordt als achterhaald ervaren.
-
-
Yvonne,
Interessant.
-
Permalink Antwoord van Remko Koning op
-
Twitter berichten worden door het archive of congres al gearchiveerd. Dus waarom twitter willen archiveren? http://www.telegraph.co.uk/news/worldnews/northamerica/usa/7601281/...
Durf je als organisatie af te vragen wat het (maatschappelijke) nut is om alle sociale media te willen archiveren en wat de kosten en baten zijn.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Misschien omdat de LoC niet archiveert maar "verzamelt"?
Misschien omdat ik er ook bij het verzenden van papieren brieven niet van uit ga dat "de ontvanger" de brief wel bewaart en ik hem dus weg kan gooien?
Misschien omdat medium geen criterium is?
Zie ook deze "oude" discussie
Remko Koning zei:Twitter berichten worden door het archive of congres al gearchiveerd. Dus waarom twitter willen archiveren? http://www.telegraph.co.uk/news/worldnews/northamerica/usa/7601281/...
Durf je als organisatie af te vragen wat het (maatschappelijke) nut is om alle sociale media te willen archiveren en wat de kosten en baten zijn.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
